Diese Tools brauchst du für ein erfolgreiches VA-Business

In meinem Berufsalltag als virtuelle Assistentin nutze ich eine Vielzahl an Tools und Programmen. Und das hat nicht einmal etwas mit meiner persönlichen Vorliebe zu tun, sondern mit der Arbeitsweise meiner Kunden. Denn jeder Kunde hat seine eigenen Programme, die er bei seiner Arbeit verwendet.

Nach einiger Zeit haben sich jedoch ein paar Werkzeuge zu meinen Favoriten herauskristallisiert, die mir meine tägliche Arbeit enorm erleichtern. Eines davon möchte ich euch heute einmal vorstellen.

Zu meinem absoluten Lieblings-Tool zählt Trello. Trello ist eine kostenlose Projektmanagement Software mit derzeit über 19 Millionenen Nutzern. Super praktisch finde ich, dass Trello auch auf deutsch verfügbar ist. Trello ist dabei behilflich, Projekte übersichtlich zu organisieren. Auf Trello lassen sich To-Dos, Aufgaben und Arbeitsprozesse hervorragend planen und ausarbeiten. Du kannst Trello als Einzelperson nutzen oder im Team verwenden.

Wie funktioniert Trello?
Die Oberfläche von Trello besteht aus Boards. Diese Boards enthalten wiederum Listen, und jede Liste für sich enthält Karten.

Für jedes Projekt verwendet man ein eigenes Board. Ein Beispiel-Board aus meiner täglichen Arbeit würde also so aussehen:

Beispiel-Board

Wie du siehst, habe ich das Board “Virtuelle Assistenz Kunde Müller-Meier” genannt. So hat jeder meiner Kunden sein eigenes Board auf meinem Trello. Entweder werden diese Board von mir erstellt oder der Kunde hat bereits ein Board selbst erstellt und hat mich für eine Zusammenarbeit eingeladen.

Im Bild siehst du verschieden Listen: To-Dos, Doing, Done und Q&A. Diese Listen stellen die Abschnitte der verschiedenen Arbeitsschritte dar. Im Trello arbeitet man sich von links nach rechts durch die einzelnen Listen durch.

Auf dem folgenden Bild siehst du eine Liste mit verschiedenen Karten:

Liste mit Karten

Man kann beliebig viele Karten hinzufügen und die Karten bearbeiten. Im folgenden Bild siehst du die Bearbeitungsfunktion ohne die Karte zu öffnen (Quickedit):

Quick-Edit einer Karte

Nun öffnen wir eine Karte und schauen uns an, welche Funktionen auf einer Karte möglich sind:

Das Innenleben einer Karte

Die einzelnen Karten sind das Herzstück am ganzen System. Du kannst den Karten eine detaillierte Beschreibung, einen Kommentar, ein Mitglied, eine Checkliste, eine Frist und einen beliebigen Anhang hinzufügen.

Weiterhin kannst du die Karte in eine andere Liste verschieben (z.B. in Done sobald die Aufgabe erledigt ist), du kannst die Karte kopieren, beobachten und schlussendlich ins Archiv legen. Löschen kann man Karten allerdings nicht, wenn eine Karte archiviert wurde verschwindet sie vom Board aber über die Suche kann man sie jederzeit wiederfinden.

In der oberen Leiste (wie im nachfolgenden Bild) links neben dem Suchfeld befindet sich der Button “Boards”. In diesem Drop-Down Menü befinden sich all deine Boards bzw. alle Board, worauf du Zugriff hast.

Das "Menü-Band" von Trello

Das Plus-Zeichen ermöglicht dir ein neues Board, Team oder Business-Team zu erstellen.

Erstelle ein neues Board oder Team

Und das Symbol “Glocke” ist das Benachrichtigungsfeld. Trello benachrichtigt immer, wenn auf deinen Boards, Listen oder Karten etwas passiert z.B. wenn dich jemand in einem Kommentar erwähnt (taggt) oder wenn eine Liste verschoben wird.

Trello gibt es auch als App um auch mobil immer up-to-date bleiben zu können.

Mein Fazit: Mit Trello kannst auf einer übersichtlichen Art und Weise all deine Projekt und Aufgaben organisieren ohne viel Zeit in eine Einarbeitung zu investieren. Denn das System ist fast selbsterklärend und sehr benutzerfreundlich. Mittlerweile habe ich Trello sogar in mein Privatleben integriert und habe mich von einer Zettel-Chaotin zur Orga-Queen verwandelt.

Was ist eine virtuelle Assistentin?
Mein Interview für für den Blog Virtual Assistant Woman
Wo du als Virtueller Assistent Jobs findest Part #1
Wo du als Virtueller Assistent Jobs findest Part #2
Wo du als Virtueller Assistent Jobs findest Part #3