En la 11va entrega de Emprendimiento. El Control de Inventarios.
En la 11va. entrega de Emprendimiento. El Control de Inventarios.
Soy @fjjrg y les doy la más cordial bienvenida a ésta 11va entrega de la serie: Emprendedores, ¿Cómo elaborar un proyecto de emprendimiento?
Sí, ya van 11 entregas. Este proyecto busca compartir información de todos los aspectos relevantes para formar una empresa y emprender un nuevo negocio. Para los que se van incorporando, les invito a ver al final de la publicación los links de las publicaciones anteriores de la serie.
En esta oportunidad vamos a hablar sobre:
El manejo de los inventarios.
En el caso de los inventarios, debemos tener en cuenta que hay varios tipos de empresas según la actividad que realicen, las manufactureras, las explotadoras, las comercializadoras y las prestadoras de servicios.
Indistintamente de su actividad, las empresas requieren mantener un stock de insumos y suministros para poder efectuar su labor, los inventarios se pueden clasificar de diversos tipos:
Inventarios de empresas Transformadoras: Las empresas que procesan o fabrican algún producto como por ejemplo una mueblería, debe tener un stock de diferentes maderas, tornillos, clavos, pegamento, lijas, brochas, sellador, barniz y cera, para la elaboración de muebles. Así mismo, una fábrica de juguetes debe tener polímeros de varias densidades, colores, bases de pintura y remoción, entre otros. Los restaurantes, deben mantener un stock suficiente de alimentos y bebidas relacionados con el menú que ofrecen a sus usuarios y clientes.
Inventarios de empresas Ensambladoras: En el caso de una fábrica de automóviles, de computadoras, de aires acondicionados, entre otros, los diversos componentes para construir un producto terminado deben estar disponibles en su totalidad. Este tipo de empresa trabaja por lotes de producción, en ese caso deben tener el número de piezas equivalentes a la cantidad de productos terminados que necesitan elaborar.
Inventarios de empresas de Servicios: Estas organizaciones, aunque no comercializan productos tangibles, para operar requieren de algunos insumos y suministros. Por ejemplo: servicio de enfermería a domicilio, para cuidar pacientes, requieren de indumentaria adecuada, algunos insumos como guantes, mascarillas, jeringas, algodón, alcohol, entre otros. Servicio de vigilancia, los equipos de radio o teléfono, armamento, uniformes, papelería de control, entre otros.
Inventarios de insumos de limpieza: En todas las empresas, deben tener un stock de productos para hacer el mantenimiento y la limpieza de sus oficinas y espacios, en este sentido deben disponer de las cantidades necesarias para hacer la limpieza en el mes de actividades. De esta manera, se deben calcular las compras de los productos. Por ejemplo 20 Litros de cloro, 20 litros de desinfectantes, 20 bolsas de 200 litros para basura, entre otros. En este tipo de inventarios se toman en cuenta los elementos que se emplean a diario para la limpieza.
Inventarios de papelería: En todas las organizaciones, se debe tener un stock de suministros en este rubro, como por ejemplo: carpetas, resmas de papel, lápices, bolígrafos, marcadores, cinta plástica, entre otros. Algunos objetos duran un mes completo, más o menos, otros tienden a durar más tiempo. Lo importante es que se tenga disponible para el momento en que se necesite.
Inventarios de maquinarias y equipos: Algunas empresas requieren de equipos o maquinarias especializadas para elaborar un producto o prestar un servicio. Por ejemplo, las empresas de recolección de desechos, requieren de camiones especializados para prestar ese servicio. Las empresas de fumigación, requieren de equipos de bombeo para fumigar las áreas objeto de la actividad. Un taller mecánico requiere de algunos equipos y maquinarias como taladros, gatos hidráulicos, gatos neumáticos, prensas, entre otros.
Inventarios de productos a comercializar: Las empresas que compran diversos tipos de mercancías (perecederos y no perecederos) para comercializarlas (revendedores) compran dichos productos a una fábrica, a un distribuidor Mayorista y los venden al detal o a otros minoristas.
Entre algunos aspectos a considerar en relación a los inventarios, tenemos:
- Ahorra tiempo y esfuerzo. Al tener los materiales disponibles, la empresa ahorra tiempo, esfuerzo y a la larga dinero. Una empresa que tiene que comprar materiales, insumos o materias primas cada 3 o 4 días, cada semana o cada 15 días (dependiendo de su capacidad de almacenamiento y de la rotación del inventario) corren riesgos de adquirir productos más costosos o de no encontrar algún producto específico o hacerlo en cantidades inferiores a las que necesita. También puede ocurrir que el proveedor no pueda surtir en el momento que lo solicite el empresario, ya que trabaja por pedidos y requiere de tiempo para elaborar y enviar el producto.
- Permite calcular la cantidad de producción en un tiempo determinado: Cuando se conoce el inventario, se puede calcular el tiempo de operaciones y/o la cantidad de productos que se pueden fabricar en un tiempo determinado.
- Permite programar las compras de reposiciones: Al conocer la cantidad de tiempo o de unidades que se pueden producir con los materiales que se tienen en los almacenes, se puede planificar con eficiencia desde el momento de la compra hasta la recepción de los materiales. Así se evita el riesgo de quedarse sin materia prima.
