Consideraciones al diseñar un organigrama

Existen diversos tipos de errores en un organigrama empezando desde las figuras geométricas los colores, las letras, el título, hasta las palabras que se escriben, cada uno de estos detalles se deben vigilar para elaborar con éxito un buen organigrama, por ello a continuación se indicarán de manera general una serie de errores o fallas que se deben considerar al momento de diseñar los organigramas.

Los errores más comunes que se pueden observar de manera generalizada son:

Este error generalmente se ve en las figuras geométricas utilizadas en la elaboración de organigrama, estos errores se ven a menudo en las organizaciones, ya que ponen formatos que no son permitidos, o colocan muchas líneas Staff.

Ejemplos 1: Malo X

Fuente: el autor

Ejemplo 2: Bueno

Fuente: el autor

Como podemos observar en los organigramas expuestos parecen iguales pero no lo son, en el ejemplo 1 se ve como los tamaños de los recuadros cambia en el ejemplo 2 se ve como todas las figuras son iguales, al igual que los colores de la primera imagen no son iguales lo cual se debe respetar, utilizando los colores corporativos de la empresa.

En el ejemplo 2, también se ve cómo cambian las palabras fíjense que en el ejemplo 1 dice: gerente y no gerencia o contador y no contabilidad, todos estos pequeños detalles deben cuidarse para un buen organigrama.

Organigramas diseñados por personas inexpertas

Un organigrama se puede ver fácil de diseñar, pero tienen cierto nivel de complejidad que se debe realizar con personas que tengan conocimiento en ese medio y cuidar todas las normas, y así los organigramas se realizaran con menos margen de error.

Fue Erich kastner quien cita: LOS ERRORES POSEEN SU VALOR, AUNQUE SOLO EN ALGUNA OCASIÓN. NO TODO EL MUNDO QUE VIAJA CONOCE AMERICA.

Hay organigramas que no tienen completa todas las unidades administrativas, porque no conocen el negocio por lo cual no colocan todos los cargos en el organigrama. Cada uno de estos cargos administrativos debería ser colocado para lograr un buen organigrama.

Fuente: el autor

Esta falla, muestra una clase de organigramas que no tienen sentido, ya que hacen ver a la empresa que no tienen un personal adecuado para diseñar el organigrama, ya que ponen personal inexperto a realizarlos, los cuales conocen poco de organización y sistemas.

Fuente: el autor

En esta imagen se puede apreciar un error muy común ya que no se debe identificar un recuadro con secretaria, o personal de mantenimiento, no se debe colocar como si estuviera en la línea Staff ya que en el organigrama se muestran unidades administrativas no cargos. Para ello se tienen los organigramas descriptivos de cargos, en donde se colocan absolutamente todos los cargos de la empresa de forma jerárquica.

A veces se elabora un buen organigrama pero no posee un título identificativo, lo que es un problema ya que si existen varios organigramas no se pueden reconocer cual es el cual. Lo mejor es colocarle un título acorde al contenido.

Este es un típico error de ya que cuando el organigrama está elaborado con errores, y el mismo requiere ser actualizado, la persona que no tiene conocimiento, arrastra todos estos errores convirtiéndolo en cadena de errores que posteriormente se asumen correctos.

Otro error que se ve a menudo es que diseñan un organigrama con muchas líneas Staff internas y externas, lo que hace que el organigrama se vea confuso a la hora de leerlo y no hay una leyenda que lo explique, por lo cual se recomienda siempre tener una leyenda en una de las esquinas del organigrama, así como la leyenda que suelen usar los mapas, para poder entenderlo, esto permite tener presente el significado, pero no es obligatorio ya que hay organigramas que son simples y no lo necesitan.

A veces un profesional que se desenvuelve en su trabajo diseña un buen organigrama que lo explica cómo debe ser de manera clara y precisa, pero el encargado que tiene cierto nivel de autoridad, lo obliga a cambiarlo como ellos lo prefieran o gusten, por lo que se le hacen arreglos que no están de acuerdo al formato.

Lo bueno es que todos estos errores se pueden modificar ya que no es un error fatal, todo depende de la disposición del personal encargado en modificar cada organigrama. Todos estos problemas se pueden contrarrestar asignándoles el diseño de los organigramas a personas expertas que eviten cometer todos estos errores comunes que siempre se pueden observar.