GERENCIA DE PROYECTOS: ENTRADA 1

Dentro del campo del campo laboral es de suma importancia la optimización de todos los recursos y es este punto uno de los pilares de la ingeniería. Por tanto, cuando se va a ejecutar un proyecto, dado que son muy altas las probabilidades de que se generen pérdidas, es necesario estudiar cada uno de los procesos o fases del mismo y así mitigar la mayor cantidad de riesgos presentes en la obra. 

Para que un proyecto pueda mantenerse controlado bajo los parámetros deseados, se realiza la delegación de las responsabilidades en las diferentes actividades del proyecto. 

En este ensayo, se explicará en qué consiste un proyecto, sus fases, su importancia dentro de la ingeniería, la forma más común de delegación de actividades en el proceso constructivo y un ejemplo práctico. 

PROYECTO 

Antes de adentrarnos en explicar el ciclo de vida de un proyecto de inversión es necesario aclarar que un proyecto es un esfuerzo temporal, realizado para crear un producto o servicio único, elaborado de forma progresiva y finaliza cuando los objetivos del mismo son cumplidos. 

Un proyecto, específicamente, tiene:

• Principio y fin
• Objetivos definidos 
• Actividades interrelacionadas 
• Consistencia en la calidad en base a optimización de un proceso único. 

Es clave en un proyecto definir su alcance y tiempo de ejecución para así especificar las etapas. Se debe definir el aspecto legal, basamento conceptual, los recursos (materiales, equipos y mano de obra), cuáles son los riesgos que se corren que puedan producir cualquier tipología de daño financiero al proyecto, especificaciones y diseño 

Un proyecto se origina a partir de: 

•  Necesidades operacionales: 
• A) Mejorar la operación. 
• B) Actualizar la tecnología. 
• C) Cumplir nuevas leyes 
• - Oportunidades de negocio: 
• A) Cubrir aumento de la demanda. 
• B) Introducir un nuevo producto. 

CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO 

Para facilitar la gestión, los directores de proyectos o la organización pueden dividir los proyectos en fases de acuerdo a la metodología que se utilice en función del producto a generar. 

El ciclo de vida del proyecto define las fases que conectan el inicio de un proyecto con su fin. 

Dentro de las fases de un proyecto se clasifican: 

•  Ingeniería: Fase en la cual se estudia la factibilidad del proyecto, es decir, ¿es rentable, necesario, cuáles serán los beneficios, pérdidas y riesgos? Se aclara el proceso constructivo mediante la ingeniería conceptual, básica y de detalle. 
• Procura: Es en esta fase en donde se hace la requisición de todo lo necesario para el proyecto: materiales, equipos, órdenes de fabricación, entre otros. 
• Construcción: En esta fase, entra la ejecución física del proyecto, tanto civil, montaje electromecánico, instrumentación y control. 
• Arranque: Una vez culminada la fase de construcción, se debe dar el arranque o la puesta en marcha y pruebas de rendimiento para corregir la posibles fallas. 
• Operación: Esta fase se caracteriza por la puesta en producción del proyecto, cualquiera que sea su tipología 
• Mantenimiento: Dada la fase operativa, es necesario elaborar un plan de mantenimiento predictivo, preventivo y sus respectivos manuales en para el momento en el que sea necesario el mantenimiento correctivo y así alargar la vida útil del proyecto una vez culminado. 

Fuente: PMBOOK del PMI. 

Donde: 

• Procesos de seguimiento control: mide y supervisa regularmente el avance, a fin de identificar las variaciones respecto del plan de gestión del proyecto de tal forma que se tomen medidas correctivas cuando sea necesario para cumplir con los objetivos del proyecto. 
• Procesos de iniciación define y autoriza el proyecto o una fase del mismo 
• Procesos de planificación: define y refina los objetivos, planifica el curso de acción requerido para lograr los objetivos y el alcance pretendido del proyecto 
• Procesos de ejecución: Integra a personas y otros recursos para llevar a cabo el plan de gestión del proyecto 
• Procesos de cierre: Formaliza la aceptación del producto, servicio o resultado y termina ordenadamente el proyecto o una fase del mismo.

