Gestione degli impegni quotidiani...ottimizziamo! Cap.1 / Management of daily commitments ... we optimize! Chap.1 [ITA - ENG]

CCO Creative Commons - Origine foto

Ciao caro amico di Steemit!
Anche se ultimamente sto pubblicando poco e di carne al fuoco ne abbiamo già molta ho deciso di aggiungere un carico "da novanta"!
Il post di oggi rappresenta l'inizio di un nuovo progetto editoriale che si affiancherà e si alternerà all'Enciclopsicologia; in questa serie di articolo voglio intraprendere discorsi un pò più leggeri di quelli che solitamente affrontiamo (almeno da un punto di vista della complessità e della lettura) ma certamente meno importanti.
Andrò a studiare ed approfondire l'organizzazione e la gestione degli impegni quotidiani; in questo primo capitolo voglio partire dandoti dieci semplici suggerimenti che potranno eliminare un pò di pressione, senza esitare oltre direi di addentrarci nel "succo" del discorso... eccoti i miei personali consigli!

1. Utilizza la parola "perché"
La parola perché ha da sempre un qualcosa di magico; nello studio di Ellen Langer, professoressa di psicologia ad Harvard, si rivela come il semplice utilizzo di questa parola inserito in una richiesta raddoppi la possibilità di ottenere quello che vogliamo, non è nemmeno necessario che sia seguita da qualcosa di significativo, semplicemente includendo la parola "perché" chi ci ascolta reagisce come se ci fosse una buona ragione.
Per lavorare meno spesso è necessario agire sulle persone intorno a noi, includendo la parola "perché" le tue ragioni saranno considerate più razionali ed accettabili, sia che tu stia rispondendo "no" ad una richiesta, sia che tu stia chiedendo di uscire dal lavoro in orario (invece che dopo le consueta ora di straordinario non pagata).

2. Ogni tanto spegniti!
Si sa, il cervello non è fatto per lavorare in maniera costante; un breve studio dell'università di Londrasull'impatto dell'essere sempre "online" (ovviamente utilizzando telefonini, pc o tablet per leggere e-mail od altro) ha suggerito che questa abitudine può ridurre il QI quanto fumare cannabis o perdere una notte di sonno; nonostante non sia possibile tirare troppe conclusioni da questo studio una cosa è certa...il cervello ha bisogno dei suoi tempi di inattività.
Fai fare una pausa al cervello, fa che il controllo delle mail e dei messaggi non sia sempre intenzionale e volontario, stabilisci dei momenti specifici per farlo in maniera concentrata, eviterai così di sbirciare...e sicuramente evita di controllare le e-mail prima di andare a letto (sta tranquillo che il mondo sopravviverà senza di te per qualche ora!).

3. Eliminate le notifiche!
Degli studi effettuati nel mondo degli uffici hanno rilevato che gli impiegati passano da un compito ad un altro in media ogni tre minuti; ogni volta che cambiano mansione il cervello deve riadattarsi alle regole del gioco; David Mayer, professore di psicologia all'università del Michigan, fa notare che saltare avanti ed indietro anche solo tra due attività aumenta il tempo complessivo per svolgerle del quaranta per cento!
Uno dei più grandi colpevoli di questa situazione è senza alcun dubbio il "trillo" delle notifiche!
Quanti possono resistere all'attrattiva del tintinnio che annuncia l'arrivo di un "messaggino"?Tuttavia pur prendendoci una pausa, ci stiamo distraendo e, pertanto, riduciamo la nostra efficienza.
Per arginare questo fenomeno, Microsoft ha creato un app interna all'azienda chiamata Thinking Time, che permette allo staff di eliminare tutte le notifiche per un determinato periodo di tempo, favorendo concentrazione e pensiero.

