Cinco consejos para ser más productivo

¿Qué es el tiempo? Si buscamos definiciones encontraremos algunas como las siguientes:

• Es una dimensión física que representa la sucesión de estados por los que pasa la materia.

• Es una magnitud física con la que medimos la duración o separación de acontecimientos.

• Es un período determinado durante el que se realiza una acción o se desarrolla un acontecimiento.

Queda claro que el tiempo es importante en nuestra vida. Mucho más que el dinero. Sin embargo, solemos movernos en esquemas (laborales, académicos, burocráticos, etc.), en los que no aprovechamos el tiempo de una manera más productiva. A continuación, veremos algunos consejos para optimizar nuestro tiempo.

1 - Tener metas: Hay una gran diferencia entre tener sueños y tener metas (aquí puedes hacer una pausa y pensarlo bien. No es lo mismo un sueño que una meta). Ser más eficiente con tu tiempo es irrelevante si no sabes cómo quieres gastarlo. En el manejo del tiempo, la brújula es más importante que el reloj. Averigua a dónde quieres ir y pasa su tiempo con las cosas que te llevan allí.
Muchas personas gastan energía tratando de ser más eficientes sin primero hacer lo que es importante: establecer objetivos. Es como perderse en el camino a una nueva ciudad. Conducir más rápido no ayuda si vas en la dirección incorrecta. Averigua a qué dirección quieres dirigirte y luego ve hacia allá.
Una lista de objetivos revelará lo que es importante para tí.

2 - Analizar cómo gastas tu tiempo: Siempre es bueno saber cómo está gastando su tiempo en este momento. Puedes hacer un pequeño ejercicio configurando un temporizador para que se apague cada 15 minutos. Cada vez que suene, escribe exactamente lo que está haciendo. Alternativamente, divide tu día en bloques de 15 minutos y registra cada actividad que realices.
Una vez que tengas tus registros de tiempo, examínalos. ¿Cómo se comparan con tus objetivos? ¿Estás pasando tiempo en el lugar donde están tus prioridades?

3 - Mantener una lista de cosas para hacer: Suena como algo simple, pero es una base para una mejor administración del tiempo. Tu lista de tareas puede ser electrónica, en papel, encuadernada en un cuaderno o en una hoja suelta. La clave es tener todo lo que deseas lograr en una lista.
La lista de tareas puede tener un elemento de una sola línea, como "escribir informe anual", que remite a un archivo mucho más grande o incluso a un cuadro de archivo de ese ítem.

4 - Priorizar: Una vez que tengas la lista, determina cuáles son los elementos importantes. Márcalos con un resaltador, un bolígrafo rojo o de cualquier otra manera que los destaque.

5 - Controlar la procrastinación: Hay una serie de trucos para romper cualquier tendencia persistente a posponer las cosas. Por ejemplo, se puede tener una copia impresa de la lista de tareas digitales. Reimprimirla cada pocos días a medida que se agregan nuevos elementos y se eliminan los completos. Es en esos momentos cuando puede servir analizar los elementos que se han marcado como de alta prioridad, pero que simplemente no se están haciendo.
Un hábito que puede ayudar es hacer primero lo más complicado. Al comienzo de cada jornada laboral, hacer la tarea más estresante. Pero eso depende de cada uno.

6 - Controlar el entorno: ¿Dónde trabajamos? ¿Dónde socializamos? ¿Dónde reflexionamos? Es importante analizar y controlar el medio ambiente. Controlar el entorno para eliminar aquello que podrías usar para posponer las cosas. Por ejemplo: quitar los juegos de tu computadora, trabajar en un lugar lejos de un televisor, delegar trabajos poco importantes que se usan para evitar las tareas que sí son importantes. Algo muy útil es establecer horario (y tiempo limitado) para chequear y responder mails. Esta es una tarea que muchas veces termina quitándonos más tiempo del necesario.

7 - Evitar reuniones poco productivas: Esto puede ser difícil, sobre todo cuando tenemos jefes que buscan mostrar que están ocupados, organizando largas reuniones que sirven de poco, y que llevan a organizar nuevas reuniones para solucionar lo que no se logró en la reunión anterior. Si no podemos evitar estas reuniones, tratemos de pedir por anticipado los temas a tratar, para enfocarnos en lo importante. Avisemos a nuestro jefe que tenemos tareas programadas y que necesitamos desocuparnos en 15 o 20 minutos. Este tipo de actitudes pueden mostrar incluso que somos personas organizadas. Por supuesto, todo dependerá del jefe, pero podemos mostrar que somos empleados responsables con este tipo de actitudes.
Por otra parte, si tu responsabilidad es como jefe, procura no entretener de más a tus subalternos. Organiza reuniones sólo cuando sea realmente necesario, y no para simular que trabajas o que estás ocupado (no te autoengañes). Define y manda a tus empleados el tema a tratar con anterioridad. No permitas que la reunión se transforme en un encuentro social (los encuentros con fines sociales son buenos, pero deben tener su tiempo aparte).

Nota: Me gustaría hacer una aclaración. Somo personas distintas, con diferentes circunstancias personales y laborales. Algunas cosas que pueden servir para algunos, no necesariamente servirán para otros. Estos tips son generales y buscan optimizar el tiempo, pero no son fórmulas estrictas con marcos de hierro que se aplican por igual para todos, con los mismos resultados. A veces sirve con probar nuestras propias rutinas y experimentar con nuestros propios hábitos, si sabemos realmente lo que queremos.