[Scholarship] Làm thế nào để chinh phục học bổng Tiến sĩ - Kỳ 3: Chuẩn bị giấy tờ, tài liệu

Source: http://www.lehwego.com/carnival-info/your-cropover-2013-preparation-plan-and-budget-part-1/

Bật "nút khởi động" ngay và luôn

Việc chuẩn bị để apply học bổng là một quá trình gian nan. Có bạn mất 1 năm, có bạn 2 năm, cũng có bạn lâu hơn hoặc ngắn hơn. Nói 2 năm có vẻ lâu, có bạn bảo dài quá, không theo nổi. Nhưng xin thưa, đây không phải là tổng số thời gian bạn phải bỏ ra. Bạn có thể vừa chuẩn bị, vừa làm việc khác. Chúng ta luôn có hàng ti tỉ việc phải lo, trên hết là cơm áo gạo tiền. Nhưng, đừng ngần ngại nhấn "nút khởi động" ngay lập tức, sau đó bạn có thể túc tắc mà đi. Chậm mà chắc. Bạn có thể vừa đi vừa suy nghĩ đến mục đích, đề tài, trường lớp, thầy cô, ... không sao cả. Như thế còn hơn không "bật máy" thì không biết lúc nào mà đến được.

Năng nhặt, chặt bị

Quá trình chuẩn bị không cần phải dồn dập, mất quá nhiều thời gian. Nhưng bạn cần có kế hoạch cho nó. Kế hoạch là phải vạch ra được bạn cần tích lũy cái gì cho hồ sơ trong tương lai. Tích lũy gì?

• Tích lũy trải nghiệm, va chạm để trưởng thành hơn về nhận thức, rõ ràng hơn về mục đích và hướng đi (hướng nghiên cứu) của mình. Đối với người đi học PhD, thì càng va chạm với nhiều hướng nghiên cứu, đồng nghiệp, học giả trong ngoài ngành và thực tế càng tốt.
• Tích lũy động lực (motivation) và xung lực (momentum). Đến một thời điểm nào đó, bạn sẽ thấy động lực đi học của mình lớn hơn bao giờ hết: “Mình phải đi đến... để học PhD”. Để đến được đó, theo kinh nghiệm của mình, bạn cũng cần tích lũy. Có lúc bạn chả có năng lượng để làm việc gì cả. Do đó, nên chú ý nắm bắt những thay đổi tích cực trong cuộc sống của mình, giới thể thao gọi là momentum. Nói cách khác, lợi dụng các biến chuyển để tạo ra các thúc đẩy tích cực bạn tới việc quyết tâm cao độ để dành nhiều thời gian hơn cho hoàn thiện hồ sơ. Chẳng hạn, lợi dụng việc mình vừa xuất bản một bài báo để quyết tâm đầu tư cho hồ sơ - lợi dụng biến chuyển tích cực. Hoặc cũng có thể lợi dụng việc mình vừa bị sếp mắng, mà quyết tâm đi du học - lợi dụng biến chuyển tiêu cực.
• Tích lũy kinh nghiệm làm việc, nghiên cứu và xuất bản phẩm, làm giàu CV của mình. Hãy xem CV là như một cái túi, bạn càng tích lũy nhiều thì càng có nhiều thứ để “show” trong CV cho hội đồng học bổng họ xem. Mình rất thấy hứng thú với mỗi lần ngồi trau chuốt và bổ sung CV, vì mỗi lần như thế mình có cái mới để thêm vào.
• Và chuẩn bị các giấy tờ, tài liệu.

Nghe chuẩn bị giấy tờ, tài liệu có vẻ đơn giản. Thực tế đây là việc rất đau đầu và ngốn nhiều thời gian.

Các giấy tờ, tài liệu gồm có:

(1) các giấy tờ tùy thân (nằm trong mục các citizenship certificate) như giấy khai sinh và passport;
(2) bằng cấp;
(3) bảng điểm;
(4) giấy chứng nhận các khóa đào tạo;
(5) chứng nhận các giải thưởng, học bổng;
(6) các loại hợp đồng lao động;
(7) luận văn và đánh giá của hội đồng.

Kể thì ít vậy nhưng có rất nhiều các loại giấy tờ ở đây. Mỗi loại giấy tờ cần được chuyển ngữ sang tiếng Anh và được công chứng.

