IMPORTANCIA DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LAS ORGANIZACIONES //CASO: IMAU // ANÁLISIS Y OPINIÓN
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Hola queridos lectores del mundo steemianos, en esta oportunidad les quiero manifestar sobre la importancia del manejo eficiente y eficaz de todos y cada uno de los recursos de las organizaciones, garantizando el logro de objetivos y metas; aunado a un buen desenvolvimiento de las operaciones administrativas y productivas, razón por la cual resulta útil que los procedimientos para el funcionamiento de las instituciones u organizaciones se encuentren bien diseñados; de tal forma, que puedan optimizar las actividades que allí se realicen.
De tal manera, el desarrollo de las actividades, no pueden depender de los métodos y procedimientos empíricos o por intuición, por lo que es necesario, que la administración de las organizaciones u instituciones esté al tanto de los constantes adelantos administrativos. Además de crear los medios que permitan que dichas actividades sean realizadas de la manera más rápida y que arrojen el mejor de los resultados, lo cual favorecerá en gran medida la eficiencia y eficacia con la que logran los objetivos y metas las organizaciones o instituciones.
Los Sistemas y Procedimientos Administrativos, identifican en forma amplia y precisa el campo de actividades que es de primordial importancia; para el funcionamiento de las organizaciones; es decir, tiene un administrador con una serie de consideraciones básicas, que le permitirán reconocer una situación de trabajo, así como el alcance, he índole del trabajo de los sistemas y procedimientos.
Cabe destacar; que existe marcadas diferencias entre organización y métodos, y los sistemas y procedimientos administrativos; siendo el aspecto más significativo, la liga estrecha de los sistemas y procedimientos, al análisis de rutina de trabajo, que permiten una significación, modificación, elaboración o eliminación de procedimientos.
De tal manera, el desarrollo de las actividades, no pueden depender de los métodos y procedimientos empíricos o por intuición, por lo que es necesario, que la administración de las organizaciones u instituciones esté al tanto de los constantes adelantos administrativos. Además de crear los medios que permitan que dichas actividades sean realizadas de la manera más rápida y que arrojen el mejor de los resultados, lo cual favorecerá en gran medida la eficiencia y eficacia con la que logran los objetivos y metas las organizaciones o instituciones.
Los Sistemas y Procedimientos Administrativos, identifican en forma amplia y precisa el campo de actividades que es de primordial importancia; para el funcionamiento de las organizaciones; es decir, tiene un administrador con una serie de consideraciones básicas, que le permitirán reconocer una situación de trabajo, así como el alcance, he índole del trabajo de los sistemas y procedimientos.
Cabe destacar; que existe marcadas diferencias entre organización y métodos, y los sistemas y procedimientos administrativos; siendo el aspecto más significativo, la liga estrecha de los sistemas y procedimientos, al análisis de rutina de trabajo, que permiten una significación, modificación, elaboración o eliminación de procedimientos.
Por el contrario, según Laberge (1963). El término organización y métodos, da la impresión de ser de mayor alcance cuando es identificado como la acción asesora y especializada en cuanto a la forma “cómo deben agruparse individuos y deberes, dividir actividades, organizar procedimientos y llevar a cabo operaciones de oficina en lo que se refiere a formularios, mecanización, sistemas, etc., de manera tal, que los servicios a rendir sean aumentados, y su costo reducido”.
