Was ist eine virtuelle Assistentin?

in deutsch •  2 years ago  (edited)

Eine virtuelle Assistentin ist eine persönliche Assistentin, die auf selbständiger Basis arbeitet. Man könnte sie auch als Freelance Sekretärin bezeichnen.

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Sie ist wie gesagt selbständig und ihre Kunden sind meist selbst Online-Unternehmer oder Freiberufler. Die Kundschaft besteht entweder aus Einzelunternehmern (Solopreneure) oder Unternehmen mit geringer Mitarbeiterzahl. Größere Unternehmen scheuen sich momentan noch, virtuelle Assistenten einzusetzen.

Gerade für Solo-Unternehmer lohnt sich die Beauftragung einer virtuellen Assistentin weil sie dadurch viel Zeit und Geld sparen. Zeitfressende Aufgaben, die vom Kerngeschäft ablenken, können an eine VA ausgelagert werden ohne ihr einen Arbeitsplatz zur Verfügung und Lohnnebenkosten tragen zu müssen. Die Kunden zahlen nur tatsächlich geleistete Arbeit ohne Personalkosten. Ein weiterer Vorteil für den Auftraggeber ist die örtliche Unabhängigkeit. Da man nur online miteinander kommuniziert, muss sich bei der Suche nach einem geeigneten Mitarbeiter regional nicht beschränken. Ganz im Gegenteil: die Suche kann grenzenlos auf die ganze Welt ausgeweitet werden.

Virtuelle Assistenten sind fachliche Allrounder und meistens breit aufgestellt. Je nach Kenntnissen und Fähigkeiten können VAs folgende Aufgaben übernehmen:

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Zu den von mir genannten Tasks kommen noch viele verschiedene dazu aber ich habe einfach mal die Standard Aufgaben aufgezählt. Zwischendurch habe auch ich etwas ausgefallenere Aufgaben zu erledigen. Zum Beispiel muss ich jeden Montag die Ergebnisse der Bundesliga für eine Tippgemeinschaft eintragen :-) Wie man auf der oberen Grafik sieht, gibt es viele Aufgaben, die schnell und unkompliziert an eine virtuelle Assistentin ausgelagert werden können.

Die Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und VA läuft, wie der Name schon sagt, virtuell. Es gibt kein gemeinsames Büro und auch die gemeinsamen Arbeitszeiten können, genauso wie der Arbeitsort, unterschiedlich sein. Für die Kommunikation wählt man Anbieter wie E-Mail, WhatsApp oder Tools wie Slack. Dabei können entweder Auftraggeber und VA oder ganze Teams virtuell zusammenarbeiten.

Genauso wie im Büro kann es regelmäßige Team-Meetings geben. Statt in einem stickigen Meeting-Raum finden die Meetings in virtuellen Teams jedoch über Skype oder Zoom statt. Es gibt unzählige Projektmanagement-Tools, die man für die Planung der Projekte und Aufgaben nutzen kann.

Am Ende jedes Abrechnungszeitraumes stellt die virtuelle Assistentin ihrem Auftraggeber eine Rechnung und stellt - falls vereinbart - auch die Reportings der Zeiterfassung zur Verfügung.

Der Begriff der virtuellen Assistentin ist in Deutschland noch nicht so sehr verbreitet wie in den USA, wo es schon seit vielen Jahren virtuelle Assistenten gibt. Doch seit dem Bestseller von Tim Ferris “Die 4-Stunden Woche” nehmen vermehrt deutsche Unternehmer die Dienstleistungen einer VA entgegen.

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In den folgenden Beiträgen werde ich näher darauf eingehen, wie und wo man gute VAs findet, wie virtuelle Assistenten Kunden akquirieren können und auf was es bei einer Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und virtueller Assistentin ankommt.

Habt ihr Fragen oder wollt ihr selbst als VA durchstarten? Stellt mir eure Fragen gern in den Kommentaren!

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Wenn ich ein Bedingungloses Grundeinkommen hätte, würde ich mich auf sowas einlassen aber niemals zum Beruf machen. Ich brauch im Leben Planungssicherheit.

Geld oder gar ein hohes Einkommen war nie meine Motivation, mich als virtuelle Assistentin selbständig zu machen. Ja, man muss schon ein wenig risikofreudig sein für diesen Lifestyle, ein großer Kunde kann schnell mal abspringen. Andererseits kann ein Arbeitgeber auch mal schnell Arbeitsplätze streichen.