4. Cancella qualche riunione!
Le riunioni da sempre conquistano gran parte del tempo aumentando ogni volta sia di frequenza che di durata, alcune ricerche hanno dimostrato che i dirigenti di livello intermedio passano più del 50% del loro tempo in riunione; tuttavia il valore di queste riunioni è molto discutibile.
Vari studi hanno dimostrato, dopo un'analisi eseguita su 7000 dirigenti, che la semplice organizzazione ed il coordinamento di queste riunioni potevano costare più di 54 milioni di dollari l'anno!
La multinazionale americana 3M ha stimato che l'inefficienza delle riunioni dei suoi dirigenti gli costava circa 79 milioni l'anno (mica bruscolini!)!
Senza contare i costi indiretti portati dalla "sindrome da recupero post-riunione", pensa al tempo necessario a riguadagnare la concentrazione, tempo inutile e sprecato!
Perciò fa un favore a te stesso ed alla tua azienda, identifica almeno una riunione che pensi di poter saltare e cancellala, o semplicemente non andarci.

5. Pensa al tempo che ti necessita...e raddoppialo!
Vediamo ora come stabilire se siamo in grado di fare qualcosa di specifico...come fai di solito a stabilirlo?
Semplice, pensi a quanto tempo ci vorrà, a tutti gli elementi conosciuti e tiri le conclusioni, sbagliando - ogni volta!
Esiste anche uno studio che dimostra ciò che è stato rivolto ad alcuni studenti universitari ai quali è stato chiesto di stimare in quanto tempo avrebbero concluso la tesi; gli intervistatori chiesero a questi studenti di stimare anche il tempo che ci avrebbero impiegato i compagni di corso (alcuni dei quali non conoscevano neanche troppo bene), bene il risultato fu che gli studenti sopravvalutarono in maniera massiccia il tempo in cui avrebbero concluso il loro lavoro (nel senso che secondo loro ci avrebbero impiegato meno tempo del previsto) mentre riuscirono a giudicare la data di consegna dei compagni in maniera piuttosto accurata.
Questo in psicologia è noto come "errore di pianificazione".
Sopravvalutiamo ciò che siamo in grado di fare, dandoci più grandi capacità intellettuali e di concentrazione rispetto a quelle che realmente possediamo ignorando tutti gli aspetti relativi al contesto che potrebbero crearci delle difficoltà; per questo motivo, la prossima volta che ti viene richiesto di fare qualcosa, valuta quanto "tempo libero" hai per svolgere quel compito dati tutti i vostri impegni e dimezzalo, in seguito valuta quanto tempo ti necessiterà per eseguire questa mansione e raddoppialo!
Bene ora hai un giudizio più consapevole e preciso riguardo l'assumerti o meno un nuovo incarico.

6. Guarda l'orologio.
Quanti lavori porti a termine il giorno prima di andare in vacanza?
Secondo me molti.
Degli studi hanno dimostrato che quando si è più consapevoli del tempo, proprio come capita appena prima di andare in vacanza, si è significativamente più produttivi.
A questo punto è semplice intuire il mio suggerimento: se volete "stressarvi" facendo una grande quantità di cose in poco tempo, siate più consapevoli del tempo!
Mettete, ad esempio, un orologio bello grande dove potete vederlo o magari fissate delle sveglie ogni mezz'ora.
Vi sembrerà che il tempo si espanda!

7. Concludi al giusto orario.
Immagina casa tua, hai una stanza degli ospiti? E' vuota?
Secondo me hai risposto di no, la spiegazione è presto detta: è nella mente umana tendere a riempire dello spazio quando si ha a disposizione (anche se si parla di spazio temporale).
Darti delle tempistiche chiare (sia per la consegna di un progetto che per l'uscita dal lavoro) aiuta in due modi: prima di tutto, come scritto anche in precedenza, accresce la consapevolezza del tempo; in secondo luogo trattiene dal creare ulteriore spazio e tempo che, di conseguenza continueremmo a riempire!