Por consiguiente, la motivación de este análisis, es referente al caso específico del Instituto Municipal de Aseo Urbano (IMAU) del Estado Zulia-Venezuela; se pudo constatar la Inexistencia de sistemas y procedimientos administrativos eficaz y eficiente, que les permita tener herramientas, que les señale los pasos a seguir, para el desarrollo de una determinada actividad o circunstancia, que motiva y justifica este análisis y opinión.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
A nivel mundial, los Sistemas y Procedimientos Administrativos, vienen a transformarse en rutinas, que al paso del tiempo se van modificando con el desempeño mismo, de las tareas cotidianas; debido, al creciente grado de especialización, como consecuencia de la división del trabajo; se hace necesario, el uso de herramientas que establezca los lineamientos en el desarrollo de cada actividad, dentro de una estructura organizacional. Así pues, los Sistemas y Procedimientos Administrativos, representan una alternativa para este problema; ya que, son de gran utilidad en la reducción de errores, disminución de tiempo en la ejecución de tareas, bajando así los costos de operación; en la observancia de las políticas del organismo, facilitando la capacitación de empleados, proporcionando una mejor eficiencia y eficacia en el desempeño de las actividades; así como, la rápida inducción del empleado en nuevos puestos de trabajo.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
A nivel mundial, los Sistemas y Procedimientos Administrativos, vienen a transformarse en rutinas, que al paso del tiempo se van modificando con el desempeño mismo, de las tareas cotidianas; debido, al creciente grado de especialización, como consecuencia de la división del trabajo; se hace necesario, el uso de herramientas que establezca los lineamientos en el desarrollo de cada actividad, dentro de una estructura organizacional. Así pues, los Sistemas y Procedimientos Administrativos, representan una alternativa para este problema; ya que, son de gran utilidad en la reducción de errores, disminución de tiempo en la ejecución de tareas, bajando así los costos de operación; en la observancia de las políticas del organismo, facilitando la capacitación de empleados, proporcionando una mejor eficiencia y eficacia en el desempeño de las actividades; así como, la rápida inducción del empleado en nuevos puestos de trabajo.
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De acuerdo con Murdick (1980), señala:
El Sistema y Procedimiento Administrativo, recupera y examina los datos provenientes del ambiente, a partir de transacciones y operaciones efectuadas dentro de la Empresa, que filtra, organiza y selecciona los datos y los presenta en forma de reporte a los Gerentes, proporcionándoles los medios para generar la información deseada.
De manera tal, que esto facilitaría el intercambio de Información; por cuanto, la recuperación y examinación de datos provenientes del ambiente, ya sean internos o externos, son de gran ventaja para cualquier tipo de empresa.
Los sistemas, según Murdick (1980), señalan:
Son capaces de transformar materia, mediante un proceso hasta convertirlos en productos finales, están conformados como estructuras. Estos sistemas, también pueden comportarse; como un grupo ordenado de elementos, que intercambian materiales, información o energía, entre sus componentes y el medio ambiente, funcionan recaudando y emitiendo información, tienen misión de procesador; reciben los insumos en forma de datos del exterior, los cambian y finalmente envían a la salida, los productos finales o servicios elaborados.
Lo anterior, nos permite hacer la reflexión con respecto a los sistemas, en cuanto a su capacidad de transformar materia, insumo y energía, dentro y fuera de cualquier organización, como es el caso del Instituto Municipal de Aseo Urbano.
En Latinoamérica, para las Organizaciones es una necesidad los sistemas y procedimientos administrativos; ya que los mismos, han progresado con el hecho de simplificar con esta herramienta de control la manera de realizar sus labores; lo que permite también, que al momento de ejecutar las actividades, los empleados se adiestren con una guía que les especifica; como lograr los objetivos planeados, para obtener el logro de las metas establecidas.
En Venezuela, esta herramienta se ha hecho fundamental en cada una de las organizaciones existentes, motivado a la creciente búsqueda y crecimiento constante de la globalización; capturando con esto los mercados, tomando en cuenta el desarrollo sustentable de los recursos.
Por ello, en el Estado Zulia, debido a su constante desarrollo económico y poblacional; ha generado un crecimiento del deterioro ambiental, acompañado de un aumento progresivo de los residuos y desechos sólidos.
Por este motivo, se encuentra establecido el Instituto Municipal de Aseo Urbano (IMAU); autónomo, con patrimonio propio y personalidad Jurídica. Dedicado a la organización de rutas para la recolección de residuos y desechos sólidos en el Municipio Colón del Estado Zulia.
Sin embargo, el Instituto Municipal de Aseo Urbano (IMAU), presenta problemas organizacionales y estructurales, debido al funcionamiento incoherente en la ejecución de tareas y responsabilidades mínimas requeridas, por las diferentes leyes y normativas gubernamentales de la administración pública.
Además de lo anterior, presenta otros síntomas como: la diferencia de opiniones referentes a las actividades, falta de retroalimentación de información, elaboración de una tarea por diferentes personas, retardos en el proceso del gasto y/o pagos; y a veces, el no cumplimiento de los procesos del gasto y/o pagos, retardo en la entrega de información e informes, retardos de los cierres presupuestarios y contables, falta de liderazgo o muchos líderes.
