7 pasos para elaborar tu cronograma de actividades

La gestión de proyectos supone una planificación precisa de todos aquellos aspectos que intervienen en él. Además de describir los objetivos, analizar los recursos necesarios o diseñar las actividades, es preciso gestionar eficazmente el tiempo.

El tiempo es un factor primordial en la gestión de proyectos, pues todo proyecto se encuentra limitado por una o varias fechas de entrega que hay que respetar y cumplir. Para sujetarse al calendario establecido, es necesario planificar adecuadamente cada una de las actividades que componen el proyecto y distribuir el tiempo de la manera más eficaz, teniendo presente todos los elementos que intervienen y los posibles imprevistos que puedan surgir.

Este tipo de planificación suele representarse a través de cronogramas de actividades, gráficos en los que se reflejan el principio y fin de cada actividad que componen el proyecto.

Gracias a esta herramienta, puedes visualizar de forma clara y rápida la evolución del proyecto, y realizar un seguimiento preciso sobre el mismo. Este seguimiento, imprescindible en la gestión de tiempos, te ayudará a comprobar si se están cumpliendo los plazos establecidos y a tomar las decisiones necesarias en caso contrario.

Métodos y herramientas para elaborar el cronograma de actividades
Existen diversos métodos y herramientas de los que te puedes ayudar para elaborar los cronogramas de actividades. Su elección dependerá de las características del proyecto y sus necesidades.

Diagrama de Gantt: El diagrama de Gantt es uno de los métodos más populares, ya que sirve para cualquier tipo de proyecto, con independencia del tamaño y sector de la empresa. Esa sencilla herramienta permite plasmar de manera gráfica el cronograma, a través de una serie de barras horizontales, que señalan el inicio y fin da cada una de las actividades del proyecto y su evolución. Este tipo de método facilita el seguimiento de las tareas y la toma de decisiones.
Diagrama PERT: el diagrama PERT (Project Evaluation and Review Techniques) es otra de las herramientas más utilizadas para la gestión de proyectos. Este tipo de método es muy útil para proyectos complejos y el complemento ideal para el resto de métodos. Este diagrama permite representar las relaciones entre cada tarea y calcular el inicio y fin da cada actividad.
Método CPM: el método CPM (Critical Path Method) o método del camino crítico, facilita el cálculo de la ruta más corta para completar el proyecto en general y simplifica su seguimiento y control.

Pasos para elaborar un cronograma

Con independencia de los métodos y herramientas seleccionadas para gestionar el tiempo, los pasos que deberás realizar para elaborar el cronograma de actividades son:

1-/Recopilar la información clave para elaborar el cronograma. Lo primero que necesitas es conocer el alcance del proyecto, todos aquellos requisitos y características que lo definen, la fecha de inicio y fin o las entregas pactadas, e identificar los posibles obstáculos y limitaciones que puedas encontrarte.

2-/Identificar y definir las actividades. Tras analizar toda la información, llega el momento de determinar qué actividades se llevarán a cabo para elaborar el proyecto y el grado de prioridad de cada una. Estas actividades deben ser planificadas, teniendo en cuenta todos los factores y circunstancias que puedan poner en riesgo al proyecto.

3-/Secuenciar las actividades, ya que algunas actividades dependen de otras, mientras que otras tareas pueden desarrollarse simultáneamente y otras que no.

4-/Establecer los recursos necesarios para cada actividad, tanto personales, materiales como económicos. No sólo necesitas conocer qué materiales vas a necesitar para el desarrollo de cada una de las actividades, también quién o quienes lo van a llevar a cabo y el coste que tendrá. Una ineficaz previsión de los recursos puede provocar retrasos en las entregas y poner en riesgo el proyecto.

5-/Estimar el tiempo para cada actividad. Una vez definida cada tarea, es el momento de calcular el tiempo de duración.

6-/Distribuir las actividades. Cada miembro o equipo del proyecto debe responsabilizarse de una serie de actividades, según su naturaleza.

7-/Seguimiento del cronograma. Una vez elaborado el cronograma, debe ser revisado constantemente y mejorado siempre que sea posible.

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