Emprendedores. 4ta Entrega. Las Actividades y Recursos claves.
Emprendedores. 4ta Entrega. Las Actividades y Recursos claves.
Saludos nuevamente a todos los emprendedores de Steemit, y a todos los miembros de la comunidad. Soy @fjjrg y les doy la más cordial bienvenida a ésta 4ta entrega de la serie: Emprendedores, ¿Cómo elaborar un proyecto de emprendimiento?
Para los que se van incorporando, les invito a ver los post anteriores de la serie, daremos un repaso veloz por los mismos de la siguiente manera:
1: Emprendedores, ¿Cómo elaborar un proyecto de emprendimiento? donde se puntualizaron los puntos sobre los conceptos básicos de emprendimiento, ideas, origen de las ideas y el brainstorming, así mismo, de la evaluación de las ideas y cómo seleccionarlas;
2: En la 2da entrega: Emprendedores, ¿Cómo elaborar un proyecto de emprendimiento? 2da entrega se determinaron los puntos sobre la propuesta de valor (el qué, cómo, cuándo, dónde y por qué hacer), así como se estudió la segmentación de mercados para conocer los prospectos potenciales para adquirir nuestros productos/servicios.
3: En la 3era entrega Emprendedores, ¿Cómo elaborar un proyecto de emprendimiento? 3era Entrega se identificaron como serían las relaciones con los potenciales clientes, si éstas serían face to face (cara a cara) personalmente, o si las relaciones serían por los medios digitales o de Marketing digital, se discutió la importancia de la segmentación para poder definir las estrategias a utilizar en el medio de las relaciones con el cliente potencial. Así mismo, se adiciona la importancia del servicio post venta, para tener una forma de evaluar el desempeño de las primeras actividades.
En este mismo post, se trató el punto del alcance de la distribución del producto, si vas a trabajar en una tienda física, desde tu casa o si utilizarás el sistema de franquicias. El otro vértice tomado en cuenta es el de los medios de publicidad utilizados para promocionar el producto o servicio, entre ellos se mencionaron los medios impresos, los digitales, los audiovisuales, la publicidad exterior, la no convencional, la 3d y los materiales POP, en cada uno se dieron ejemplos gráficos para explicar mejor el tipo de contenido.
Queda claro que no es necesario utilizarlos todos al mismo tiempo, se puede utilizar uno solo, dos o tres, combinarlos, crear un plan de medios para promocionar el producto o la idea.
Para completar esta sección, se explica cómo es y en qué consiste el flujo de ingresos, lo cual no es más que las diversas maneras de cómo se recibirán los ingresos, por la comercialización del producto, por servicio de asesoría, por servicio de mantenimiento, por venta de repuestos, por reparaciones, por venta de accesorios, entre otros.
¿Listos?, una vez revisados los capítulos anteriores... seguimos!
En esta oportunidad vamos a establecer dos pasos adicionales para desarrollar nuestro plan de negocios. Hablaremos sobre:
Las actividades y los Recursos claves.
Las Actividades Claves no son más que las actividades medulares que se necesitan realizar y que están directamente relacionadas con el producto o la idea de negocio
Son esas acciones o iniciativas fundamentales que no podemos delegar a terceros, es decir que solo nosotros podemos desarrollar, para poder ofrecer nuestro producto o servicio. Por ejemplo, las labores de la producción, las finanzas, la tesorería, la distribución y las ventas son actividades muy propias de la empresa.
El proceso de producción es vital para la empresa, el desarrollo y ejecución de la idea de negocio no es algo que se pueda ceder así nada más, es conveniente mantener el dominio total en dicho proceso y los empleados directamente relacionados en el área deben generar mucha confianza.