Debido a esto, se produce varias causas, como: las funciones y tareas de las diferentes áreas, no se encuentran debidamente establecidas; es decir, existen cargos no acordes con las actividades, u actividades y cargos no acordes con el departamento; aunado a esto, la falta de departamentos con personal especializado.
En consecuencia, se presenta desconocimiento de las funciones o actividades; ya que, no cuenta con un documento formal que le permita llevar la secuencia lógica de las tareas, en cada uno de los pasos que conforman el procedimiento administrativo, como son: Pérdida de tiempo al realizar las actividades, establecimiento incoherente de tareas a cada persona; lentitud de circulación de información; bajo dialogo interno; falta de comunicación e intercambio de información, desconocimiento de las actividades importantes; baja integración entre departamentos, escaso trabajo en equipo, desconocimientos de leyes y reglamentos administrativos para establecimientos de las tareas, atraso en el proceso de la solución de problemas.
Como también, la decepción y la desmotivación de los trabajadores, tornándose un ambiente de trabajo pesado, por la falta de una dirección sistemática administrativa coherente, que facilite las actividades y relaciones interpersonales diarias. Por consiguiente pudiera permitir el incumplimiento de los objetivos y planes establecidos, y por ende el desaprovechamiento de importantes oportunidades.
De tal manera, que con la implementación de un Sistema y Procedimiento Administrativo para el Instituto Municipal de Aseo Urbano, conllevaría al mejoramiento de los procesos Administrativo, además de mejorar las relaciones interpersonales.
La problemática anteriormente descrita, pudiera generar las siguientes interrogantes:
¿Se hace necesario un Sistemas y Procedimientos Administrativos para el Instituto Municipal de Aseo Urbano (IMAU)?
¿Cuál es la situación organizacional del Instituto Municipal de Aseo Urbano?
¿Qué debilidades y Fortalezas Administrativas presenta el Instituto Municipal de Aseo Urbano (IMAU)?.
¿Cumple con los objetivos y metas planteadas?.
Por ello opino, que se debe plantear como objetivo general, “proponer Sistemas y Procedimientos Administrativos para el Instituto Municipal de Aseo Urbano (IMAU), del Municipio Colón del Estado Zulia”.
Y específicamente, para alcanzar este objetivo, se debe primeramente: Diagnosticar la situación organizacional de I.M.A.U. Así como, detectar las debilidades y fortalezas administrativas, que presenta el Instituto. Además de Elaborar la propuesta de un Sistema y Procedimiento Administrativo para el Instituto. Y finalmente evaluar la funcionabilidad de los resultados y de ser necesario, la corrupción de los mismos.
Justificación
Cabe destacar, la importancia que tiene Sistemas y Procedimientos Administrativos en toda Empresa; en cuanto, al buen funcionamiento de las actividades en forma coherente e inequívoca, permitiendo la disminución del tiempo y por ende el costo para producir productos o servicios de óptima calidad.
Es importante, porque, mediante la labor de sistemas y procedimientos, se puede señalar mediante el método científico al revisar los objetivos de una organización, para la simplificación del trabajo, posterior análisis de su funcionamiento, procedimiento, y diseño del sistema y procedimiento administrativo; lo cual mejora su forma de operar, obteniendo mayor confiabilidad de los procesos, mejorando el tiempo de respuesta, disminuyendo el costo, mejoramiento del servicio, incremento en la moral de los trabajadores, menor burocracia y mejora el manejo de los recursos. Es necesario, conocer las labores de la empresa de manera detallada con el propósito de establecer un sistema de operación, ya que no es posible que cada persona, sección o departamento, lleve a cabo sus operaciones sin un orden.
Lo anteriormente expuesto, permite que sea de importancia y de beneficio, tanto para IMAU, la Alcaldía, la sociedad, así como otras Instituciones relacionadas; como también, otras empresas.
Más detalladamente, beneficia al personal que labora en el Instituto Municipal de Aseo Urbano, por medio de establecimiento de funciones como por ejemplo; atención a clientes o suscriptores, auxiliar de compra, archivador, entre otras funciones más. Además, ayudaría al crecimiento profesional y personal del individuo, por medio de capacitaciones, incentivos, etc. de cada persona que labora o laborará en la renombrada Institución.
Elevando así, la calidad de vida de los trabajadores del Instituto; al igual, mejora la de sus familiares; como también a la Sociedad comprendida por cinco parroquias y sus alrededores.