PASOS PARA CREAR UN PROYECTO 

• Definir objetivos y alcance por escrito. 
• Crear la estructura desagregada de trabajo EDT o WBS (Work Breakdown Structure), la cual tiene consigo un doble objetivo: Alcanzar los objetivos del proyecto y elaborar los entregables del mismo. Y no es más que la descomposición de las tareas del proyecto en subtareas cada vez más pequeñas para así evitar que se nos escape cualquier actividad de proceso constructivo, buscando cubrir todas todos los aspectos establecidos en el alcance del proyecto. 
• Estimar las duraciones 
• Definir la secuencia lógica de las tareas 
• Estimar la asignación de los recursos 
• Asignar costos 
• Mostrar ruta crítica 

PROCESO CONSTRUCTIVO

Siguiendo la lógica del ciclo de vida de los proyectos, el proceso constructivo nace de una necesidad, ésta es presentada por un propietario el cual tiene la capacidad económica para costear el proyecto y que en conjunto de los ingenieros, arquitectos y administradores del proyecto, toman la decisión para definir el proyecto a ejecutar y se procede a asignar el contrato. 

Los encargados de ejecutar la obra reciben el nombre de contratista, que a su vez pueden subcontratar a otras empresas en determinadas tareas especializadas, situación bastante común en obras de gran envergadura.

La contratista elabora un presupuesto y un plan de trabajo de acuerdo a las respectivas características de un proyecto, apegándose lo más posible a las mencionadas anteriormente. Éstos, además, tienen un selecto grupo de proveedores para las determinadas tareas el cual les debe suministrar todo lo necesario para cumplir con las necesidades del proyecto, cuidando el presupuesto ya establecido. 

El contratante o propietario designa a un ingeniero inspector el cual va a velar por los intereses del proyecto, controlando las especificaciones, costos, avance y calidad. 

EJEMPLO 

Proyecto: Reimpermeabilización con manto asfáltico en techo horizontal de losa.                        

          1.  Definir las fases del proyecto: 

• Ejecutar mediciones, especificar cantidades, precio y factibilidad del proyecto. ¿Es mejor impermeabilizar con otro material? 
• Coordinar días y horario de trabajo 
• Realizar presupuesto 
• Requisición de materiales, equipo y mano de obra 
• Retirar materiales existentes en la superficie de trabajo. 
• Acta de terminación de obra_1 (ATO_1), en la cual se especifique que las partes están conformes con la tarea realizada basándose en el alcance del proyecto, junto a la cual se generan los pagos basados en la valuación de lo ejecutado. Esto puede ser en trabajo semanal, mensual, por subfases del proyecto o por obra ejecutada. 
• Remoción de manto existente. 
• ATO_2 
• Corrección de pendientes, de ser necesario, con mortero. 
• ATO_3 
• Aplicación de primer. 
• ATO_4 
• Aplicación de nuevo manto del espesor requerido con sopletes. 
• ATO_5 
• Aplicación de pintura asfáltica, definir color. ¿Está dentro del alcance? 

Nótese que no está incluido el acarreo de materiales, el transporte, el bote de escombros ni la limpieza y conservación de la obra. Se entiende que estas actividades o no están contempladas en el proyecto o serán ejecutadas de manera gratuita. Es necesario especificar estos puntos en la contratación. Una vez definidas las fases del proyecto, se procede a:

          2.  Desglosar las tareas y a hacer el análisis de precios unitarios de las diferentes tareas, fases o partidas del proyecto para así definir el presupuesto de la obra. 

          3.  Aprobado el presupuesto se procede a la ejecución, que inicia con la requisición de los insumos necesarios para cumplir con el alcance definido. 

         4.  Se realiza la contratación de mano de obra y personal especializado en caso de requerirse. 

           5.  Se procede a la ejecución según lo planificado en el alcance. Ésta va a ser supervisada por parte del contratante mediante a un ingeniero inspector el cuál deberá estar conforme con el acabado de cada fase del proyecto.