Por otro lado, las finanzas o tesorería, es sumamente importante manejar con discreción los recursos financieros, así como la información pertinente a ello. Los planes de financiamiento, los saldos bancarios, los estados de cuenta, las cartas crediticias solo deben ser manejadas por personas directamente relacionadas con la empresa, ya que el manejo presupuestario, las cuentas por cobrar y pagar, así como los márgenes de ganancia, deben manejarse con cautela
En cuanto a la distribución de los productos y las ventas, es importante que el personal que esté ligado con el producto realice la comercialización del mismo, su despacho y manipulación, ya que el conocerlo le permite dominar cualquier duda que se le pueda presentar sobre el producto a cualquier cliente o intermediario, esta información sirve para conocer cómo debe ser embalada y almacenada la mercancía hasta cómo transportarla.
Lo importante es que la empresa se dedique y se concentre precisamente en las áreas antes señaladas, de esta forma, puede garantizar la calidad de sus procesos.
Sin embargo, existen áreas que no son medulares para la organización, y por lo tanto se pueden ceder a terceros, por ejemplo: la vigilancia, la limpieza y mantenimiento general (interno y externo), el cafetín, los servicios de telefonía y/o de comunicaciones, servicios de enfermería, centros de fotocopiado, servicio de taxi, etc.
En este sentido, la limpieza es una de las actividades que no representan medularidad en las organizaciones de producción, pero no por eso se deben subestimar, solo se debe contratar los servicios profesionales de personas o empresas con reputación y que sean confiables.
En cuanto a los servicios de vigilancia privada, de ser requeridos, no suponen gran complicación, ya que existen empresas de vigilancia privada que tienen mucha reputación en el mercado y una vez que se les contrate y se le asignen las responsabilidades y tareas que deben efectuar su personal, los mismos se concentran en dicha actividad.
El soporte de sistemas suele ser un tema delicado, pero esto depende de la naturaleza de la empresa, si la entidad depende de sus sistemas computarizados para el desarrollo de sus procesos de producción y/o de servicio, debe cuidar de sus sistemas muy delicadamente, en caso contrario, se puede entonces contratar una persona o empresa que haga los servicios técnicos y de programas cotidianos.
Cabe destacar, que cuando las empresas lo requieren, pueden subcontratar otras empresas que les presten estos tipos de servicios. Ahora también es conveniente resaltar, que no necesariamente es una obligación del empresario contratar otras empresas para encargarse de algunas actividades si hay suficiente personal que lo pueda hacer.
Antes de finalizar este punto, debo exponer que la estrategia de aplicar Outsourcing (subcontratación de otras empresas) es una táctica empleada por empresas que cuentan con suficiente capital como para permitírselo, sin suponer que por que se tenga dinero es una obligación.
¿Qué tal la información hasta ahora?, van tomando sus notas verdad?, bueno, las dudas hacia el final.
Continuamos!
Los "Recursos Clave" son los diferentes recursos humanos, financieros, técnicos, logísticos y tecnológicos necesarios para materializar la producción y comercialización de la idea de negocio.
Se preguntarán ¿cómo hacer para determinar los recursos necesarios?, pues no es nada difícil.
En primer lugar debemos elaborar un organigrama, sí, para identificar cuántas personas serán necesarias, y una vez graficada la cantidad de personal necesario, esto nos permitirá calcular los recursos logísticos, tecnológicos, financieros necesarios para el desarrollo de la idea.
Los organigramas van a depender del tipo de empresa y de la cantidad de personas necesarias para llevar a cabo sus operaciones. En este sentido, una micro empresa de tres personas, serían tan solo tres puestos de trabajo. Eso sí, en los organigramas jerárquicos, debe haber una casilla para cada puesto de trabajo.
En nuestro caso, vamos a diseñar un organigrama muy sencillo, tomaremos como ejemplo el de una empresa distribuidora de productos cosméticos.
Nótese en la gráfica que se está recalcando que es una empresa distribuidora. Se puede observar que son 10 personas las que integran esta empresa (los asesores no se toman en cuenta, ya que los mismos acuden eventualmente a la empresa, no tienen conexión laboral constante con la organización.
Una vez identificados los cargos, es conveniente hacer una pequeña descripción de tareas de cada uno, esto puede ayudar a eliminar cargos que inicialmente se pensaron, pero que en la práctica, muy bien los puede desempeñar otra persona cercana a dicho puesto de trabajo.
