Tools That I Use As A Freelancer and Entrepreneur (tr / en)

1

I've never worked a normal job in my life. I have never had a 9-5 job, a regular salary, or a teammate that I have been working with regularly. And when I say "all my life," I'm talking about a good deal. Regardless of the irrelevant work I did in high school and college, my current career is about 16 years. I have been working in the advertising industry for 16 years and during these years I have seen almost all my friends come and go at least a few times between salaries and freelancers. But the only transformation I have experienced is that turning the freelancer to an entrepreneur for me. Of course I have ups and downs like every freelancer or entrepreneur, but I have never been close to give up this system of work. In spite of the economic and political crises in our country and in the world. I liked being free about my life and work, so I prefer to find a new way for myself to get out of the difficulties instead of looking a job with salary.   

When I opened my own company, was a very good shape on my profession. So I was going to do something I knew. What else could I need? I thought it was enough to be an entrepreneur. Yet, being able to do a job and manage it has very different concepts. These past years have taught me the differences. I will write my experiences here later, but today I would like to talk about some tools that everyone can benefit beyond personal and professional life.   

Let me first tell you how we have a working system for better understanding. As I said before, I work in advertising. Me and my boyfriend are the only fixed employees of the company. Our clients often find us with references from our previous jobs. We learn what they need, then we make a project. After the approval of the project and the budget, we set up a team to carry out the project. Why? Because we work with our customers privately, develop a project according to their needs. These projects can vary depending on how much budget, how much time and where they want to take part in. In other words, each project has a separate team, a separate budget and a separate process. Sometimes two people are enough, sometimes we have a team of 35 people. This gives us flexibility when doing business, but it makes it difficult to manage the process. The difficulty is growing rate depending on how many customers or projects we have at the same. Some of our projects takes a month while others reach 2 years. At this point, you need to have a well-established system in order to manage the business, to ensure that the projects can go smoothly, that the teams can work in harmony, and that the project budgets can be managed properly. When we set up our own system, we created a structure by taking these into consideration. Let me tell you the categories of this work and the tools we use in these areas.     

Project Management 

As a project-based company, the most important tools for us are in this category. In each project, changing teams, changing tasks, different customers, different processes ... Needless to say. If you can not manage this organization properly, you go bankrupt. Over the years we have used as many tools as Asana, Trello, Base Camp, Producteev. If you are a freelancer, you are working on small projects, or just want to organize in your personal life, each of them can be usefull for you.   

2

However, we prefer a self-hosted system : Freelancer Office. When the project client approves, we enter all milestones of the project, the ltask lists, to-do-lists, the team members and the source files. We add also the clients on the system so they can follow all process. It's easier for everyone. Do you work alone? It is's OK, still a good tool that will definitely work for you, as well.   

3

We use a slightly more fun tool for our own projects and independent work, except for what we do to our customers: Habitica. This completely free tool can be used online or self-hosted. It is ideal for those who want to develop and discipline themselves in particular areas, especially on the basis of acting.     

Money Management 

Money is one of the most important factors in every business, every individual's life. The secret of the success of a progeny can manage the balance of income and expense. At the Freelancer Office I have just mentioned, we are following the project budgets, bills, received payments, team payments and other expenses. But there is a life going on outside the projects and this life has its own expenses. Company fixed expenses, installments, payments, kitchen expenses, etc. While we keep the project expenses at Freelancer Office, we use two separate tools to follow up all the money act.  The second of them is Money Pro. This small but functional program allows you to track your daily expensives and report them in categories you can customize. So at the end of the month you can see what the unseen costs. You might be shocked when you see that money we pay for coffee outside is more than all the food costs. It is the day that we brew our own coffee :)   

4

These two tools in the money management make it easier to follow, but you need to be able to see the bigger picture. So unfortunately you are not going to far away from Microsoft Office Excel. I have not been able to find a better way of tracking the monthly expenses, taxes and payments of an entire year. With an Excel file that we have worked through quite a bit, we can look ahead and look beyond the project.     

Time Management 

I believe that the most important thing in human life is time. Because everyone is the only thing that is evenly distributed and you can never replace it. That's why I care much about time management and I am thinking too much about it. It's debatable whether I am successful or not, but at least I can say that I have given the necessary boost.   

There are two types of time that are important to us. First is project time. So to keep track of how long each step of a project is going. This is very important because when the customer bids, we budget over the time that team members will spend on the project. Time-related deviations are vital for the company as we offer project-based bidding rather than hourly. We use the Freelancer Office for this. So we can track the time each team member spent for each task.   