8. Inizia prima!
Nel 1925 Bluma Zeigarnik, psicologa della Gestalt, sedeva in un caffè con degli amici; ordinarono alcuni giri di bevute ed il cameriere non segnò nulla sul suo taccuino.
Zeigarnik fu molto intrigata da questa cosa e, dopo aver pagato, fece alcune domande al cameriere e scoprì che non ricordava più nulla di ciò che il suo gruppo aveva ordinato; questo perché il nostro cervello, un pò come un computer, lavora per "file", li apre e li chiude; una volta che il conto era stato pagato il cameriere aveva chiuso il file e dimenticato tutte le ordinazioni.
Questo effetto, oggi chiamato Effetto Zeigarnik, può essere utilizzato "aprendo il file" di un progetto in anticipo, per iniziare più rapidamente; le mansioni che normalmente rimandiamo sono le più importanti e difficili o quelle che richiedono un maggiore sforzo creativo, è possibile superare questa propensione a procrastinare aprendo il "file" di un lavoro alcuni giorni prima rispetto a quando sarebbe davvero necessario iniziare.
In pratica basta semplicemente iniziare a lavorare qualche tempo prima per circa venti minuti, magari creandosi delle mappe mentali.
A questo punto il subconscio farà la sua magia e alla fine, quando inizierai il tuo lavoro in modo coscienzioso, i pensieri e le idee fluiranno più facilmente ed in modo naturale.

9. Libera la mente!
Ti è mai capitato che il PC di casa rallentasse in maniera mostruosa? Cosa fai di solito in questi casi?
Bravissimo! Una bella ripulita all'Hard Disk, si reinstallano tutti i programmi, eliminiamo i software inutili e via pronti a ripartire!
Il cervello funziona in modo simile; la nostra potenza di calcolo è limitata ed ogni pensiero, preoccupazione od idea la riduce; ciò non dovrebbe accadere!
Trova il modo di "cestinare" tutte le cose inutili dalla mente, di pulire il sistema; per qualcuno questo vuol dire proprio appuntarsi le cose su notebook e smartphone.
I punti cardine sono tre: prima di tutto ciò che utilizzi per appuntarti le cose e registrare le tue idee dovrebbe essere sempre con te; secondo inutile provare ad analizzare o ordinare le cose una volta appuntate - semplicemente scrivile!
Terzo, prendi l'abitudine di riguardare questa tua "lista cestino" in maniera regolare.
E' incredibile quanto sia liberatorio scaricare il cervello, nei prossimi post ce ne occuperemo!

10. Dulcis in fundo...sorridi!
Essere iperattivi(quando parlo di iperattività in questo caso parlo del fare mille cose tutte insieme, non va confusa con l'ADHD) non è semplicemente un dato di fatto ma anche e soprattutto un'esperienza ; si cade nella spirale ovale della continua attività, ci si affretta e ci si sente sotto pressione... un mio consiglio semplice e veloce: non prendere tutto troppo sul serio!
La vita va presa in maniera leggera!
In noi e nelle nostre vite ci sono aspetti ridicoli; lo si può notare in maniera sorprendente nei momenti di maggiore crisi ma, a riguardo, ma la maggior parte delle nostre vite siamo ciechi.
Vediamo le conseguenze immediate come catastrofiche mentre, come ha scoperto lo psicologo di Harvard Daniel Gilbert, vediamo il nostro futuro nella maniera più rosea possibile; per questo motivo catturati tra la paura dell'immediato e la speranza del futuro diventiamo mortalmente seri (e ammettiamolo anche un bel pò noiosi!).
Perché non sorridere invece?
Sorridere fa bene: riduce lo stress, rallenta la pressione sanguigna e rilascia endorfine; Ron Gutman fondatore e CEO di HealthTap, durante una conferenza TED (ne trovi molte sul Tubo anche in italiano e sono davvero interessanti) ha rivelato che un singolo sorriso stimola il cervello quanto duecento barrette di cioccolato o quanto ricevere ventimila dollari (si lo so materialoni che ora state pensando, vabbè a me dammi i 20k! considerando però che nessuno vi regalerà soldi consiglio di prendersi tutti i sorrisi possibile e di goderne fino in fondo istante dopo istante!).
Le persone pensano che sei più competente e ti ricordano meglio quando ti vedono sorridere; potresti persino vivere più a lungo se ridi di più: secondo il mio studio preferito (ed è uno studio famosissimo, non puoi non conoscerlo!) i giocatori di baseball che nelle vecchie figurine non sorridono hanno vissuto mediamente 72,9 anni; quelli con un sorriso appena accennato hanno vissuto 75 anni mentre quelli che ridevano di gusto (o a trentadue denti, fai tu!) hanno vissuto 79,9 anni!
nonostante questa fantastica ricerca solo un terzo degli uomini in età adulta sorride più di venti volte al giorno (i bambini sorridono mediamente venti volte di più, parliamo di 400 sorrisi al giorno!); non importa quante e quali cose ci siano da fare, non prender tutto così seriamente e sorridi di più...potresti sentirti meno irrequieto del solito!