Một trong những khó khăn nhất, tốn thời gian và mệt mỏi nhất (chắc là ở Việt Nam) chính là xin công chứng các giấy tờ. Cái thì phải về quê xin bản sao và công chứng tại địa phương ví dụ như giấy khai sinh; cái thì phải công chứng ở phường; cái thì phải lên thành phố (ví dụ các bản có tiếng Anh, phường không có năng lực công chứng); cái thì phải về trường (ví dụ bảng điểm). Đó là chưa kể việc dịch các văn bản sang tiếng Anh.

Kinh nghiệm xương máu

Sau đây là một vài kinh nghiệm của mình:
(i) Lưu giữ cẩn thận

phải luôn có các túi clear bag để đựng các loại giấy tờ, có dán nhãn để phân biệt. Bản gốc và bản sao. Ý thức lưu giữ tất cả các loại giấy tờ của bản thân một cách ngăn nắp và an toàn sẽ giúp mình rất nhiều khi bước vào giai đoạn căng thẳng chuẩn bị hồ sơ.

(ii) Scan thật đẹp

Bên cạnh các giấy tờ bản cứng (hardcopy) bạn cần lưu giữ các bản mềm (softcopy). Một số loại tài liệu không có bản mềm thì bạn nền scan lại. Mà scan đẹp vào. Đừng tiếc tiền khi scan. Tại sao scan, vì hầu như các trường hiện nay yêu cầu nộp hồ sơ online, nên có một bộ hồ sơ như vậy trong máy là rất quan trọng.

(iii) Lưu các bản sao

Photo và chuẩn bị rất nhiều bản sao của mỗi giấy tờ. Phải chuẩn bị rằng mình sẽ trường kỳ kháng chiến, đánh nhiều học bổng khác nhau. Mỗi học bổng lại cần giấy tờ cơ bản này.

(iv) Luôn back up

Máy tính luôn backup các tài liệu lên điện toán đám mây (dropbox, google drive) và cả ổ cứng di động. Luôn luôn đề phòng điều này, vì chẳng biết biến cố sẽ xảy ra lúc nào.

(v) Lấy giấy khai sinh và passport

Lấy càng nhiều bản sao càng tốt vì mình không phải lúc nào cũng về quê được. Kèm với đó là bản dịch chất lượng, có công chứng. Bạn nào chưa có hộ chiếu (passport) thì cần làm ngay. Đừng nghĩ mình chưa đi nước ngoài thì không làm. Passport có càng sớm càng tốt, để chớp lấy các cơ hội được ra nước ngoài.

(vi) Lấy các giấy tờ ngay có thể, càng sớm càng tốt:

Các giấy tờ đặc biệt là bảng điểm nên lấy ngay khi còn ở trường – lúc mình còn quen biết hệ thống và các mối quan hệ ở đó. Nên lấy bản sao do bộ phận ở trường tạo ra, vì sau này quay lại trường sẽ không công nhận bản sao mình photo từ bên ngoài.

(vii) Giải thích và quy đổi bảng điểm

Ở Úc thang điểm tương đối khác Việt Nam. Họ thường chấm theo Fail, Pass, Credit, Distinction, và High Distinction trên thang 100. Do đó, bạn cần có một bản giải thích các thang của bảng điểm cho phù hợp, để họ tự đánh giá. Nên nhớ mỗi bang ở Úc hay Nea Zealand có cách chấm khác nhau, nên apply ở đâu thì xem kỹ cách chấm điểm ở đó để giải thích cho họ hiểu. Nên nhớ là bản giải thích cũng cần trường nơi mình học xác nhận.

(viii) Công chứng ngay khi có thể

Khi rỗi thì đi lấy bản sao và công chứng luôn tất cả giấy tờ có thể. Tuy nhiên chú ý thời hạn công chứng hiệu lực có 6 tháng thôi. Bắt đầu làm việc công chứng càng sớm càng tốt (ví dụ từ mấy tháng trước khi xin học bổng). Đừng chờ đến khi chuẩn bị học bổng rồi mới làm, đầu óc mình rất mệt mỏi phải lo các thứ khác trong hồ sơ, nhìn việc hành chính nhiêu khê sẽ thấy nản luôn.