5

The second is daily time. So what we spend time in a day. This is not just work, but also the time we spend reading books or social media. It is as important as our own time as the time management of the project itself. So we can work not only with our customers but also with our own projects. For this we also get help from a small application called Tyme, which is installed on our computer. Since the application works like a small to-do list at the same time, it helps us to keep track of that day or week. I'm sure you'll see a lot of benefits.     

Social Media Management 

As an advertiser I can't stay away from social media. Although I do not like it personally, I have to keep our presence there at some point. But every social media is like a separate black hole. Once you get inside, it pulls you down. It's crazy to take such a time while working so hard. So we are trying to manage as much as possible in one place instead of dealing with each one separately. At this point Hootsuite moves in. We can manage Facebook, Twitter, LinkedIn, Youtube, Vimeo and Instagram accounts from this single online tool. By following specific topics, accounts, lists and hashtags, we earn not only from time, but also from efficiency. It's even possible planning social media shares a week before, and not look at it all week. I think it was the best invention after social media!   

6

Although Hootsuite works while using social media, I do not like Instagram on it so much. I am not a fan of being on the phone all the time, so I prefer a computer based application: Grids of Instagram. Thanks to this application, we have made a great interactions our Instagram accounts that we have been away for a long time.     

Apart from these applications, I also prefer Microsoft One Note to take notes. Although Evernote is a good alternative, it is not enough for me to work in a lot of different areas.   

These are my most common applications and tools. What are you using? If you write your life, practices that make your work easier, a lot of people, including myself, will benefit.  

----------------------------------------TR---------------------------------------

Hayatım boyunca hiç normal bir işte çalışmadım. Hiç 9-5 bir işe, düzenli bir maaşa ya da devamlı birlikte çalıştığım ekip arkadaşlarına sahip olmadım. Ve "hayatım boyunca" derken epey bir süreden bahsediyorum. Yani lise ve üniversite döneminde yaptığım alakasız işleri saymazsak şu anki mesleğimde yaklaşık 16 yıllık bir çalışma hayatı. 16 senedir reklamcılık sektöründe çalışıyorum ve bu yıllar boyunca hemen hemen tüm arkadaşlarımın maaşla freelancelik arasında en az bir kaç kere gidip geldiklerini gördüm. Çalışma sistemi anlamında benim yaşadığım tek dönüşümse freelancerdan girişimciye doğru oldu. Her freelance çalışanın ya da girişimcinin yaşadığı inişleri çıkışları elbette ben de yaşadım ama hiç bu çalışma sisteminden vazgeçecek duruma gelmedim. Ülkemde ve dünyada yaşanan ekonomik ve politik krizlere rağmen üstelik. Hayatımla ve işimle ilgili özgür olmayı seviyordum, o yüzden istemediğim bir işe girmektense zorluklardan çıkacak kendime uygun yeni bir yol bulmayı tercih ettim.   

Kendi şirketimi açtığımda mesleki olarak oldukça iyi bir noktadaydım. Yani bildiğim bir işi yapacaktım. Başka neye ihtiyacım olabilirdi ki? O zamanki toyluğumla girişimci olmak için bunun yeterli olduğunu düşünüyordum. Oysa bir işi yapabilmekle onu yönetebilmek birbirinden çok ayrı kavramlarmış. Bu geçtiğimiz yıllar bana en çok bu farkı öğretti. Öğrendiklerimi, deneyimlerimi zaman buldukça buraya yazacağım ama bugün size kişisel ve mesleki becerilerin ötesinde herkesin faydalanabileceği bazı araçlardan bahsetmek istiyorum.    

