[FR] Devenir plus efficace #4 - La to-do list

lefactuoscope (61)in #fr • 7 years ago

Il y a quelques mois, j'avais commencé une série d'articles remplis de conseils utiles pour gagner un peu d'efficacité simplement. Le premier portait sur l'importance du sommeil, le deuxième vous expliquait comment se lever plus facilement le matin, et le troisième donnait des pistes pour éviter d'être en retard le matin.

Dans ce nouvel article, je vais vous parler d'un truc simple pour mieux organiser sa journée : la to-do list. En gros, il s'agit de noter sur une feuille ou dans un carnet les tâches que vous devez faire dans la journée qui commence ou dans la journée du lendemain.

Pourquoi noter les choses sur papier ?

Pourquoi noter les choses qu'on a à faire le lendemain si on sait très bien qu'on doit les faire ? Et bien, déjà pour ne pas en oublier ! Si vous avez un certain nombre de choses à faire, vous allez probablement faire celles qui vous semblent les plus urgentes ou celles qui vous préoccupent le plus, mais vous n'allez pas forcément penser à faire des choses moins importante dans la journée, ou alors pas au meilleur moment.

Noter les choses sur papier permet de visualiser un peu plus les choses, et de se rendre compte plus précisément sur nombre de tâches à effectuer pendant une journée. Si vous savez combien de choses vous avez à faire, cela vous permet de mieux savoir si vous devez les faire plutôt le matin ou l'après-midi, et surtout de prioriser.

Comment classer les priorités ?

Cela dépend de vous et des choses que vous avez à faire. Vous pouvez par exemple classer les tâches que vous avez à faire en fonction de leur degré d'urgence ou de leur importance. Les tâches les plus importantes ne sont pas nécessairement les plus urgentes. Ce que vous pouvez faire, c'est noter 3, 4 ou 5 tâches à faire absolument dans la journée, et faire une autre catégorie pour les choses moins importantes, et éventuellement une autre pour les choses pas importantes.

Une fois que vous savez quelles choses vous devez absolument faire dans la journée, il vous faut déterminer lesquelles faire le matin, lesquelles faire l'après-midi, et lesquelles faire le soir. Pour cela, il faut que vous vous demandiez à quel moment de la journée une tâche peut être effectuée, et sur quels créneaux vous êtes susceptible de la finir rapidement.

Si vous avez des procédures administratives à faire, que ce soit en mairie ou en préfecture, si vous n'avez pas de rendez-vous, allez-y de préférence en début ou milieu de matinée ou en début d'après-midi ? Pourquoi ? Parce que sur ces créneaux, il y a moins de monde, et ensuite, parce que même s'il y a du monde et de l'attente, au moins, on ne vous dira pas 10 ou 15 minutes avant la fermeture qu'il n'y a plus le temps et qu'il faut revenir une autre fois, même si votre demande ne prend que 5 à 10 minutes (bah oui, c'est souvent comme ça avec les administrations en France). Si vous allez en fin de matinée ou fin d'après-midi faire une démarche administrative, si vous devez attendre 15, 20 ou 30 minutes ou un peu plus pour ne finalement pas pouvoir faire ce que vous aviez à faire, vous aurez juste perdu votre temps.

Si vous avez des e-mails à traiter, essayez de ne pas y passer trop de temps. Regardez vite fait la liste de vos mails et répondez surtout à ceux qui sont vraiment urgents. Si vous cherchez un emploi ou un appartement, vous avez intérêt à regarder plusieurs fois par jour vos mails. Mais le piège, c'est de rester connecté trop longtemps, et de perdre du temps sur d'autres choses en même temps. Par exemple, ces derniers mois, je cherchais un appartement. J'essayais de répondre assez rapidement aux annonces, car dans ma ville, pendant cette période, il y avait beaucoup de demandes, les demandes de visites étaient nombreuses, et les appartements se louaient parfois très rapidement. Le truc, c'est que je passais beaucoup trop de temps à regarder les annonces et à attendre les réponses, parce que je me focalisais trop sur ce sujet pendant mon temps libre. Ce que je vous conseille de faire, c'est de regarder votre boîte mail plusieurs fois par jour, à des moments stratégiques :

en début de matinée pour répondre à des mails ou des annonces qui sont parues la veille au soir ou pendant la nuit
en fin de matinée ou le midi pour répondre aux mails ou aux annonces arrivées pendant la matinée
en début ou milieu d'après-midi assez brièvement
en fin d'après-midi avant la fin des horaires de bureau pour les mails professionnels ou après pour les mails persos
en soirée avant 21h ou 22h pour les derniers mails de la journée.

Parlons maintenant des tâches que vous avez à faire chez vous. Si vous devez faire du rangement, il faut le faire dès que vous avez du temps libre pour ça et suffisamment de motivation. Si vous rentrez du travail et que vous n'avez rien d'urgent à faire, ne commencez pas des loisirs, faites votre rangement avant, sinon vous risquez de reporter ça encore d'une journée. Le week-end, faites ça le matin si vous arrivez à vous lever assez tôt, ou le dimanche après-midi si vous n'avez rien d'autre à faire. Si vous savez que vous devez recevoir du monde le soir, et bien il est préférable de faire le ménage le matin pour être sûr de l'avoir fini, parce c'est chiant de recevoir des gens dans une maison ou un appart bordélique ou quand on a pas fini le ménage.

