Iz prakse: ukrotil sem svoj poštni predal. Enkrat za vselej.

Bi si kar upal trditi, da je vsakomur groza pogledati
v poln elektronski predal, kjer ikona v grozeči rdeči barvi šteje število
neprebranih mailov. Še bolj groza je, če je ta številka štirimestna. V sanjah
me pa občasno preganja ikona z značko 99.999+ neprebranih mailov.

Že sam pogled na ikone predstavlja svojevrsten stres. Kako si lahko prepričan, da med vso to množico neprebranih mailov ni zares nekaj pomembnega, kar si morda spregledal?

Če je email orodje, potem je morda smiselno, da je orodjarna dobro pospravljena.

Inbox Zero priskoči na pomoč

Že pred več kot desetimi leti sem trčil v problem, ko je enostavno preveč elektronskih sporočil ostajalo neprebranih. Številke so se vztrajno večale, jaz sem pa iz dneva v dan imel večji občutek nemoči, oziroma da je mailbox tisti, ki mene nadzoruje, namesto da bi bilo obratno.

Tako je padla odločitev, da je zaradi mojega duševnega zdravja potrebno počistiti elektronski predal. Takrat sem ob brskanju po internetu prišel tudi do razmeroma enostavne in precej radikalne rešitve: Inbox Zero.  In prvo, kar sem storil je bil pritisk kombinacije tipk CTRL+A (select all) in nato DEL. :)

Okej, ne, tako radikalnega čiščenja in harakirija si pa nisem upal storiti.

Cilj: prazen inbox

Najprej sem moral prek največjega strahu: FOMO ali po domače Fear Of Missing Out. Bal sem se, da je v tisti množici neprebranih sporočil še kaj pomembnega. No, najbrž je bilo, ampak nekje je bilo potrebno začeti.

Pogumno sem pritisnil CTRL+A in nato vso elektronsko pošto, ki je bila v inboxu, prestavil v podmapo. Mislim, da sem jo ob pomanjkanju domišljije poimenoval kar "stara pošta". In še nekaj sem storil: vse neprebrane sem označil za prebrane.

In tako sem v minuti dosegel cilj: prazen inbox in nobeno sporočilo ni bilo neprebrano. Kakšen občutek svobode!

Ampak največja bitka se je seveda šele začela. Nagrada pa je toliko večja, kajti občutek praznega poštnega predala, preden greš na dopust, se ne more primerjati z ničemer.

Inbox Zero je radikalen. Včasih preveč.

Metoda Inbox Zero je zelo radikalna in načeloma tudi zelo enostavna, le v praksi se izkaže, da jo je treba malce modificirati, da ustreza posamezniku. Vsaj pri meni je bilo tako.

Vsako elektronsko sporočilo presojam po teh pravilih:

1. Lahko na sporočilo odgovorim takoj oziroma ali lahko to, kar nekdo od mene želi, opravim v petih minutah ali manj? Če ja, potem to res naredim takoj in ne odlašam. Ko je narejeno, mail takoj prestavim v arhiv.
2. Lahko mail oziroma nalogo nekomu delegiram? Če da, potem takoj delegiram in nato mail arhiviram..
3. Mail z nalogo, ki je odmaknjena v prihodnost. Naredim si koledarski vpis ali task in mail arhiviram.
4. Maili, ki se me načeloma ne tičejo, a so bili poslani tudi meni v vednost. Žal prepogosta praksa v podjetjih, kjer imajo ljudje občutek, da morajo z vsem seznanjati celotno firmo. Take maile brišem.

To je to. Če se držiš teh pravil strogo, potem se ti količina mailov, ki ti občepijo med prejeto pošto drastično zmanjša. Iz tega sledi precej manj živčnosti in slabe volje. Kar srce zaigra, ko na mailboxu vidiš, da si veliko stvari oddelal in je napredek vsak trenutek viden.

Seveda pa to vedno ne pije vode. Zato sem si sam malce priredil pravila oziroma sproti modificiral metodo, pač glede na realne potrebe.

Hekanje in tweakanje

1. Za maile, ki so informativne narave, pa je vseeno dobro, da jih kdaj pogledam (razni alarmi in podobno) naredim poseben filter, ki mi take maile ne odlaga direktno v mailbox, marveč v posebno podmapo, ki jo dnevno pregledam.
2. Maili, kjer moram nekoga čakati, da nekaj naredi, mi ostanejo v mailboxu, da slučajno ne bi pozabil nanje.
3. Mailov praktično ne brišem (več), ampak jih arhiviram v eno mapo. Ob današnjih zmogljivostih Outlooka oziroma poštnih strežnikov, kot so v Office 365 ali pri Googlu, je najlažji način organiziranja elektronske pošte metanje vsega v isti žakelj, kajti z iskalnimi parametri, kot so "from:", "to:" ali "has:attachment" lažje pridem do želenih stvari, kot pa če bi se ukvarjal z brskanjem po zapleteni strukturi map.

Še malo pridige: brez discipline ne gre

Nikar ne imej mail programa venomer odprtega. Določi si nekaj časovnih terminov skozi svoj delavnik in elektronsko pošto preverjaj denimo vsaki dve uri. Ob odprtju poštnega predala, ga takoj čim bolj očisti po principih Inbox Zero.

Uredi si filtre za pošto, ki jo lahko brez težav takoj pospraviš v arhiv. Sproti se odjavljaj z vseh mailing list, ki jih ne bereš redno. Bodi pošten do sebe in resnično obdrži le naročene newslettre, ki jih redno in z veseljem prebiraš. Vse ostalo gre na "unsubscribe" listo za odstrel.

Okej, to je best practice. Če pa imaš šiht, ko moraš praktično non-stop viseti na mailu, to ne gre. Lahko pa poskusiš. :)

Pa še glede pisanja same elektronske pošte

Ker je čas dobrina, ki jo imava tako jaz kot ti v povsem enakem izobilju, je prav, da oba spoštujeva čas drugih in zato ne izvajava poštno-inflacijskih pritiskov na elektronske predale drugih ljudi. V praksi to nekako pomeni, da napišem le toliko dolg email, kolikor je minimalno potrebno, da komunikacija teče. Manj je torej več.

In če ni absolutno f-ing nujno, ne vključujem desetin ljudi v CC in BCC polja. Če bi imel takšno prakso, bi se zagotovo pri množici ljudi že zapisal kot spammer ali pa se znašel celo na interni black listi, ki si jo lahko v svojem mail programu zgradi praktično vsakdo.

---

Posted from my blog with SteemPress : https://www.bizkorner.si/iz-prakse-ukrotil-sem-svoj-postni-predal-enkrat-za-vselej/

---