Hoert sich wirklich interessant an. Vor allem weil ich gerade nach ner neuen Herausforderung suche. Ich hab letztes Jahr mein Job als Rechtsanwaltsfachangestellte gekuendigt und bin nach Amerika ausgewandert. Sind deine Auftraggeber von Deutschland oder ist das unterschiedlich? Und wie ist das mit den Steuern wenn du Rechnungen erstellst, weil du ja nicht in Deutschland lebst, wenn ichs richtig verstanden habe. Ich hab gleich 100 Fragen im Kopf haha

Ich habe einen ähnliche Berufsweg, war Notarfachangestellte =) Meine Auftraggeber sind größtenteils deutsch oder in Deutschland ansässig. Steuern bezahle ich in Deutschland, dafür habe ich eine Steuernummer vom Finanzamt bekommen. Auch wenn es 100 Fragen sind, du kannst sie mir alle stellen :D :D :D

DANKE für deinen Beitrag! Hast du dich auf etwas Spezialisiert oder machst du alle genannten Aufgaben?

Sehr gern, vielen Dank für dein Interesse. Im Moment biete ich fast alle o.g. Aufgaben an, aber so etwas wie Vertrieb, Webdesign oder Grafik mache ich nicht. Ich habe mich im Bereich Wordpress, Recherche und allgemeine Assistenzaufgaben etabliert.

gut zu wissen, vielleicht kann ich deine Unterstützung irgendwann mal benötigen....

Melde dich einfach wenn es bei dir so weit ist. Ich freue mich immer über neue interessante Aufgaben. Lieben Gruß

Hey, das klingt echt cool! Ich bin auch selbstständig, aber mit einer 70-80 Stunden Woche. Und gerade bin ich dabei, diese Stunden zu minimieren. Gar nicht so einfach. Das Modell, welches du hier beschreibst hört sich sehr verlockend an. Wie hat sich das entwickelt? Hast du die Unternehmen angeschrieben und deine virtuelle Dienstleistung angeboten oder kommen deine Aufträge über bereits vorhandene Kontakte zustande? Wirbst du irgendwo für deine Dienstleistung? LG Lu

Hui, das ist aber auch ein krasses Arbeitspensum, Respekt! Bei mir hat es sich so entwickelt, dass ich zu Beginn viele gute Kontakte über Social Media geknüpft hatte und mich in entsprechenden (online-)Kreisen sichtbar gemacht habe. Mittlerweile bekomme ich neue Kunden auf Empfehlung und durch mein breites Netzwerk. Ich werbe in Maßen, z.B. in entsprechenden Facebook-Gruppen wenn es zugelassen wird oder dazu aufgerufen wird. Zu den Themen Sichtbarkeit, Kunden finden und Werbung werde ich auch noch einzelne Beiträge schreiben. LG Fidi

sehr toller Post. Weist du wieviel Kunden einen virtuelle Sekretärin Maximum schafft ohne aus den Schuhen zu kippen?

Danke :-) So pauschal kann man das nicht beantworten. Für manche Kunden arbeite ich 20 Std .im Monat und andere Kunden brauchen mich nur 3 Std. im Monat. Ich persönlich finde möchte nicht mehr als 6 Std. am Tag arbeiten und denke, dass man zwischen 5 und 10 Kunden haben sollte, im über die Runden zu kommen. LG

Definitiv Modell der Zukunft. Eigentlich jetzt schon. Finde ich super, dass du darüber schreibst!

Ja absolut! Es hat einfach nur Vorteile, für beide Seiten. Danke für dein Interesse! LG

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Spannendes Themengebiet. Wird für mich evtl auch bald relevant. Ich folge dir mal. Gruß!

Freut mich, dass es dich interessiert! Wenn du je Fragen haben solltest dann melde dich gerne. LG

Das werde ich tun, danke für dein Angebot. Und bis dahin stalke ich ein wenig ^^

Was kostet eine virtuelle Assistentin denn ca?

Ich brauche wohl erstmal keine aber irgendwie will ich eine :-)

Die Stundensätze variieren zw. 15 und 65 Euro, je nach Aufgabe und Skills. In einem meiner kommenden Beiträge werde ich darüber schreiben, wo man gute VAs findet. Der wäre dann bestimmt interessant für dich :-)

Ist im Grunde eine gute Sache, denn gerade bei einem Kleinunternehmen (wie es meine Frau betreibt), ist die Arbeit teilweise so extrem als einzelne Person. Alleine werben, Website, social media, Artikel schreiben, Kundenbetreuung, Buchhaltung,... Alles nimmt überhand.