Gelin size önce daha iyi anlamanız için nasıl bir çalışma sistemimiz olduğundan bahsedeyim. Daha önce de dediğim gibi reklamcılık alanında çalışıyorum. Ben ve erkek arkadaşım şirketin sabit olan tek çalışanlarıyız. Çoğunlukla daha önceki işlerimizden referanslarla müşterilerimiz bizi bulur. Neye ihtiyaçları olduğunu anlarız, ardından bunu projelendiririz. Proje ve bütçe onayından sonra projeyi gerçekleştirecek ekibi kurarız. Neden? Çünkü müşteriye özel çalıştığımız için ihtiyaçlarına göre bir proje geliştiriyoruz. Bu projeler müşterinin ne kadar bütçesi olduğuna, ne kadar zamanı olduğuna, hangi mecralarda yer almak istediğine vs göre değişebiliyor. Yani her projenin ayrı bir ekibi, ayrı bir bütçesi ve ayrı bir süreci vardır. Bazen iki kişi yeteriz, bazen 35 kişilik bir ekip kurarız. Bu bize işi yaparken esneklik sağlar ama süreci yönetmeyi zorlaştırır. Hele de aynı anda birden fazla müşterimiz ya da projemiz varsa. Bazı projelerimiz bir ay sürerken bazıları 2 seneyi bulur. İşte bu noktada işi yönetirken sorun olmaması, projelerin düzgün ilerleyebilmesi, ekiplerin uyumlu çalışabilmesi ve proje bütçelerinin doğru yönetilebilmesi için oturmuş bir sisteme sahip olmanız gerekir. Biz kendi sistemimizi kurarken bunları göz önünde bulundurarak bir yapı oluşturduk. Gelin size bu yapının kategorilerini ve bu alanlarda kullandığımız araçları anlatayım.     

Proje Yönetimi 

Proje bazlı çalışan bir şirket olarak bizim için en önemli olan araçlar bu kategoride. Her projede değişen ekipler, değişen görevler, farklı müşteriler, farklı süreçler... Lafı uzatmaya gerek yok. Bu organizasyonu doğru yönetemezseniz batarsınız. Yıllar içinde Asana, Trello, Base Camp, Producteev gibi pek çok sistem kullandık. Eğer bir freelancersanız, ufak projelerde çalışıyorsanız ya da sadece kişisel hayatınızda organize olmak istiyorsanız bunların her biri işinizi görebilir.    

Ancak biz self-hosted bir sistemi tercih ediyoruz : Freelancer Office. Proje müşteri tarafından onaylandığında sisteme projenin tüm aşamalarını, yapılacak listelerini, ekip üyelerini ve dosyalarını giriyoruz. Projelere müşteriler de eklenebildiği için onların da süreci takip etmesi kolaylaşıyor. Hatta ara ara sistem üzerinden gönderdiğimiz güncellemede tüm ekibe ve müşterilere giden mail vesilesiyle sisteme girmeseler bile projenin ne aşamada olduğunu görebiliyorlar. Tek de çalışsanız bir ekiple de kesinlikle işinize yarayacak bir sistem.    

Müşterilere yaptığımız işler dışında kendi projelerimiz ve bağımsız çalışmalarımız içinse biraz daha eğlenceli bir aracı kullanıyoruz : Habitica. Tamamen ücretsiz olan bu aracı ister online ister self-hosted olarak kullanabilirsiniz. Oyunlaştırma temeline dayalı yapısıyla özellikle belli alanlarda kendini geliştirmek ve disipline etmek isteyenler için ideal.      

Para Yönetimi 

Para her işin, her bireyin hayatındaki en önemli faktörlerden biri. Gelir gider dengesini doğru yönetebilmek bir projenin başarısının sırrı. Az önce bahsettiğim Freelancer Office'de proje bütçelerinin, faturaların, alınan ödemelerin, ekip ödemelerinin ve diğer harcamaların takibini yapıyoruz. Ancak projeler dışında devam eden bir hayat var ve bu hayatın da kendi giderleri var. Şirketin sabit giderleri, taksitler, ödemeler, mutfak masrafları vb. Proje giderlerini Freelancer Office'de tutarken tüm paranın takibi için iki ayrı araç daha kullanıyoruz. Bunlardan ikincisi ise Money Pro. Bu ufak ama işlevsel program kendinize uygun şekilde düzenleyebildiğiniz kategorilerde günlük harcamalarınızı takip etmenizi ve bunları raporlamanızı sağlıyor. Böylece ay sonunda görünmeyen masrafların size neye mal olduğunu fark edebilirsiniz. Dışarıda kahve içmeye verdiğimiz paranın tüm yemek masraflarından daha fazla olduğunu gördüğünüzde bizim gibi şok olabilirsiniz. O günden beridir çoğunlukla kendi kahvemizi demliyoruz. Daha kaliteli kahveyi daha ucuza içiyoruz :)   

Para yönetimindeki bu iki araç takibi kolaylaştırsa da daha büyük resmi görebilmeniz gerek ve iş buraya geldiğinde maalesef hiç istemeseniz de yolunuz gene Microsoft Office Excel'e düşüyor. Bütün bir yıla bakmanın, aylık giderleri, vergileri ve ödemeleri takip etmenin henüz daha iyi bir yolunu bulamadım. Epey uğraşarak hazırladığımız bir Excel dosyasıyla günün ve projenin ötesine bakabiliyoruz.      