En otras palabras, al llevarse a cabo la formulación y puesta en marcha del Sistema y Procesamiento para el Instituto Municipal de Aseo Urbano (IMAU) beneficiará a todas las Instituciones similares a ésta, como también a los estudiantes de UNESUR; por cuanto, servirá de guía para futuras investigaciones, en materia organizativa, realización de proyectos o simplemente servir de modelo, para la realización de tareas similares.
Por otra parte, la cultura también se beneficia, porque recibe como “usuarios” un buen servicio de recolección; por cuanto, éste nos ayuda a crear conciencia real y ambiental de nuestro entorno. Imaginemos, que no existe este tipo de Institución, como sería el ambiente, nuestras calles, escuelas, Instituciones, etc., es por esto, que se hace necesario crear conciencia en el aseo y recolección de desechos sólidos sin quemarla, lo que disminuiría la contaminación ambiental; así como también, enfermedades respiratorias.
En Latinoamérica, para las Organizaciones es una necesidad los sistemas y procedimientos administrativos; ya que los mismos, han progresado con el hecho de simplificar con esta herramienta de control la manera de realizar sus labores; lo que permite también, que al momento de ejecutar las actividades, los empleados se adiestren con una guía que les especifica; como lograr los objetivos planeados, para obtener el logro de las metas establecidas.
En Venezuela, esta herramienta se ha hecho fundamental en cada una de las organizaciones existentes, motivado a la creciente búsqueda y crecimiento constante de la globalización; capturando con esto los mercados, tomando en cuenta el desarrollo sustentable de los recursos.
Por ello, en el Estado Zulia, debido a su constante desarrollo económico y poblacional; ha generado un crecimiento del deterioro ambiental, acompañado de un aumento progresivo de los residuos y desechos sólidos.
Por este motivo, se encuentra establecido el Instituto Municipal de Aseo Urbano (IMAU); autónomo, con patrimonio propio y personalidad Jurídica. Dedicado a la organización de rutas para la recolección de residuos y desechos sólidos en el Municipio Colón del Estado Zulia.
Sin embargo, el Instituto Municipal de Aseo Urbano (IMAU), presenta problemas organizacionales y estructurales, debido al funcionamiento incoherente en la ejecución de tareas y responsabilidades mínimas requeridas, por las diferentes leyes y normativas gubernamentales de la administración pública.
Además de lo anterior, presenta otros síntomas como: la diferencia de opiniones referentes a las actividades, falta de retroalimentación de información, elaboración de una tarea por diferentes personas, retardos en el proceso del gasto y/o pagos; y a veces, el no cumplimiento de los procesos del gasto y/o pagos, retardo en la entrega de información e informes, retardos de los cierres presupuestarios y contables, falta de liderazgo o muchos líderes.
Debido a esto, se produce varias causas, como: las funciones y tareas de las diferentes áreas, no se encuentran debidamente establecidas; es decir, existen cargos no acordes con las actividades, u actividades y cargos no acordes con el departamento; aunado a esto, la falta de departamentos con personal especializado.
En consecuencia, se presenta desconocimiento de las funciones o actividades; ya que, no cuenta con un documento formal que le permita llevar la secuencia lógica de las tareas, en cada uno de los pasos que conforman el procedimiento administrativo, como son: Pérdida de tiempo al realizar las actividades, establecimiento incoherente de tareas a cada persona; lentitud de circulación de información; bajo dialogo interno; falta de comunicación e intercambio de información, desconocimiento de las actividades importantes; baja integración entre departamentos, escaso trabajo en equipo, desconocimientos de leyes y reglamentos administrativos para establecimientos de las tareas, atraso en el proceso de la solución de problemas.
Como también, la decepción y la desmotivación de los trabajadores, tornándose un ambiente de trabajo pesado, por la falta de una dirección sistemática administrativa coherente, que facilite las actividades y relaciones interpersonales diarias. Por consiguiente pudiera permitir el incumplimiento de los objetivos y planes establecidos, y por ende el desaprovechamiento de importantes oportunidades.
De tal manera, que con la implementación de un Sistema y Procedimiento Administrativo para el Instituto Municipal de Aseo Urbano, conllevaría al mejoramiento de los procesos Administrativo, además de mejorar las relaciones interpersonales.