Doch stellt sich für mich die Frage nach dem Preis. Was ist zu viel und was zu wenig? Denn gerade klein oder kleinst-Unternehmer können sich in Deutschland und Österreich eigentlich keinen Angestellten leisten.

Genau das ist der Punkt! Ein virtueller Assistent ist kein Angestellter sondern jemand, der in Zeiten hohen Arbeitsaufkommens als Unterstützung dient. Dabei kann jeder Auftraggeber selbst entscheiden, wieviel Stunden man den/die VA beschäftigen möchte bzw. kann.

Zum Preis kann ich nur soviel sagen, dass 15€ die unterste Grenze für eine VA in Deutschland ist wobei das schon zum Überleben nicht reicht. Auch eine VA muss ihre Steuern, Krankenversicherung etc. bezahlen. In meinem Fall ist es glücklicherweise so, dass ich nur Steuern bezahle und durch meine Ortsunabhängigkeit auch in günstigen Ländern leben kann (Geo-Arbitrage).

Es gibt natürlich Wege, wie man herausfindet welche Aufgaben aus seinem Arbeitsalltag am besten ausgelagert werden sollte, das werde ich aber in einem gesonderten Beitrag erklären.

Sehr schön. Danke für die bisherigen Informationen.
Werde dich natürlich weiter verfolgen.

@tcubed

Mehr Leben, Mehr Leben, Mehr Leben :D
klassisch Spiegel...

Toller Artikel, vor allem die visuelle Zusammenfassung. Die Virtuelle Assistentin wird immer mehr für die Zukunft wichtig werden.

Herzlichen Dank liebe Birgitt!

Sehr toller Beitrag. Es ist echt interessant durch die ganzen Aufgaben. In meinen VA Jobs hab ich so schon echt eine Menge lernen können :)

Ich finde die persönliche Entwicklung, die man als VA durchlebt, auch mega spannend und bin dankbar für das, was ich in den letzten Monaten lernen konnte. Wir tauschen uns dann persönlich auf Bali aus, freu mich schon! :)

Ja das stimmt! Ja ich freu mich auch schon :))

Danke für Deinen Beitrag! Auch ich habe das Buch von Timothy Ferris gelesen und mir daraufhin einmalig eine VA genommen, das war vor ca. 3 Jahren- und ich muss sagen ich hab eine gute Erfahrung damit gemacht!! Gerade wenn der Sitz im Ausland ist, muss man nur darauf achten, dass die Sprache gut beherrscht wird- und ich hatte Glück, weil ich eine VA wollte, die besonders gut Deutsch kann. Alles Liebe

Das ist ja toll, dass du schon Erfahrung mit VA gemacht hast. Mittlerweile gibt es ja zig deutsche VAs, also eine zu finden, die perfekt deutsch spricht wird kein Problem mehr sein. Vor 3 Jahren sah das sicherlich noch anders aus. Herzlichen Dank und lieben Gruß

Danke auch! Und halte uns auf dem Laufenden was das Thema betrifft:-) Hab einen schönen Tag!!

Hallo @nomadlifestyle :) ein wirklich sehr spannendes und interessantes Thema. Ich hab auch schon öfters über eine VA nachgedacht.
Freu mich auf weitere Beiträge von Dir 🌸 Alles Liebe, Marion

Vielen Dank liebe @marionfeuchter :-) Hast du denn schon konkrete Aufgaben, die du auslagern könntest? Wenn es dir eine Hilfe wäre, dann probier doch mal die Zusammenarbeit mit einer/einem VA. LG :-)

Darf man auch fragen, welche Kosten als " Arbeitgeber" ca. auf einen zukommen (pro Stunde, Task etc.) ?🙊

Die Stundensätze variieren zw. 15 und 65 Euro, je nach Aufgabe und Skills. Das Gute ist, dass du nur die tatsächlich geleistete Arbeit bezahlst. Es gibt in der Regel zwei Abrechnungsmodelle. Entweder wird per Stunde abgerechnet oder per Projekt. Als Beispiel: ich habe einen Kunden für dessen Produktvergleichsseite ich 10 Produktvergleiche pro Monat schreibe und dafür einen festen Betrag bekomme. Alles andere rechne ich nach Stundensatz ab. Konnte ich deine Frage beantworten? LG

Interessant! Upvote & Follow:) vielleicht habe ich ja auch Glück bei Dir, schau gerne mal vorbei:) LG @trye

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