업무효율을 높이는 5가지 파일정리 방법

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안녕하세요 @Whisky88 입니다.

여러분의 바탕화면은 안녕하신가요?

다들 회사에서 업무하실 때 바탕화면이 수많은 파일로 지저분하게 된 경험이 한번쯤은 있을실 거에요.

열심히 일하다 보면 어느샌가 지저분해진 바탕화면들, 그 파일들 정리한다고 새폴더를 만들고 파일을 왕창 옴겨놓기를 반복하다보면 어느새 바탕화면은 새(폴더)판이 되고 펼쳐지는 혼돈의 카오스..

저는 오늘 이러한 사태를 막는 몇가지 팁을 이야기 해보려 합니다.

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1.바탕화면은 항상 깔끔하게 유지한다

• 바탕화면에 꼭 필요한 실행파일과 업무폴더 바로가기를 제외하고는 아무것도 놓지 않습니다.
  바탕화면이 깔끔하면 마음의 안정과 함께 다운받은 파일을 찾기위해 모니터를 바라보며 매직아이를 해야하는 수고로움을 덜 수 있어요.

메일에 파일첨부를 잘못하는 실수가 줄어드는 점은 덤입니다.

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2.하드드라이브는 두개로 분할해 사용한다

• 하드디스크는 분할해서 사용합니다.

처음 윈도우를 설치하면 C드라이브 하나만 사용하게되는데요 이를 C와 D드라이브로 나누어서 윈도우는 C드라이브에 업무폴더는 D드라이브에 놓고 사용합니다.

이렇게 사용하면 윈도우에 문제가 발생해서 재설치를 해야하는 상황에서 업무관련 파일을 살릴 수 있어요.
매번 D드라이브를 찾아 들어가기 번거로우시다구요?

D드라이브에 있는 업무폴더의 바로가기를 윈도우 바탕화면에 만들어 놓으면 완벽하게 해결됩니다.

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3.기본폴더는 업무별로 구분한다

• 폴더는 업무별로 구분합니다.

업무별로 폴더를 정리 한 후에 루틴하게 반복되는(일간, 주간, 월간 단위) 업무용 폴더는 따로 만들면 좀더 효율적으로 업무를 할 수 있어요.
각 폴더별로 넘버링을 해주면 내가 원하는 순서로 폴더 배치도 가능하고 새 폴더를 만들 때 순서가 뒤바뀌는걸 막을 수 있습니다.

예) 1. 보고서, 2. PPT, 3. 주간업무, 4. 월간보고, 5. 참고자료

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4.업무폴더 내 폴더는 날짜별로 정리한다

• 업무별 폴더 내 세부폴더는 <날짜-폴더명> 으로 정리합니다.

이렇게 하면 내가 일해온 순서를 한눈에 볼 수 있는데다가, 과거에 작성했던 파일을 찾기위해 소모되는 시간도 크게 줄일 수 있습니다.

예) 180401 프로젝트A, 180427 출장보고서, 180502 컨퍼런스 참석결과

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5.파일명 앞엔 날짜, 뒤엔 버전을 넣는다.

• 업무용으로 작성한 파일(워드, 엑셀)은 <날짜-파일명-버전> 으로 저장합니다.

그러면 추후에 최종본 찾기도 쉽고 메일에 파일첨부를 잘못하는 것을 방지할 수 있습니다.
게다가 이렇게 정리해놓으면 나중에 파일찾기도 쉽다는 장점도 있어요. 같은 방식으로 외부기관이 발행한 보고서 파일은 <보고서발간일-보고서명-기관> 으로 저장해주시면 좋아요.

예) 180901-실적발표-v1, 180829-부자보고서-KB금융연구소

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6.윈도우 탐색기 즐겨찾기에 폴더를 등록한다.

• 윈도우 탐색기 즐겨찾기에 업무폴더를 등록합니다.

윈도우 탐색기를 처음 키면 왼쪽 즐겨찾기에 내문서, 바탕화면 등만 등록이 되어 있습니다.
이곳에 업무폴더를 등록해놓으면 파일을 찾거나 나의 업무흐름을 한눈에 들어오는 장점이 있어요. 탐색기를 사용하지 않으시는 분들도 등록해서 사용해보세요. 꽤 유용합니다.

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자 이렇게 정리를 완료 하셨나요?

그동안 파일정리가 안되셨던 분들은 위 사항들을 지켜나가기만 하셔도

1) 깔끔한 바탕화면에서 찾아오는 안정감, 2) 분리된 하드로 인한 파일유실 위험 감소, 3) 체계적으로 정리된 파일과 폴더를 통한 업무효율 상승 이라는 세마리 토끼를 잡으실 수 있을겁니다!

팀에 신입사원에게 이런 파일정리 방법을 알려주면 좋은 선배가 됨과 동시에 신입사원도 업무를 빠르게 숙지해 나갈 수 있게 될거에요.

그럼 마지막으로 가장 어려운게 남았는데요.

바로 파일정리 규칙을 엄격하게 지켜나가는 일 입니다.

조금이나마 이 글을 읽으시는 분들의 업무효율이 늘어나길 바랍니다.