(ix) Công chứng ở chỗ uy tín

Các bản tiếng anh cần công chứng ở cấp quận. Nhưng thủ tục tương đối rườm ra. Như mình, lên hẳn Đại sứ quán Úc công chứng. Mỗi loại giấy tờ ở đây (tất nhiên phải là giấy tờ tiếng Anh) được công chứng với giá 40 đô – nghĩa là giấy tờ gồm 1 hay nhiều trang thì đều 40 đô. Mình làm tới 7-8 loại luôn (máu thôi rồi!), tổng tiền Việt lên tới 6 thì phải. Anh officer ở Đại sứ quán thấy thế nhìn mình với ánh mắt ái ngại. Nhưng nó thể hiện cho triết lý của mình: đã máu thì làm tới luôn. Được cái, công chứng bởi Đại sứ quán thì dùng được lâu dài, các đại học, cơ quan Úc đều chấp nhận (kể cả khi mình đi xin việc).

(x) Dịch ra tiếng Anh thật chất lượng

Công việc này cũng khá căng thẳng. Theo kinh nghiệm của mình thì nên tự dịch, rồi ra quận công chứng. Tự dịch sẽ đảm bảo được chất lượng của giấy tờ của mình, tránh trường hợp dở khóc dở cười vì sai nghĩa.

(xi) Bằng cấp tiếng Anh

Ở Úc và New Zealand yêu cầu có bằng IELTS. Khi thi ở IDP và Hội đồng Anh (British Council) thì bạn cần chú ý là: phải sau 2 tuần mới có kết quả. Vì thế bạn nên lập kế hoạch để lấy bằng tiếng Anh trước thời điểm nộp hồ sơ 1-2 tháng để tránh phải phân tâm khi chuẩn bị các phần khác trong hồ sơ. Ở đây bạn nên lấy cả giấy chứng nhận bản cứng và bản mềm. Có trường cũng yêu cầu bạn đưa link của nơi trao bằng để họ tự tra điểm số của bạn.

(xii) Lấy và lưu giữ hợp đồng lao động:

Một số trường sẽ yêu cầu bạn đưa ra bằng chứng bạn đã tham gia các công việc gần đây nhất. Bạn nên lưu lại các bản hợp đồng này. Những bản nào chất lượng thì dịch ra tiếng Anh, xin chữ ký nơi chủ quản/bên thuê để dùng lâu dài (quan trọng lắm đấy). Chú ý, bạn có các hợp đồng ngắn hạn cũng nên lưu lại.

(xiii)Luận văn Đại học/Thạc sĩ

Đối với học bổng TS thì luận văn thạc sĩ là phần không thể thiếu. Bạn cần chuẩn bị dịch một phần gồm tóm tắt, mục lục, và phần quan trọng nhất ra tiếng Anh. Một cái nữa mình cũng thấy rất hiệu quả là bạn nên xin bản đánh giá của hội đồng/ chuyên gia (examiners) đối với luận văn của mình, có công chứng của trường. Đây là một bằng chứng rất hiệu quả để cho thấy chất lượng của luận văn của mình. Mình không xin từ khi tốt nghiệp nên sau đó bộ phận văn thư trường mình tìm lại khá vất vả mới cho ra được bản đánh giá có xác nhận của khoa.

Như vậy, trên đây là các điểm cần lưu ý khi chuẩn bị các giấy tờ, tài liệu cho hồ sơ học bổng. Mong rằng các bạn thấy được các gợi ý hữu ích cho quá trình chuẩn bị của mình. Nếu bạn còn băn khoăn về mục đích khi tìm tới học bổng tiến sĩ, xin hãy đọc Kỳ 1 - https://steemit.com/scholarship/@essimay/scholarship-lam-the-nao-de-chinh-phuc-duoc-hoc-bong-tien-si-ky-1-gioi-thieu-va-tinh-muc-dich ; và đọc Kỳ 2 về các thành phần cơ bản của một hồ sơ https://steemit.com/scholarship/@essimay/scholarship-ky-2-cac-thanh-phan-co-ban-khi-chuan-bi-ho-so-hoc-bong-ts

Cảm ơn các bạn. Chúc các bạn may mắn.

Và đón chờ Kỳ 4 - Xin thư giới thiệu (letter of recommendation) nhé.