Gerente:
Siempre hace falta un líder, una persona que se encargue de que todo funcione. Para ello, el gerente debe mantener el cumplimiento de metas y objetivos de la empresa con los jefes de los otros departamentos y con cada uno de sus empleados.
Administrador o Jefe de Finanzas:
Es el responsable de manejar los recursos financieros de la empresa, hacer los pagos de las compras de insumos y productos que comercializará la empresa, nómina, cuentas por pagar y cuentas por cobrar, consilia los bancos, procesa devoluciones, pérdidas, mermas, lleva la contabilidad de la empresa (o es el intermediario con quien la lleve), es el responsable de que las demás áreas tengan los insumos y suministros necesarios para sus actividades.
Asistente Administrativo 1:
Recibe los pedidos por parte de ventas y la gerencia, los procesa, hace la cobranza, entrega las relaciones y elabora las facturas para pasarlas a almacén para su despacho. Interviene con los clientes para despejar dudas en relación a facturación, pago y/o abono. Envío de facturas en formato digital.
Asistente Administrativo 2:
Recibe las facturas de compras de la empresa, las procesa, prepara los soportes para entregarlos al contador, prepara la nómina, una vez revisada y autorizada, procesa los pagos de las mismas, maneja lo relacionado con el personal (uniformes, implementos de trabajo personales, identificación, seguro médico, reposos, asistencia, préstamos personales, otros beneficios), hace las conciliaciones bancarias.
Jefe de ventas:
Es el responsable de efectuar las ventas, debe planificar junto con su equipo de ventas la división territorial de ventas, desarrollar las estrategias de marketing, contactar con los clientes y apoyar a los vendedores en sus actividades.
Vendedor 1 y Vendedor 2:
Son los ejecutivos que van a contactar al cliente, le ofrecerán los productos que se comercializan, les despejarán dudas sobre los atributos, ventajas y beneficios de los mismos. Manejarán diversas tácticas operativas de ventas como descuentos por pronto pago, descuento por volumen, tiempo de despacho, disponibilidad de mercancías (en contacto con el jefe de almacén). Adicional a la atención de los clientes actuales, deben contactar potenciales clientes continuamente y cerrar ventas. Deben hacerle seguimiento a sus clientes, verificar que hayan recibido sus pedidos sin ningún contratiempo, gestionar si hubo algún error la reparación del mismo.
Jefe de Almacén:
Es el responsable por el almacenaje y la disposición de los productos que comercializa la empresa, se encarga de recibir las mercancías, verificar las cantidades, tipos y estado en que se encuentre la mercancía que ingresa (debe coincidir con la factura de compra y si no coincide justificar los cambios), una vez recibida la mercancía, gestionar con el asistente de almacén su colocación y disposición dentro del área. Recibe los pedidos de mercancías que van a salir y los supervisa para constatar que sean los solicitados, que estén completos, que estén en buenas condiciones, una vez revisados, procede al embalaje del mismo (junto con el asistente) para disponer de su despacho y entregarlo al chofer para su entrega al cliente o a la empresa de envíos.
Asistente de almacén:
Es el responsable por el orden, mantenimiento y la limpieza del almacén, de la disposición delas mercancías, de evitar las fracturas, roturas, mermas y/o pérdidas, en caso de haberlas, notificar inmediatamente por escrito al jefe de almacén para su proceso. Recibe las órdenes de despacho de parte de la asistente administrativo 1, recoge los artículos descritos y los entrega al jefe de almacén para su revisión, una vez autorizado ayuda al jefe de almacén en el embalaje del pedido, ayuda al chofer a subirlo al vehículo de traslado.
Chofer:
Es el responsable por la entrega al cliente de su mercancía (en óptimas condiciones), o a la empresa de encomienda para procesar los envíos hasta su destinatario final. Debe recoger las mercancías adquiridas y llevarlas al almacén de la empresa para su respectivo conteo, revisión y posterior ingreso a los inventarios
Una vez finalizado el Organigrama y la descripción de puestos procederemos a identificar los Recursos Claves.
