El Audio:

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El sonido es un factor muy importante en toda presentación, dependerá del lugar, si el local es pequeño y hay pocos asistentes, quien discursa no requerirá un sistema de sonido para proyectar su voz, bastará con elevar el volumen de la voz.

Si el local es grande y el número de asistentes es alto, es recomendable instalar un sistema de sonido, la cantidad de cornetas y la potencia del sonido son a consideración de quien planifica el evento.

Un sonido muy bajo impide que el mensaje se transmita adecuadamente, forzando a los oyentes a elevar su nivel de concentración y al mismo tiempo, corriendo el peligro de distraerse con cualquier otra cosa; pero si el sonido es muy alto, causa un efecto perturbador y agotador en el público, tanto si el sonido es muy bajo o muy alto no permite que se disfrute del evento, por eso es muy importante lograr el equilibrio del mismo.

La clave para un buen sistema de sonido es la “prueba del sonido”, antes del evento se deben instalar y probar los equipos, dos o tres veces, esto permite que el inicio sea a la hora programada, respetando el tiempo de todos, evitando contratiempos e interrupciones.

Vídeos

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Gracias a los adelantos tecnológicos, podemos enriquecer nuestros discursos con recursos audiovisuales, ya sean proyecciones estáticas o con vídeos.

Se puede planificar efectos para la presentación, por ejemplo:

• Música antes, durante y después del evento.
• Vídeos cortos para reforzar el contenido del discurso.
• Vídeos para analizar con el público.
• Proyectar el discurso no presencial de un invitado, esto permite incluir ponentes nacionales o internacionales.
• Si el local es grande, y la distancia entre el orador y los oyentes es bastante, se pueden instalar cámaras de vídeos y proyectar al discursante, para que sea visible a todo el auditorio.

Es importante que se determine con antelación que tipos de recursos necesitamos, si este es el apropiado para el espacio y cantidad de asistentes.

Al igual que el audio, el éxito del uso de vídeos y proyecciones de láminas de presentación dependerá de la preparación previa, tomando en cuenta los siguientes factores:

• La presentación del discurso (powerpoint o similar) debe elaborarse con antelación, el discursante debe practicar previamente y verificar la utilidad de la misma, además debe cerciorarse que las láminas no estén sobrecargadas, las mismas deben ser una guía del hilo argumental no debe indicar palabra por palabra lo que dirá el orador.
• Las condiciones del espacio, recuerde que los equipos de proyección no se adaptan a todos los lugares, si el local es muy iluminado por más potente que sea el proyector se corre el riesgo que no se visualizará nada, si ese es el caso, quizás un televisor grande o una pantalla gigante sea la solución.
• El sistema de sonido, si la presentación es estática, no se requerirá de un sistema de sonido conectado al computador, pero si la presentación incluye vídeos o audios para complementar el discurso, se debe verificar que las conexiones al sistema de sonido son las correctas.
• La instalación y prueba de los equipos audiovisuales y del sistema de sonido debe realizarse como mínimo dos horas antes de la hora de inicio del evento, si es un evento donde se esperan a muchas personas, y el local es entregado un día anterior, ese día debe instalarse y probarse todos los equipos.