Não desanime, se você realmente está disposto que esse projeto dê certo, continue firme, e talvez não seja bom marcar horários, pois a disponibilidade de todos não se confirma ao mesmo tempo, sempre que você puder estar on fique, as vezes você encontra todos lá ao mesmo tempo, as coisas irão acontecer no tempo certo.
Deixe tudo evoluir e fluir naturalmente, sem muita ansiedade e sem muita pressão.. eu sei o quanto é difícil..

Tudo encaminhará conforme você deseja, espere um pouco mais, sorte e sucesso no projeto @camoes!