¿Qué es un flujo de trabajo y por qué lo necesitas?

Durante gran parte de mi vida laboral he estado directamente involucrado con el emprendimiento, soy de aquellos que no se conforman con trabajar durante toda la vida para alguien más, ayudando a que otros se hagan ricos. Sí, el emprendimiento no es para todo el mundo, solo es para ciertos elegidos, es un mundo exclusivo, como un club VIP. No todas las personas están dispuestas a sacrificar la seguridad y la comodidad de un sueldo mensual para dar lugar a la incertidumbre que genera el ir detrás de sus sueños, metas y objetivos de vida. ¡Esto es el emprendimiento!

Imagen: Pixabay.com

El emprendimiento no es fácil, no señor

Requiere de muchas habilidades, aptitudes y suerte. El emprendedor desde el día cero tiene que soportar el embate de la competencia, la responsabilidad de generar mes a mes los ingresos que la empresa requiere para cubrir sus costos, las barreras fiscales que vienen en forma de requisitos, trámites, permisos, normativas, impuestos y un largo etcétera. Todo esto se resume en la adquisición de serias e ineludibles responsabilidades con uno mismo y con terceros.

La administración de una empresa puede convertirse en una tarea herculeana si es que no se cuenta con un sistema consistente de gestión de la información.

Ahora bien, esta vez vamos a hablar de ciertas herramientas y hábitos de productividad que nos pueden ayudar a ser más competitivos y ahorrarnos muchos dolores de cabeza cuando se trata de la gestión de tu emprendimiento. Específicamente voy a enfocarme en los flujos de trabajo y en Trello que es una aplicación que te ayuda a organizar y gestionar tus flujos de trabajo. Vengo usando este maravilloso software en la nube desde hace algunos años con buenos resultados. ¡Es genial, me encanta!

¿Qué es un flujo de trabajo y por qué lo necesitas?

Un flujo de trabajo se puede definir como "la secuencia de procesos o pasos a través de la cual un trabajo transcurre desde su inicio hasta su finalización". En otras palabras es un método que utilizas para hacer tus cosas. Estas "cosas" pueden ser desde una lista semanal de tareas hasta un proyecto más complejo como escribir tu tesis de grado, un libro o un manual de procedimientos, preparar una propuesta de servicios para un cliente o cualquier otra tarea en la que te veas involucrado y que quieras cumplirla oportunamente sin retrasos, sin justificaciones y sin pretextos.

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Me atrevo de decir con toda seguridad que ejecutas flujos de trabajo todos los días, pero sin darte cuenta. Por ejemplo, supongamos que todos los jueves dejas tu ropa en la lavandería, el local está rumbo a tu universidad donde tienes un par de horas de clase, y por coincidencia ese lugar de exquisitos postres que tanto te gusta queda al paso. Entonces, todos los jueves vas a la tintorería para dejar y recoger tu ropa, luego vas a la U a tomar las clases y, finalmente, pasas por el lugar de tus postres favoritos. Como ves, ya tienes una rutina definida que se lleva a cabo en un determinado orden y sin contratiempos. Lo que has hecho es definir una ruta y optimizarla en función de tus necesidades y gustos. Lo que no sabes es que has creado un flujo de trabajo, eso sí, de lo más simple.

Del mismo modo, cuando hablamos de productividad laboral es posible que no seas consciente de lo fácil que sería tu vida si es que tuvieras un flujo de trabajo establecido.

Objetivo del flujo de trabajo

El principal objetivo consiste en reducir el tiempo y acelerar la ejecución de una actividad a través de la colaboración y coordinación entre procesos, personas y máquina, de ser el caso. La sistematización de las actividades permite llevar a cabo con seguridad y oportunamente la movilidad del personal, ofrece mecanismos de control y seguimiento de procedimientos de la empresa, agiliza el intercambio de información y la toma de decisiones en la empresa, etc.

Beneficios del flujo de trabajo

• Mejora la productividad del trabajo gracias a la automatización de procesos
• Estandarización de los métodos de trabajo mediante procesos preestablecidos
• Optimización de la circulación de información interna.
• Ahorro de tiempo en tareas poco necesarias u obsoletas.

Ejemplos de flujos de trabajo

Tareas sencillas y productividad personal

Considero que este es uno de los flujos de trabajo fundamentales porque significa el punto de partida para cualquier actividad que quieras llevar a cabo.