Bene caro amico eccoci giunti al termine; in futuro alternerò gli articoli di questa serie a quelli dell'Enciclopsicologia in modo da non pubblicare solo roba troppo "pesante"; spero che la cosa ti faccia piacere, fammelo sapere nei commenti magari.
Come sempre grazie mille per esser passato di qua, ci si legge presto!

_{Immagine CC0 Creative Commons, si ringrazia @mrazura per il logo ITASTEM.
CLICK HERE AND VOTE FOR DAVINCI.WITNESS}

Hi dear friend of Steemit!
Even if lately I'm publishing a little meat and to the fire we already have a lot of it I decided to add a "ninety" load!
Today's post represents the beginning of a new editorial project that will flank and alternate with the Encyclopsychology; in this series of article I want to undertake speeches a little lighter than those we usually face (at least from a point of view of complexity and reading) but certainly less important.
I will go to study and deepen the organization and management of daily commitments; in this first chapter I want to start giving you ten simple suggestions that can eliminate a bit of pressure, without hesitating over I would say to go into the "juice" of the speech ... here are my personal advice!

1. Use the word "why"
The word because it has always been something magical; in the study of Ellen Langer, professor of psychology at Harvard, it is revealed how the simple use of this word inserted in a request doubles the possibility of getting what we want, it is not even necessary that it is followed by something significant, simply by including the word "why" whoever listens to us reacts as if there was a good reason.
To work less often it is necessary to act on the people around us, including the word "why" your reasons will be considered more rational and acceptable, whether you are responding "no" to a request, or that you are asking to leave work on time (instead of after the usual unpaid overtime).

2. Sometimes turned off!
You know, the brain is not made to work constantly; a short study by the University of Londres on the impact of being "online" (obviously using mobile phones, pc or tablet to read e-mails or other) suggested that this habit can reduce QI how much smoking cannabis or lose a night of sleep; although it is not possible to draw too many conclusions from this study one thing is certain ... the brain needs its downtime.
Take a break to the brain, make sure that the control of the mail and the messages is not always intentional and voluntary, establish specific moments to do it in a concentrated manner, so you will avoid peeking ... and definitely avoid checking the emails before to go to bed (do not worry that the world will survive without you for a few hours!).

3. Delete notifications!
Studies carried out in the office world have shown that employees spend one task on another every three minutes on average; whenever they change tasks the brain must readjust to the rules of the game; David Mayer, a professor of psychology at the University of Michigan, points out that jumping back and forth even between two activities increases the total time to carry them by forty percent!
One of the biggest culprits of this situation is without a doubt the "trill" of the notifications!
How many can resist the attractiveness of the tinkle announcing the arrival of a "text message"? However, even if we take a break, we are distracting and therefore reduce our efficiency.
To stem this phenomenon, Microsoft has created an app inside the company called Thinking Time, which allows staff to delete all notifications for a certain period of time, encouraging concentration and thought.

