Dies ist der zweite Teil meines Fachartikels zu Arbeit und Digitalisierung.

Veränderung der Arbeit durch Digitalisierung Teil 1

Der erste Teil des Fachartikels ist ebenfalls HIER auf Steemit zu lesen. Die positiven Worte die ich von einigen Steemians erhalten habe, sorgen jetzt dafür, das ich aich den zweiten und bald den dritten Teil veröffentlichen werde.

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Zeitgemäße Collaboration-Tools im Einsatz

Die Lösung: interaktive, elektronische Whiteboards, die auch unter dem Namen „Multitouch-Displays“ gehandelt werden.

^{picture by Evoluce}

Die Idee dahinter ist so einfach wie genial:

Das Collaboration-Tool sorgt dafür, dass Mitarbeiter gemeinsame Meetings abhalten können, unabhängig davon, wo sie sich aktuell befinden, und zwar über den visuellen und auditiven Kanal.

Darüber hinaus kann das Gerät noch viel mehr, was die Zusammenarbeit auch in anderen Bereichen deutlich vereinfacht.

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Aber einmal von Anfang an

Wenn es um Gruppensitzungen geht – ob nun mit fünf oder zwanzig Teilnehmern –, muss es Mitarbeitern möglich sein, unabhängig von ihrem aktuellen Standort daran teilzunehmen.

^{picture by Pixabay & Detlev}

Auch darf es keine Rolle spielen, ob es sich bei den Teilnehmern um Mitarbeitergruppen in Konferenzräumen an verschiedenen Firmenstandorten handelt oder um einzelne Mitarbeiter an verschiedenen externen Orten.

Das Hauptproblem liegt hierbei – abgesehen von den technischen Anforderungen – darin, eine Atmosphäre des persönlichen Kontakts aufzubauen. Dazu muss die verwendete Technik ein ausreichendes Maß an Interaktivität bereitstellen.

^{picture by Sharp}

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Die DICKEN Pads kommen

Genau das ermöglichen die neuen Multitouch-Displays, die über eine interaktive Whiteboard-Funktionalität verfügen. Im Grunde genommen sind das die bekannten kleinen Pads die nun auf einen viel größeren Bildschirm gezogen werden.

Darstellen lässt sich das am einfachsten an einem Praxisbeispiel:

Nehmen wir also an, dass ein auf zwei Standorte verteiltes, sechsköpfiges Team ein Meeting abhält; beide Standorte sind mit einem elektronischen Whiteboard ausgestattet.

Wird nun an Standort 1 etwas auf die weiße Fläche gezeichnet, erscheint das in Echtzeit auch auf dem Whiteboard an Standort 2; wenn dort wiederum jemand etwas hinzufügt, erscheint das natürlich ebenso auf dem Whiteboard an Standort 1.

^{picture by TheVerge}

Mit Video den gegenüber sehen

Und das ist nicht alles: Parallel läuft dazu auch noch eine Videokonferenz, sodass nicht nur die Whiteboard-Inhalte sichtbar sind, sondern die einzelnen Teilnehmer können sich auch gegenseitig sehen. Damit lassen sich auch die oft in Telefonaten vermissten Emotionen besser transportieren.

^{picture by LifeSize}

Guter Ton darf nicht fehlen

Nicht zu vernachlässigen ist auch der auditive Kanal: Beide Gruppen sind natürlich in der Lage, direkt miteinander zu sprechen. Wenn man nun externe Gäste zum Meeting hinzufügen möchte, die mitarbeiten sollen, aber kein elektronisches Whiteboard an ihrem Aufenthaltsort haben, ist das auch kein Problem: Mit der richtigen Online-Meeting Software können Externe über jedes beliebige Endgerät teilnehmen. Selbiges gilt auch für Gäste, die zwar zuschauen, aber nicht mitarbeiten sollen.

Automatisch ein Protokoll

Schließlich ist es auch praktisch, dass alle Bearbeitungen automatisch gespeichert sowie protokolliert werden und sofort nach dem Ende der Besprechung als Videofile, PDF oder in anderen Formaten zur Verteilung vorliegen. So können sich alle Mitarbeiter optimal auf das eigentliche ? Thema des Meetings konzentrieren; niemand muss zur unliebsamen Aufgabe des Protokoll Schreibens abgestellt werden.

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Fortschritt: Zusammenarbeit mit Digitalisierung

Welche Verbesserungen bringt also die Zusammenarbeit im Unternehmen wenn man sich an solche neuen Geräten heran traut?

Das sich u.a. die Fragen die mir oft in meinen Beratungen gestellt werden.

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Beginnen wir mit der technischen Seite.

Es gibt mittlerweile eine große Auswahl an elektronischen, interaktiven Whiteboards, die an unterschiedliche Bedürfnisse angepasst sind. So gibt es große Modelle, die für weiträumige Konferenzräume geeignet sind, ebenso wie kleinere Geräte, die zwar von weniger Leuten gleichzeitig bedient werden können, jedoch mobil einsetzbar sind und sich somit für die flexible Nutzung in verschiedenen Räumlichkeiten wie beispielsweise im Homeoffice eignen.

Die meisten Geräte – ob nun von HP, Sharp, Asus, Samsung oder Dell – bringen zudem eigenständige Programme mit, die den Umgang und das effiziente Arbeiten mit dem Gerät verbessern. Bei den Microsoft-Produkten der Surface Hub Familie gehören dazu beispielsweise Skype for Business, MicrosoftOffice und Whiteboard.

^{picture by Microsoft}

Hinzu kommen mobile Apps, die es ermöglichen, auch von anderen Endgeräten und vor allem mobil an Meetings teilzunehmen und mitzuwirken.

Zu guter Letzt kann man auch Apps auf dem eigenen Gerät auf dem Bildschirm eines anderen anzeigen lassen („Screen-Sharing“), ohne dass dafür irgendwelche Kabel verlegt werden müssen.

Die Zusammenarbeit via Multitouch-Display profitiert jedoch noch in anderer Weise von dem neuen Collaboration-Tool: Meetings, Brainstormings oder Trainings werden zu einem lebendigen Ereignis, da die Steuerung der Displays interaktiv erfolgt. So kann das Whiteboard mit den Fingern, einem Stift , Handschuhen oder den mitgelieferten interaktiven Stiften bearbeitet werden, die teilweise noch weitere spezielle Funktionen mitbringen.

Es ist beispielsweise möglich, Dokumente, Bilder und Präsentationen zu bearbeiten – parallel und in Echtzeit synchronisiert. Dabei stellen integrierte Audiolösungen sicher, dass man sich auch über Sprache verständigen kann. Zudem können interne und externe Gäste am Meeting teilnehmen und dazu auch das Telefon oder eine VoIP-Verbindung verwenden. Darüber hinaus ermöglichen ergonomische Schnittstellen und intuitive Funktionen, dass der gesamte Bildschirm unkompliziert mit anderen Teilnehmern geteilt werden kann, um Dokumente, Präsentationen oder Applikationen gemeinsam zu betrachten.

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Zusammenfassend lässt sich sagen, dass durch die interaktiven Funktionen die Zusammenarbeit kreativer, vielseitiger, effizienter und damit auch erfolgreicher wird – ein Plus für alle Teilnehmenden.

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^{Der gesamte Artikel ist in dem Magazin SQUT erschienen und ist hier in der Ausgabe 2/17 ab Seite 40 zu finden}

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Danke das Du bis hierhin gelesen hast.

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Der dritte Teil des Fachartikels wird in ein paar Tagen erscheinen

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