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Por ejemplo, una empresa que fabrica envases plásticos: para producir una cantidad de 10.000 unidades de galón por semana, requieren de 1.000 kilos de polipropileno, poseen en almacén 4.000 kilos. Al momento de hacer el pedido a la empresa Propilven, ésta lo despacha en 15 días, lo cual llega a estar disponible en el almacén una semana después. Esto quiere decir que cada pedido tarda unos 21 días en estar disponibles, teniendo tan solo 4 toneladas (material para 4 semanas), deben hacer el pedido inmediatamente, a fin de tener los 21 días más 8 o 10 días por si acaso alguna contingencia impide que llegue a tiempo.
- Los inventarios permiten evaluar los productos que tienen mayor salida y aquellos que son difíciles de vender o que tienen poca demanda, razón por la cual permiten planificar en las nuevas compras las cantidades exactas de productos a adquirir. Algunos productos se pueden vender más rápido y en mayor volumen que otros, por lo que mantener un análisis del inventario y llevar unas estadísticas de las entradas y salidas de material, puede ser determinante para el éxito de las actividades de la empresa.
Ahora bien, ya identificamos los tipos de inventarios según la actividad de la empresa, ahora viene lo relacionado con el control de inventarios.
Existen programas de computación que permiten manejar un inventario eficazmente, al menos hay 10 programas diferentes pero con el mismo propósito, y para los que no poseen mucho inventario o no disponen de dichos programas, una hoja de cálculo (Excel) es más que suficiente si se conoce la herramienta.
Para llevar un control de inventario eficaz, se debe realizar un conteo de cada uno de los productos que serán incluidos en el sistema. Para llevar a cabo este conteo, se recomienda utilizar dos equipos de trabajo, cada uno va a contar todos los productos que son objeto del inventario, un equipo inicia el conteo por un lado y el otro equipo por otro. Nunca deben realizar el conteo de un mismo producto al mismo tiempo. Al finalizar, cada equipo va dictando las cantidades del mismo producto a la persona que está introduciendo la información al sistema, en el caso de alguna discrepancia deben ir juntos a realizar nuevamente el conteo y determinar la cantidad real.
Cada producto al incluirse en el sistema (esta tarea debe realizarla una sola persona), debe estar bien identificado con un nombre, su descripción exacta y colocar la cantidad de unidades que hay en existencia. Una vez que un producto se ha identificado, todas las personas involucradas de una u otra forma con el mismo (vendedores, almacenistas, transportistas, despachadores, caleteros, empacadores, administradores) siempre deben llamarlo por el nombre indicado; así se evita la duplicidad en el registro de productos.
Una vez realizado el inventario inicial, se pueden facturar (vender) los productos. El sistema, al momento de facturar, automáticamente irá restando de la cantidad de unidades del producto “x” las cantidades del producto facturado.
En caso de que el pedido sea mayor a las cantidades existentes, el sistema no podrá hacer la factura, por lo que se deberá rehacer el pedido solo a la cantidad disponible.
Texto autoría de @fjjrg
Por tu apoyo y tus comentarios...
Publicaciones anteriores de ésta serie:
En la 1era entrega: Conceptos básicos de emprendimiento, ideas, origen de las ideas y el brainstorming, la evaluación de las ideas y cómo seleccionarlas.
En la 2da entrega: La propuesta de valor (el qué, cómo, cuándo, dónde y por qué hacer), y la segmentación de mercados.
En la 3era entrega Relaciones con los potenciales clientes, importancia de la segmentación de mercados y la importancia del servicio post venta. Distribución del producto. Publicidad promocional y el flujo de ingresos.
En la 4ta entrega Actividades claves y Recursos claves.
En la 5ta entrega Alianzas claves, Proveedores. Estructura de costo.
En la 6ta entrega Monto de inversión inicial y el monto mínimo de inversión operativa.
En la 7ma entrega Aspectos legales de la conformación y operación de la empresa.
En la 8va entrega Contratación de personal, sus implicaciones, costos directos e indirectos, importancia y relevancia.
En la 9na entrega El Equipo de ventas.
En la 10ma entrega Almacenamiento de productos.
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Gracias por el apoyo, seguimos trabajando.
Excelente información, muy detallada para el manejo de los inventarios.
Por favor, una pregunta:
¿Qué programa me recomienda para una venta de repuestos?
Excelente información. Buenos tips al respecto de los inventarios y como manejar las reposiciones.
Muy buen post, considero que le hace falta algo de publicidad, le recomiendo el grupo de @votovzla, excelente comunidad donde nos apoyamos unos a otros en nuestras publicaciones. Existe curaciones matutinas los martes a las 10:00 AM, en la sala de Discord. Anímese y participe, trate de estar unos minutos antes para incluirlo en la lista de los que publicarán ese día. También los miércoles a las 9:15 PM se realizan curaciones de contenido.
Saludos y éxitos.
Muchas gracias por tu comentario estimado @juliocesar7, seguro que incluiré en mis tags a @votovzla para formar parte de dicha comunidad, entre semana a esa hora se me complica ya que por razones laborales no me es fácil conectarme, veremos el miércoles próximo si podemos coincidir. Con mucho gusto compartiré con uds.
Saludos