Si vous faites une liste de choses à faire pour un jour N, pensez aussi aux conséquences que cela peut avoir sur le jour N+1. Si vous savez que vous avez un entretien d'embauche ou une soirée le jour N+1, essayez de faire les lessives suffisamment tôt pour que les habits que vous devez mettre soient propres et secs suffisamment tôt. Si vous savez que vous avez un entretien d'embauche le jour N+1, vous avez intérêt à faire la lessive le jour N le matin, et le repassage le soir. Comme expliqué dans l'article #3 de cette série, pour éviter d'être en retard le matin, il vaut mieux avoir préparé sa journée la veille.

Pourquoi faire sa liste la veille ?

Comme expliqué dans l'article #2, c'est plus facile de se lever le matin quand on a de bonnes raisons de le faire, surtout quand ce sont des choses importantes. Si le soir, avant d'aller vous coucher, vous n'avez rien prévu pour le lendemain matin, et bien vous n'avez pas de raison particulière de vous lever un peu plus tôt, et donc vous risquez d'aller vous coucher plus tard, et donc ça sera encore moins motivant de se lever tôt !

Si vous savez précisément ce que vous aurez à faire le matin, et ce qui est important, et bien ça vous incitera davantage à vous lever tôt !

Noter les petites infos utiles et les pièges à éviter

Si vous pensez à de petites informations pratiques en faisant votre liste, n'hésitez pas à les noter à côté, comme ça, ça vous évitera de les oublier pendant la nuit. Pensez aussi à anticiper les petits pièges que vous pourriez rencontrer. C'est par exemple l'attente pour les procédures administratives, les guichets qui ferment plus tôt que prévu, les éventuels retards avec les transports en commun, les petits oublis, ou même une baisse de motivation.

Si vous savez que vous devez aller faire les courses, faites une liste des choses à acheter, ça vous évitera d'oublier certaines choses et de vous en rappeler après être sorti du magasin. Pensez à prendre en compte les horaires des magasins ou des administrations où vous devez aller dans la journée.

Faites gaffe à un autre piège de l'ère moderne : les distractions sur Internet. Si vous avez des choses à faire urgemment, ne vous autorisez pas de distractions avant que ces tâches ne soient effectuées, sauf si vous avez des créneaux (du genre une courte pause en matinée ou la pause du midi) pendant lesquels vous n'avez pas la possibilité d'avancer sur les autres tâches de votre to-do list. Sur les créneaux horaires où vous avez beaucoup de choses à faire, évitez autant que possible les distractions comme les sites de vidéos ou de mèmes, évitez de répondre sur des forums ou de regarder les réseaux sociaux : avec ces trucs-là, quand on se dit "juste 5 ou 10 minutes", on y passe parfois 20, 30 ou 40 minutes. De plus, si vous vous arrêtez dans une phase où vous êtes productif et efficace, vous risquez d'avoir davantage de mal à vous y remettre. Si vous voulez prendre une pause, essayez de la prendre entre deux tâches. Si vous devez faire le ménage chez vous, allez-y intensément et ne prenez de vraie pause qu'une fois que tout est propre (les tâches ménagères sont finies une fois que vous avez éliminé toutes les taches de saleté).

L'autre aspect auquel il faut faire très attention, c'est le temps. Quand on planifie une tâche, on a souvent tendance à sous-estimer le temps nécessaire, parce qu'on imagine que les choses vont se faire de façon optimale ou plus qu'optimale, ce qui est beaucoup moins vrai en pratique. Ce phénomène, c'est le glissement de planning, connu aussi sous le nom de loi de Hofstadtler ! Pour éviter de prendre des risques, si vous avez une estimation du temps nécessaire pour une tâche mais si vous n'avez pas de certitude absolue, prenez de la marge, et rallonger temps estimé de 10 à 50%. Par exemple, si vous devez aller à un entretien d'embauche, et si l'entreprise se trouve dans un coin que vous ne connaissez pas trop, ne prévoyez pas votre trajet pour être pile à l'heure ou avoir juste 5 minutes d'avance, mais 15 ou 20 minutes de marge (cela ne veut pas dire que vous devez vous pointer 15 ou 20 minutes avant l'heure prévue, mais simplement être à proximité immédiate pour éviter les retards).

Faites le suivi des tâches et un débriefing en fin de journée

Au fur et à mesure de la journée, une fois que vous avez fini une tâche, barrez-la ou cochez une case à côté pour marquer qu'elle est faite. Cela peut avoir un effet motivant car vous avez franchi une étape. Même si vous ne faites pas tout ce que vous avez à faire, le fait d'avoir avancé suffisamment peu apporter une certaine satisfaction.

À la fin de la journée, faites un rapide débriefing. Regardez si vous avez effectué les tâches les plus urgentes pour la journée écoulée, et notez de manière très synthétique les difficultés qui vous ont fait perdre du temps pour chaque objectif. Demandez-vous pourquoi vous n'avez pas tout fait. Peut-être que vous avez mal estimé le temps nécessaire, peut être qu'il y a eu un imprévu, peut être que vous avez pris trop de temps sur une tâche, peut-être que vous avez commencé trop tard, ou peut-être que vous avez mis trop de choses sur votre liste. Et oui, se fixer trop d'objectifs pour une même journée, c'est un piège dans lequel les gens tombent souvent...

Faites de la to-do list une habitude

Si vous commencez à utiliser régulièrement la to-do list et si vous essayez de tenir vos objectifs, à force, il vous sera non seulement plus facile d'organiser vos journées, mais aussi vos semaines.

De plus, le fait de diminuer le temps gaspillé entre deux tâches à effectuer permet de gagner en efficacité, et donc d'y passer moins de temps. Ce temps économisé peut éventuellement être utilisé pour avancer davantage, ou être alloué à une autre tâche.