Para ello vamos a agrupar los recursos según su naturaleza, su tipo y destino en diversos cuadros, para ello yo sugiero trabajar con hojas de excel, son muy dinámicas y rápidas de manejar.
A continuación les presento una serie de tablas donde está la información calculada según la cantidad de personas que generó el organigrama anterior, veamos:
1er cuadro: Recursos Humanos.
Nótese que en las tablas verán 3 columnas: Cantidad (número de personas o unidades señaladas en la descripción. Para el caso del recurso humano se coloca 1 por puesto, y sin son varios asistentes o secretarias distribuidos en varios departamentos, se suman y se coloca el número total), Descripción (Detalle del puesto o del artículo que se describe) y Costo (Esto no es más que el costo unitario del artículo o costo mensual del salario , en el caso del recurso humano. Aunque en este momento está vacía, más adelante lo van a trabajar así que para no trabajar doble lo dejamos de una vez)
2do cuadro: Insumos de Oficina.
En cuanto a los insumos de oficina, se deben calcular los insumos de cada puesto de trabajo y según la actividad que realicen (algunos puestos por sus características tienden a utilizar mayor o menor cantidad de estos insumos que otros puestos de trabajo), luego se suman todos y se colocan las cantidades estimadas (recuerde que en todo caso, se debe calcular una cantidad adicional y estas son estimadas).
3er cuadro: Mobiliario.
En el mobiliario se toma en cuenta cada puesto de trabajo, así como su actividad, los gerentes y jefes de unidades tienden a reunirse con otras personas y/o recibir visitas de clientes o proveedores, por lo que se debe tener en cuenta para el mobiliario. (resulta muy incómodo sacar sillas de una oficina y meterlas a otra cada vez que llega algún visitante)
4to cuadro: Insumos de limpieza.
Al igual que los anteriores, se calculan los materiales que se deben utilizar entre todos, pero en este caso específico, se toma en cuenta el mantenimiento y la limpieza de las oficinas y de las instalaciones, así como la disposición del personal que lo va a ejecutar. (Imagínense una sola escoba para 4 oficinas, una recepción, un cafetín y un almacén, una locura no?).
5to cuadro: Maquinaria y Equipo.
En este cuadro se suman todos los equipos eléctricos y mecánicos necesarios para la operación de las actividades de la organización, desde los vehículos (en caso de ser necesarios), computadoras, impresoras, hasta el aire acondicionado, nevera, cafetera, entre otros.
En el caso de las impresoras, si tienen varios puestos que imprimen regularmente, pueden usar una multifuncional compartida entre varios, esto va a depender también de los tipos de documentos que se deban imprimir, en el caso de finanzas, ellos deben tener una sola, pero ventas y almacén pueden compartir una sola.
6to cuadro: Servicios.
Los servicios se deben sumar a la lista de recursos, ya que sin el servicio eléctrico, agua, teléfono, aseo, las actividades pueden verse afectadas gravemente. Aquí se suman otros servicios como la vigilancia, mantenimiento, televisión por cable, entre otros.
7mo cuadro: Publicidad.
Aunque los gastos en publicidad no son permanentes (eso depende de la naturaleza del producto o servicio, como mercadólogo aconsejo siempre tener promoción en algún medio de publicidad), se debe tomar nota de los gastos estimados en publicidad, aunque no sean los mismos gastos cada mes.
¿Cómo vamos?
¿Seguimos trabajando en nuestro proyecto de Emprendimiento?
Si no, ¿qué esperas?
En una próxima entrega hablaremos de los Aliados Claves y la estructura de costos.
Para poder practicar mucho mejor sobre el emprendimiento, los invito a que piensen en uno, desarrollen una idea de negocio, partiendo de un problema, hagan propuestas para resolverlos. Si lo desean, en sus comentarios me pueden indicar su propuesta y en las próximas entregas elaboraré ejemplos sobre las mismas, para que le hagan seguimiento.
Igualmente, cualquier comentario, duda, petición o sugerencia, siempre serán bienvenidas.