Aquí es donde aprovecho las funcionalidades de Trello, la aplicación que utilizo para crear mis flujos de trabajo. Trello hace las veces de un tablero o pizarra donde se colocan listas y dentro de estas se crean tarjetas. Por ejemplo, se crea un tablero –al que se le da un nombre– que contiene cuatro listas básicas:

1. Por hacer
2. En progreso
3. En espera
4. Hecho o completado

Una vez creadas las listas, en cada una de ellas se crean tarjetas de las tareas empezando por la lista 1. Las tarjetas pueden moverse libremente entre los diferentes listas (1, 2, 3, 4) con el fin de cambiar su estado de avance.

Los niveles de organización jerárquica de Trello son:

1. Tablero
2. Lista
3. Tarjeta

Como se ve en la imagen a continuación se puede crear cuantas listas y tarjetas necesitemos.

Imagen: @juanfb

Este es el tablero de Trello en el que organizo los artículos que publico en steemit.com/@juanfb o busy.org/@juanfb. Cada lista está ordenada mensualmente y contiene tarjetas de cada uno de los textos que voy a escribir; cada tarjeta, a su vez, contiene el título del texto, las imágenes que voy a utilizar, las fuentes de consulta y las ideas básicas en las que voy a basar mis ensayos.

Imagen: @juanfb

En este otro tablero de Trello planifico los platillos que voy a cocinar de semana en semana, así cuando voy al supermercado compro lo necesario y me aseguro de que ningún ingrediente falte o sobre. Por cierto, la cocina es una de mis pasiones, así que todos los días dedico un espacio a esta actividad. Es gratificante saber que mis hijos y mi esposa disfrutan de la comida que les preparo.

Imagen: @juanfb

Flujos de trabajo "Scrum" y "Agile"

Estas son dos metodologías que vienen aplicándose en organizaciones de todo tamaño las cuales permiten una óptima organización de las tareas en grupos de trabajo. La idea fundamental es que se estructura las tareas de un proyecto en lapsos cortos de una o dos semanas. Estas tareas o "ráfagas" reciben el nombre de "sprints". Antes de que cada tarea representada por una tarjeta entre en la lista de "ráfagas" o "sprints" debe colocarse en una lista llamada "en espera" o "por hacer", por ejemplo.

A medida que avanza el proyecto, las tarjetas pasan de la lista "en espera" a la lista de "ráfagas" o "sprints" para ejecutarlas hasta que finalice el plazo asignado.

Imagen: Trello.com

Una vez que finaliza la "ráfaga" actual se registra y se revisa el progreso. En esta etapa el equipo de trabajo puede discutir sobre lo que fue bien y lo que podría mejorarse, este ejercicio se llama "retrospectiva". Una vez implementadas las ideas de la retrospectiva, el proceso comienza nuevamente con una "ráfaga" o "sprint" nueva.

El aspecto más importante de un flujo de trabajo es cuán efectivo te hace al momento de cumplir con tus tareas y plazos.

Trello, aplicación para crear flujos de trabajo

Trello te permite crear fácilmente flujos de trabajo flexibles que se adaptan a tus necesidades. Trello tiene versión web y aplicaciones para dispositivos móviles Android y iOS, así como para sistemas operativos Windows y MacOS.

Espero que esta guía rápida haya sido útil para establecer tu propio flujo de trabajo en tu emprendimiento o actividad, recuerda que los flujos de trabajo se aplican a cualquier cosa que quieras hacer.

Me gustaría que me cuentes si esta publicación fue de utilidad y si empezaste a utilizar Trello para organizar tus actividades de una manera amigable y efectiva.

Juan Francisco Bolaños
steemit.com/@juanfb | busy.org/@juanfb

Referencias:

• Moon, L. (2018). What Is A Workflow, And Why Do You Need It? New York, NY: Trello.com. http://bit.ly/2KPstUS
• Soto, B. (2018). ¿Qué es workflow o flujo de trabajo? Barcelona, España: Gestion.org. http://bit.ly/2KQYdcx
• Iniciativa de EKCIT. (2015). Flujo de trabajo. Madrid, España: Ticportal.es. http://bit.ly/2KNK3sw

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