Conociendo Excel en el domingo de Cotinaeducative

Buenas noches amig@s de la Comunidad Latina, ese va terminando la primera semana del mes de agosto y llegamos a un nuevo domingo de #cotinaeducative; en esta oportunidad quisiera comentarles sobre un programa que estoy seguro que muchos ya conocen, sobretodo para quienes realizan trabajo administrativo y de oficina, ya que tiene una variedad de usos que van desde los más sencillos hasta los más complejos.

Se trata de la herramienta informática Microsoft Excel, la cual es un programa de hojas de cálculo desarrollado por Microsoft en el año 1985, inicialmente para Macintosh, posteriormente en 1987 para windows. Forma parte del paquete Microsoft Office y es utilizada principalmente, tanto en el ámbito laboral como a nivel personal, en tareas relacionadas con el análisis, organización y presentación de datos numéricos.

Cabe destacar que cada Hoja de Cálculo también permite la manipulación de Datos que pueden ser guardados en celdas como texto, (nombres, apellidos, direcciones, productos, etc).

Rapidamente les voy a comentar de algunas de las características principales de este programa y entre ellas podemos encontrar las siguientes:

1- Permite la creación y manipulación de hojas de cálculo, las cuales están compuestas por filas y columnas, en las cuales se ingresan datos tanto numéricos como de texto.

2- Es capaz de realizar cálculos numéricos y matemáticos, a través de una amplia gama de fórmulas y funciones predeterminadas que contiene para ejecutar algunos cálculos básicos de manera automática como sumar, restar, multiplicar y dividir y de igual manera contiene una serie de funciones más avanzadas para analizar los datos y realizar cálculos matemáticos más complejos.

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3- Se pueden realizar diferentes tipos de Gráficos con los datos ingresados, para faciliatar la comprensión y presentación de información de manera más ordenada y visualmente atractiva.

4- De acuerdo a lo requerido, permite la realización de análisis de datos, a través de herramientas, como las tablas dinámicas, que logran resumir y filtrar grandes cantidades de datos.

5- Permite la automatización de tareas, a través de la creación de macros y programación en VBA, logrando la personalización de las diferentes hojas de cálculo de acuerdo a las necesidades y requerimientos del usuario.

Ahora bien, éstas son las características generales de este programa, pero estoy seguro que algunos de ustedes se preguntaran, que puedo hacer yo con ella si soy un simple mortal que conozco muy poco de la informática y de las computadoras, pues bien aqui les comento algunas de las cosas que podemos hacer y que corresponden a actividades del día a día tanto en nuestro hogar, así como tambien en una oficina.

1- Podemos crear presupuestos y realizar seguimiento de gastos, y esto aplica tanto para tareas del hogar o personales, como también para nuestra oficina ya que excel permite crear hojas de cálculo para organizar nuestras finanzas personales o llevar un registro muy detallado de los gastos e ingresos de la empresa.

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2- Desde lo más básico, como es realizar cálculos, podemos utilizar fórmulas y funciones en Excel para refectuar todo tipo de cálculos matemáticos, estadísticos y financieros. Además, también podemos utilizar las herramientas del programa, tales como tablas dinámicas y gráficos, para analizar y visualizar los datos.

3- Podemos utilizar las hojas de cálculo para llevar la gestión de inventarios, ya que el programa permite controlar la entrada y salida de productos, calcular el stock disponible y generar informes sobre el estado del inventario en general o de algún producto en específico.

4- Generar informes y presentaciones de los datos almacenados y ayudar en la toma de decisiones a través de tablas comparativas y del diseño de gráficos atractivos para lograr comunicar de manera efectiva los resultados obtenidos.

5- Con excel podemos realizar la llanificación de proyectos y realizar el seguimiento de los mismos a través de la utilización de los formatos condicionales para visualizar el progreso y generar calendarios o diagramas de Gantt.

6- También podemos realizar cálculos de la nómina y otras tareas de la oficina de recursos humanos, tales como mantener una base de datos de los trabajadores de la empresa. Ésta quizás es la función más comunmente utilizada del programa.

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Como verán estas son solo algunas de las tareas que podremos realizar con el programa Microsoft Excel y que yo diría que son de las más rutinarias y comunes, pero debemos saber que este software es muy versátil y se adapta a diferentes necesidades y funciones en el trabajo o en la vida cotidiana a través de la programación en VBA, lo cual ya es otro tema un poco más complejo, pero que permite personalizar a nuestra hoja de cálculo a nuestra medida.

En lo particular siento una pequeña pasión por descubrir cada día en el programa nuevas funciones o fórmulas y a veces lo veo como un reto el lograr programar en la hoja de cálculo, acciones o cálculos matemáticos con algunos datos con los cuales necesito trabajar. Y aqui entre nos, les debo confesar que en ocasiones me he pasado horas hasta dar con la fórmula o la línea de programación que hace falta para completar la tarea.

Les voy a compartir unas capturas de pantalla de un Sistema que realicé, aún no se encuentra al 100% terminado, para la realización de los cálculos matemáticos correspondientes para la elaboración del Boletín Meteorológico necesario para los cálculos de los comandos de Tiro del Obús americano de 105 mm M2A1 dotado para algunas unidades de Artillería de Campaña de nuestro Ejército Bolivariano, y el cual se encuentra programado en su totalidad en el Programa Microsoft Excel.

Captura de Pantalla propia

Captura de Pantalla propia

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Para finalizar deseo agradecer a todos los integrantes de la Comunidad Latina quienes se tomaron el tiempo de leerme hasta aquí.

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