4. Cancel some meetings!
The meetings have always conquered most of the time increasing each time both frequency and duration, some research has shown that middle-level executives spend more than 50% of their time in the meeting; however the value of these meetings is very debatable.
Several studies have shown, after an analysis of 7000 executives, that the simple organization and coordination of these meetings could cost more than $ 54 million a year!
The American multinational 3M has estimated that the inefficiency of the meetings of its managers cost him about 79 million a year (mica bruscolini!)!
Not counting the indirect costs brought by the "post-meeting recovery syndrome", think about the time needed to regain concentration, useless and wasted time!
So do yourself and your company a favor, identify at least one meeting that you think you can skip and delete, or just do not go there.

5. Think about the time you need ... and double it!
Now let's see how to determine if we can do something specific ... how do you usually establish it?
Simple, think about how long it will take, all the known elements and pull the conclusions, wrong - every time!
There is also a study that demonstrates what has been addressed to some university students who have been asked to estimate how long they would have completed their thesis; the interviewers asked these students to estimate the time that the classmates would have employed (some of which they did not even know too well), well the result was that the students massively overestimated the time when they would finish their work (in the sense that according to them they would have taken less time than expected) while they were able to judge the date of delivery of the companions in a rather accurate.
This in psychology is known as "planning error".
We overestimate what we are able to do, giving us greater intellectual capacity and concentration than we actually possess by ignoring all the aspects related to the context that might create difficulties for us; for this reason, the next time you are asked to do something, evaluate how much * "free time" * you have to perform that task all your tasks and halve it, then evaluate how long it will take to perform this task and double it!
Well now you have a more conscious and precise judgment about whether or not you take on a new job.

6. Look at the watch.
How many jobs do you complete the day before going on vacation?
I think many.
Studies have shown that when you are more aware of time, just as it happens just before you go on vacation, you are significantly more productive.
At this point it is easy to guess my suggestion: if you want to "stress" doing a great deal of things in a short time, be more aware of the weather!
For example, put a big beautiful watch where you can see it or maybe set alarms every half hour.
It will seem to you that time expands!

7. Conclude at the right time.
Imagine your home, do you have a guest room? It's empty?
In my opinion you answered no, the explanation is soon said: it is in the human mind to tend to fill the space when it is available (even if we talk about temporal space).
Giving you clear timelines (both for the delivery of a project and for leaving work) helps in two ways: first of all, as written above, increases the awareness of time; secondly, it refrains from creating further space and time that, as a result, we would continue to fill!

8. Start first!
In 1925 Bluma Zeigarnik, Gestalt psychologist, sat in a cafe with some friends; they ordered a few rounds of drinks and the waiter marked nothing in his notebook.
Zeigarnik was very intrigued by this thing and, after paying, he asked the waiter a few questions and found that he no longer remembered anything that his group had ordered; this is because our brain, a bit like a computer, works for "file", opens and closes them; once the bill had been paid the waiter had closed the file and forgot all the orders.
This effect, today called Zeigarnik Effect, can be used by "opening the file" of a project in advance, to start faster; the tasks that we normally refer to are the most important and difficult or those that require greater creative effort, it is possible to overcome this propensity to procrastinate by opening the "file" of a job a few days earlier than when it would really be necessary to start.
In practice, simply start working a few time before for about twenty minutes, maybe creating mind maps.
At this point the subconscious will do its magic and in the end, when you begin your work conscientiously, thoughts and ideas will flow more easily and naturally.

9. Free your mind!
Has it ever happened that the home PC slowed down in a monstrous way? What do you usually do in these cases?
Very good! A good cleaning of the Hard Disk, we reinstall all the programs, we eliminate the useless software and ready to start again!
The brain works similarly; our computing power is limited and every thought, worry or idea reduces it; this should not happen!
Find the way to "trash" all unnecessary things from the mind, to clean the system; for some people this means just getting things done on notebooks and smartphones.
There are three pivotal points: first of all, what you use to write things down and record your ideas should always be with you; second useless trying to analyze or sort things once pinned - simply write them!
Third, take the habit of covering this "trash list" on a regular basis.
It is incredible how free it is to download the brain, in the next post we will deal with it!