La problemática anteriormente descrita, pudiera generar las siguientes interrogantes:
¿Se hace necesario un Sistemas y Procedimientos Administrativos para el Instituto Municipal de Aseo Urbano (IMAU)?
¿Cuál es la situación organizacional del Instituto Municipal de Aseo Urbano?
¿Qué debilidades y Fortalezas Administrativas presenta el Instituto Municipal de Aseo Urbano (IMAU)?.
¿Cumple con los objetivos y metas planteadas?.
Por ello opino, que se debe plantear como objetivo general, “proponer Sistemas y Procedimientos Administrativos para el Instituto Municipal de Aseo Urbano (IMAU), del Municipio Colón del Estado Zulia”.
Y específicamente, para alcanzar este objetivo, se debe primeramente: Diagnosticar la situación organizacional de I.M.A.U. Así como, detectar las debilidades y fortalezas administrativas, que presenta el Instituto. Además de Elaborar la propuesta de un Sistema y Procedimiento Administrativo para el Instituto. Y finalmente evaluar la funcionabilidad de los resultados y de ser necesario, la corrupción de los mismos.
Justificación
Cabe destacar, la importancia que tiene Sistemas y Procedimientos Administrativos en toda Empresa; en cuanto, al buen funcionamiento de las actividades en forma coherente e inequívoca, permitiendo la disminución del tiempo y por ende el costo para producir productos o servicios de óptima calidad.
Es importante, porque, mediante la labor de sistemas y procedimientos, se puede señalar mediante el método científico al revisar los objetivos de una organización, para la simplificación del trabajo, posterior análisis de su funcionamiento, procedimiento, y diseño del sistema y procedimiento administrativo; lo cual mejora su forma de operar, obteniendo mayor confiabilidad de los procesos, mejorando el tiempo de respuesta, disminuyendo el costo, mejoramiento del servicio, incremento en la moral de los trabajadores, menor burocracia y mejora el manejo de los recursos. Es necesario, conocer las labores de la empresa de manera detallada con el propósito de establecer un sistema de operación, ya que no es posible que cada persona, sección o departamento, lleve a cabo sus operaciones sin un orden.
Lo anteriormente expuesto, permite que sea de importancia y de beneficio, tanto para IMAU, la Alcaldía, la sociedad, así como otras Instituciones relacionadas; como también, otras empresas.
Más detalladamente, beneficia al personal que labora en el Instituto Municipal de Aseo Urbano, por medio de establecimiento de funciones como por ejemplo; atención a clientes o suscriptores, auxiliar de compra, archivador, entre otras funciones más. Además, ayudaría al crecimiento profesional y personal del individuo, por medio de capacitaciones, incentivos, etc. de cada persona que labora o laborará en la renombrada Institución.
Elevando así, la calidad de vida de los trabajadores del Instituto; al igual, mejora la de sus familiares; como también a la Sociedad comprendida por cinco parroquias y sus alrededores.
En otras palabras, al llevarse a cabo la formulación y puesta en marcha del Sistema y Procesamiento para el Instituto Municipal de Aseo Urbano (IMAU) beneficiará a todas las Instituciones similares a ésta, como también a los estudiantes de UNESUR; por cuanto, servirá de guía para futuras investigaciones, en materia organizativa, realización de proyectos o simplemente servir de modelo, para la realización de tareas similares.
Por otra parte, la cultura también se beneficia, porque recibe como “usuarios” un buen servicio de recolección; por cuanto, éste nos ayuda a crear conciencia real y ambiental de nuestro entorno. Imaginemos, que no existe este tipo de Institución, como sería el ambiente, nuestras calles, escuelas, Instituciones, etc., es por esto, que se hace necesario crear conciencia en el aseo y recolección de desechos sólidos sin quemarla, lo que disminuiría la contaminación ambiental; así como también, enfermedades respiratorias.
Fuente para este post:
Libro. Administración de recursos humanos por Idalberto Chiavenato.
Recurso humano de la Organizacion
Muy bueno tu aporte @nachica, es una buena asociación entre los conocimientos administrativos y los problemas que aquejan a nuestra comunidad. Saludos.
¡Felicitaciones!
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gracias por su aporte @entropia
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gracias por su aporte y que les gusto mi post
Saludos @nachica, excelente propuesta y recomendación sobre algunos procedimientos administrativos, en este caso enfocado en el sector público, mu buena redacción, seguiré leyéndote un abrazo.