Si tienes un proyecto en mente y lo quieres desarrollar, podemos tomarlo como ejemplo para las siguientes publicaciones.
Gracias por tu apoyo y tus comentarios
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Padrino, excelente información, jamás pensé que montar un negocio o desarrollar una idea tuviese tantos pasos.
Me impresiona lo detallado que se requiere señalar la cantidad de cosas que debe uno comprar para el negocio.
Le pregunto será necesario comprar todo eso al momento de iniciar?
Por otro lado tengo dudas con lo de los empleados, que se coloca en el costo, el sueldo? si es así, es diario, semanal o mensual?
Otra duda, en el cuadro de servicios, qué cantidad puedo o debo colocar en el costo del agua, de luz, de teléfono?, si estos costos son variables.
Otra pregunta: debo iniciar con todos los empleados que me dice el organigrama que debo tener? por que francamente es mucho dinero... y disculpe tantas preguntas por esta vía.
Saludos @tigrea1, vemos que tenemos al mismo padrino. Es de lujo.
Como comerciante te puedo adelantar algunas respuestas, aunque estoy seguro que Fran te va a dar las suyas.
No, no es necesario comprar TODO al inicio, se debe calcular el mínimo para iniciar y esa debe ser al menos la primera inversión.
En cuanto a los empleados, debe ser el sueldo mensual de cada cargo, aunque pueden haber asistentes con diferentes sueldos, (no es igual ser asistente de compras, que ser el asistente del gerente de la empresa).
En cuanto a los servicios se coloca un aproximado del costo mensual.
EN relación a la cantidad de empleados, tampoco es necesario contratar a todas esas personas y te lo digo por experiencia propia, al inicio uno mismo hace d todo, de gerente, de vendedor, de chofer, de secretaria, en fin, poco a poco se van agregando los cargos conforme se vaya creciendo.
Espero haberte ayudado un poco, aunque estoy seguro que Fran te ampliará las respuestas. Saludos
Ahijados, los veo activos y eso es muy bueno. Gracias por tus comentarios @tigrea1 y a @manaure100 gracias por adelantar parte de las respuestas, gracias por el apoyo.
Efectivamente, al inicio no hace falta comprar todo lo que se proyecte, al finalizar las publicaciones de Emprendimiento (faltan 2) explicaré cómo llevar a cabo el presupuesto inicial.
En relación a los empleados, tal como dice @manaure100, se colocan los sueldos mensuales de cada uno, tomando en cuenta los diefrentes sueldos que se vayan a pagar por supuesto, y en caso de incrementos salariales, estos se ajustan en su debido momento.
En los servicios se coloca un aproximado tomando en cuenta el promedio pagado en los últimos 6 meses.
En cuanto a la cantidad de empleados, al inicio se tendrá estrictamente los necesarios, a medida que se va creciendo en actividades y responsabilidades se van agregando los que sean necesarios. Muy cierto lo que señala @manaure100, al principio uno es multifacético, hace de gerente, de vendedor, de secretaria, de administrador, de mantenimiento, de chofer, y poco a poco se van distribuyendo funciones y tareas, de acuerdo al ritmo del crecimiento.
Al principio la inversión debe ser discreta para no quedarse sin recursos, luego la misma empresa generará los recursos para invertir en su crecimiento. saludos
Excelente artículo sobre como iniciar un nuevo negocio. Es una guía muy completa, me imagino que todavía faltan algunas cosas como el presupuesto incial, los aspectos legales, la financiación, pero está muy bueno y con mucho detalle, lo recomiendo mucho, se parece al método canvas. Un abrazo a mi padrino. jejeje
Gracias ahijado @manaure100, efectivamente aún falta información, es una serie que estoy escribiendo sobre emprendimiento, aún falta eso que mencionaste y mucho más...
Sí, es una guía basada en el método Canvas, lo cual voy a mencionar en su momento.
Con calma amigo, paso a paso, hay que dar tiempo para digerir la información, tampoco se puede dar todo de una vez. Saludos y gracias por tu comentario.