10. Dulcis in fundo ... smile!
Being hyperactive (when I talk about hyperactivity in this case I talk about doing a thousand things all together, should not be confused with ADHD) is not simply a fact but also and above all an experience; one falls into the oval spiral of continuous activity, one hurries and one feels under pressure ... my simple and quick advice: do not take everything too seriously!
Life must be taken lightly!
There are ridiculous aspects in us and in our lives; it can be seen surprisingly in times of major crisis but, in this regard, but most of our lives are blind.
We see the immediate consequences as catastrophic, while, as Harvard psychologist Daniel Gilbert has discovered, we see our future as rosily as possible; for this reason, caught between the fear of the immediate and the hope of the future we become deadly serious (and let's admit it a bit boring!).
Why not smile instead?
Smiling is good: it reduces stress, slows down blood pressure and releases endorphins; Ron Gutman founder and CEO of HealthTap, during a TED conference (you can find many on the Tube also in Italian and are really interesting) revealed that a single smile stimulates the brain as two hundred bars of chocolate or how much to receive twenty thousand dollars ( yes I know materialoni that now you are thinking, oh well give me the 20k! Whereas, however, no one will give you money recommend to take all the smiles as possible and enjoy it to the bottom moment after moment!).
People think you're more competent and they remember you better when they see you smiling; you could even live longer if you laugh more: according to my favorite study (and it is a very famous study, you can not not know it!) baseball players who do not smile in the old cards have lived on average 72.9 years; those with a slight smile have lived 75 years while those who laughed with taste (or toothy, you do!) have lived 79.9 years!
despite this fantastic research, only a third of adult men smiles more than twenty times a day (children smile on average twenty times more, we talk about 400 smiles a day!); it does not matter how many things there are to do, do not take everything so seriously and smile more ... you may feel less restless than usual!

Well dear friend, here we are at the end; in the future I will alternate the articles of this series with those of Encyclopsychology so as not to publish only too "heavy" stuff; I hope you enjoy it, let me know in the comments maybe.
As always, thank you very much for being here, you read soon!

.....Del mio meglio! Pikkio82

Bibliografia:

1. E. Langer, A. Blank, B. Chanowitz, The Mindlessness of Ostensibly troughtful action: The Role of "Placebic" information in interpesonal interaction*.
2. Glenn WilsonStudio per Hewlett-Packard portato avanti dall'istituto di pesichiatria all'università di Londra nel 2005.
3. Gloria Mark, Victor Gonzalez, Justin Harris No Task Left Behind? Examining the Nature of Fragmented Work, risultati della conferenza sul fattore umano nei sistemi informatici; Portland Oregon 2005.
4. Multitasking: Switching costs, american Psychological Association, 20 marzo 2006.
5. Nicholas C. Romano Jr., J.F. Nunamaker Jr., Meeting Analysis: Findings from research and pratice, risultati della trentaquattresima conferenza internazionale della scienza sistematica, Hawaii 2001.
6. Roger K. Mosvick, Robert B. Nelson We've Got to Start Meeting Like This!: A Guide to Successful Business Meeting Management.
7. M Meeting Managemente Team, Jeannine Drew, MasteringMeetings: Discovering the Hidden Potential of Effective Business Meeting, New York 1994.
8. Michael Doyle, David Straus, How to Make MeetingWorks!, time Warner International 1996.
9. R. Buehler, D. Griffin, M. Ross, Exploring the Planning Fallacy"Why People Their Task Completion Teams.
10. J.R. Kelly, S.J. Karau, Group Decision Making: The Effects of Initial Preference and Time Pressure.

-Il logo di ITASTEM utilizzato è stato realizzato da @manuelcuda -