[휴티의 회의 시리즈] 2. 무엇을 준비할 것인가 - (1) 안건 공유와 사전 논의

[휴티의 회의 시리즈] 1. 회의가 조직의 활력을 좌우한다 : https://steemit.com/kr/@huti/1

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회의를 준비하는 과정을 보면, 실무 준비에 매몰되는 경우가 많다.
고백하면, 나 역시 그럴 때가 많았다.
하지만 회의를 준비하면서 가장 먼저 고려해야 하는 것은 일을 수행하는 사람이다.
사람이 일하는 주체임에도 불구하고 우리는 일이 사람을 만든다는 거꾸로 된 인식을 하곤 한다.
그러다 보면, 일하는 주체가 준비도 없이 억지로 일을 떠맡는 식으로 진행이 되고, 회의 참가자에게 감동과 깨달음을 주기는커녕 지루하고 힘 빠지는 회의가 된다.

사람을 가장 먼저 고려해야 한다는 것이 무슨 말일까?
그것은 순서를 뜻하는 것이 아니라 생각의 중심을 의미한다.
사람을 중심에 두고 실무를 푸는 방식으로 회의를 고민하라는 의미이다.
회의 문서에 안건을 쓰는 행위를 중심적으로 고민하지 말고,
회의 참가자들이 회의 전에 고민을 높일 수 있도록 안건을 공유하고 사전에 대화를 어떻게 나눌지 고민하라는 뜻이다. 회의 장소와 회의 진행 방식도 진행자 중심에서 고민할 것이 아니라 참가자의 의지를 높일 수 있는 환경인지 따져 보는 것이 바람직하다.

○1 안건 공유와 사전 논의
안건에 대해 회의 참가자들이 미리 고민할 수 있게 하는 건, 선택이 아니라 필수이다.
안건에 대해 사전 공유도 받지 못하고, 아무런 고민 없이 회의에 들어온 사람이 안건을 즉각 이해하고 회의에 적극성과 창의성을 즉시 쏟기는 어렵다.
그러다 보면, 회의 시간은 길어지고, 회의의 질은 떨어진다.
나아가 그것은 예외 없이 민주적 의사 결정을 방해한다.

그렇다면 안건 공유는 어떻게 해야 할까?
많은 사람들이 단체 문자를 보내는 방법을 선택한다.
하지만 단체 문자를 보고 안건에 대해 깊게 고민하는 경우는 드물다.
자신이 맡은 일에 쫓기는 참가자들에게 단체 문자는 회의를 인지하게 하는 정도의 역할만 할 뿐이다.

어느 날, "회의만 잘해도 사업은 성공한다."고 말했던 선배가 핸드폰의 병폐에 대해 말했다.
그 선배는 핸드폰이 대중화되면서부터 간부들이 편의주의에 빠졌다고 비판했다.
핸드폰이 없던 시절에 회의를 소집하기 위해서는 학생회실을 돌아다니며 회의 안건을 공유해야 했다고 그는 말했다. 그런데 핸드폰이 생기고 나서는 단체 문자로 회의를 공지하기만 하면 회의 소집 의무를 다했다고 여기는 문화가 자리 잡았다는 것이 그의 문제의식이었다.
그의 문제의식대로 우리가 발달된 통신 기술에 의존해 편하게 사람을 소집하는 것은 아닌지 돌이킬 필요가 있다.

회의를 통해 구현해야 하는 건 형식적 민주주의를 넘어 선 실질적 민주주의이다.
회의에 모이는 게 중요한 것이 아니라 회원들이 회의에서 주인 입장으로 참여하는 것이 중요하다.
그를 이루기 위해 가장 좋은 것은 사람을 만나 안건을 전달하면서 안건에 대해 사전 논의를 하는 것이다.
얼굴을 맞대면, 회의를 대하는 온도가 확연히 달라진다.
그리고 회의를 준비하는 사람의 절박성이 전달되면서 무심코 회의에 참여했던 사람도 저절로 고민이 생긴다.
특히, 중요한 사업에 대한 논의가 있거나 어느 특정 인물에게 중요한 역할을 맡겨야 하는 회의라면 반드시 회의 전에 참가자들을 만나서 깊은 얘기를 많이 나눠봐야 한다.
사전 논의가 많을수록 회의는 짧고 굵어진다.
회의는 길고 지루한 회의보다 짧지만, 생각과 결심이 모이는 회의가 좋다.

회의를 준비하는 사람도 바쁜 사람인데 사람을 만나면서 안건을 전달하는 게 현실적으로 가능하냐는 반문이 있을 수 있다.
그런 의문을 품는 사람들에게 우선은 체계를 세우라고 조언하고 싶다.
리더가 중간 간부들에게 안건을 세밀히 설명하고, 중간 간부들이 다른 참가자들을 찾아가서 안건을 설명하는 체계가 잘 갖춰지면 큰 회의에서도 모든 사람을 사전에 만나는 게 가능하다.
물론, 상황에 따라서 사람을 만나서 사전 논의를 하기 어려운 경우도 많다.
직접 사람을 만나 안건을 전하면 좋겠지만, 정 바쁘고 여유가 없다면, 메일, 메신저, 전화 통화 등 다양한 수단을 활용해서 참가자들과 소통을 하길 권장한다.