Zaman Yönetimi 

İnsan hayatında en önemli şeyin zaman olduğuna inanlardanım. Çünkü herkese eşit dağıtılan ve asla yerine koyamayacağınız tek şey o. O yüzden zaman yönetimini çok önemsiyorum ve bunun üzerine de çok kafa yoruyorum. Başarılı olup olmadığım tartışılır ama en azından gereken önemi verdiğimi söyleyebilirim.    

Bizim için önemli olan iki çeşit zaman var. Birincisi proje zamanı. Yani bir projenin her bir aşamasının ne kadar sürdüğünü takip etmek. Bu çok önemli çünkü müşteriye teklif verirken proje üzerine ekip üyelerinin harcayacağı zaman üzerinden bütçelendiriyoruz. Saatlik değil, proje bazlı teklif verdiğimiz için de zamanla ilgili sapmalar şirket için hayati önem taşıyor. Bunun için gene Freelancer Office'i kullanıyoruz. Böylece her ekip üyesinin her görev için harcadığı zamanı takip edebiliyoruz.   

İkincisi ise günlük zaman. Yani bir gün içerisinde neye ne kadar zaman harcadığımız. Buna sadece iş değil, kitap okumak, sosyal medyayla ilgilenmek için ayırdığımız süre de dahil. Projenin kendi içindeki zaman yönetimi kadar kişisel verimimiz de önemli. Böylece sadece müşterilere değil, kendi projelerimize de çalışabiliyoruz. Bunun için de bilgisayarımıza kurulu olan Tyme adlı ufak uygulamadan yardım alıyoruz. Uygulama aynı zamanda ufak bir yapılacak listesi gibi çalıştığı için sadece o gün ya da o haftalık işleri takip etmekte de bize yardımcı oluyor. Bu ufacık tefecik uygulamanın iş yapsın yapmasın herkesin kullanması gerek. Çok faydasını göreceğinizden eminim.      

Sosyal Medya Yönetimi 

Reklam sektöründe çalışıp da sosyal medyadan uzak durmamız pek söz konusu değil. Kişisel olarak çok sevmesek de bir noktada oradaki varlığımızı devam ettirmemiz lazım. Ancak her bir sosyal medya mecrası ayrı bir kara delik gibi. İçine bir kez girdiniz mi sizi dibe çekiyor. Bu kadar yoğun çalışırken böyle bir zamanı ayırmak delice. O yüzden her biriyle ayrı ayrı ilgilenmek yerine olabildiğince tek yerde yönetmeye çalışıyoruz. Bu noktada da devreye Hootsuite giriyor. Facebook, Twitter, LinkedIn, Youtube, Vimeo ve Instagram hesaplarımızı bu online araç sayesinde tek bir merkezden yönetebiliyoruz. Belirli konuları, hesapları, listeleri ve hashtagleri takip ederek sadece zamandan değil, verimlilikten de kazanıyoruz. Uygun durumlarda yapılacak sosyal medya paylaşımlarını bir hafta öncesinden planlayıp bütün hafta hiçbir hesaba bakmadığımız bile oluyor. Bence sosyal medyadan sonra bulunmuş en iyi icat!    

Hootsuite her ne kadar sosyal medya kullanırken işe yarasa da Instagram kısmını o kadar beğenmiyorum. Devamlı elim telefonda olmayı sevenlerden de değilim o yüzden bilgisayarıma kurulu bir uygulamayı tercih ediyorum : Grids of Instagram. Bu uygulama sayesinde uzun zamandır uzak kaldığımız Instagram hesaplarımızda büyük bir hareketlenme sağladık.      

Bu uygulamalar dışında ayrıca not almak için Microsoft One Note'u tercih ediyorum. Evernote da iyi bir alternatif olmasına rağmen bir sürü farklı alanda çalışan ben için pek yeterli gelmiyor maalesef.    

Benim en sık kullandığım uygulamalar ve araçlar bunlar. Ya sizin kullandıklarınız? Hayatınızı, işinizi kolaylaştıran uygulamaları yazarsanız, ben de dahil pek çok insan faydalanacaktır.   

photo sources

1, 2, 3, 4, 5, 6