La administración ha sido utilizada desde mediados del siglo XIX dando lugar a diversas prácticas en la vida del hombre, ya que, se utilizan desde los hogares hasta la economía de países. Ya que, la administración permite trazar estrategias más adecuadas que garanticen la acción gerencial capaz de conseguir los objetivos deseados dentro de ciertos estándares de eficacia y eficiencia, convirtiéndose en modelos universales como lo son planificar, organizar, dirigir, controlar y evaluar.

La función de control está en relación constante con el proceso administrativo y representa una contraparte de todas ellas. Debido a que favorece la medición y la valoración de la acción, ya que evalúa y señala los errores que se cometieron con el fin de perfeccionar las actividades, conduciéndola así al éxito.

Si se observa el control desde puntos administrativos y contables el control como proceso permite desde la perspectiva económica un manejo adecuado en aquellos compromisos contraídos, los cuales se podrían definir como cuentas por pagar entendidas éstas como aquellas que agrupan las diferentes obligaciones que se deben cubrir. Y estas se agrupan la información necesaria sobre los compromisos asumidos con terceros a corto, mediano y largo plazo. En términos más sencillos, son todos los financiamientos otorgados por terceros y que deben ser manejados de manera eficiente a través de un adecuado proceso de control.

Es por ello, evidenciar el manejo adecuado de las cuentas por pagar, bien sea por personas naturales (inversionistas) y empresas, se debe aplicar un proceso efectivo de control en sus obligaciones que garanticen lograr una reputación que facilite el intercambio con terceros de manera que aseguren mantener líneas crediticias dispuestas a impulsar su desarrollo y crecimiento.

El riesgo y la incertidumbre son unas de las características que enmarcan las transacciones económicas hoy en día, y se han convertido en uno de los elementos de análisis de vital importancia que se deben considerar para el momento de tomar decisiones. Es por ello, que los procesos administrativos son herramientas fundamentales para disminuir las improvisaciones en momentos difíciles existentes en el entorno económico, y por ende contrarrestar las amenazas del ambiente externo, generadas por los dinámicos cambios que se suscitan por el llamado fenómeno de la globalización.

Dentro de esta perspectiva, se hace necesario que en la modernización se logren establecer procesos administrativos que garanticen tener una visión más clara de las decisiones financieras, en función de manejar de la manera más eficiente y racional los recursos disponibles. Debido a ello, es necesario el refrescamiento de los procesos administrativos que se ejecutan para luego controlar lo necesitado.

Dentro de este marco, la primera fase es la planeación la cual permite a través de la investigación del entorno el planteamiento de estrategias, políticas y propósitos, así como de acciones a ejecutar en el corto, medio y largo plazo. Seguidamente, el proceso de organización que puede definirse como el conjunto de reglas, cargos y comportamientos y cuya función principal es disponer y coordinar todos los recursos humanos, materiales y financieros disponibles. En este contexto, la fase de dirección como parte del proceso es fundamental para lograr la ejecución de los planes a través de la motivación, la comunicación y la supervisión para alcanzar las metas de la organización.

Si bien, el control es la última fase del proceso, su efectiva aplicación permite detectar fallas y aplicar las correcciones necesarias para alcanzar los objetivos planeados, ya que, es uno de los procesos administrativos de mayor importancia en el manejo del desarrollo productivo y económico. Por otro lado, el proceso de control es un componente de importancia fundamental en las actividades contables de las organizaciones y de las personas.

Por tanto, al hablar de compromisos con terceros es evidente que el manejo adecuado de las cuentas permite un mayor control de sus actividades financieras y además garantiza el uso adecuado de los recursos. Es indudable, que las prácticas contables modernas exigen que en el tratamiento de las principales cuentas se deban manejar para lograr reconocer los resultados obtenidos en las diferentes prácticas económicas y que deben permitir tomar decisiones oportunas en función del contexto económico en el que se encuentran. No obstante, el manejo de las cuentas por pagar requiere la aplicación sistemática y ordenada de un proceso de control que garantice corregir las desviaciones y mantener un adecuado intercambio económico con terceros.
Ahora bien, con todo ello surgen ciertas interrogantes.

¿Cuál es el proceso de control administrativo aplicable para el manejo de las cuentas por pagar?

En el proceso de control de las cuentas por pagar se debe considerar el establecimiento de estándares, ya que, se requiere conocer el nivel de desempeño esperado por una meta determinada. Es decir, reconocer en que momento preciso verificar el compromiso hacia un tercero para el aprovechamiento de la misma. En segundo proceso se debe considerar, la medición del desempeño, esta es un proceso constante y repetitivo. La frecuencia con la que se mide dependerá del tipo de actividad que se mida. Es decir, proceder a la verificación de las deudas dependiendo del grado de importancia de esta.

¿Qué principios del control administrativo son necesarios para el manejo de las cuentas por pagar?

En los principios para realizar un control eficiente se requiere de un Equilibrio que no es más que establecer el grado de control correspondiente. Es necesario establecer medidas específicas de actuación, o estándares, que sirvan de patrón para la evaluación, es decir, el punto del nivel crediticio que se desea tener. Otro principio que también, será beneficioso es la oportunidad, ya que, el control será útil en tanto proporcione información en el momento adecuado. Un buen sistema de control debe manifestar inmediatamente las desviaciones, permitiendo una eficacia directamente relacionada con la capacidad del sistema para evitar errores en el momento más adecuado. Por ejemplo cuando se reconoce, oportunidades de inversión pero no se posee el capital para ello, es el momento preciso para obtener dicho capital de tercero, a través de los niveles de préstamos presentados.

De igual forma, si se desea aplicar un control se debería ejecutar a aquellas actividades excepcionales o representativas, ya que, cuando se ejecuta una excepción esta se basa en la aplicación de métodos probabilísticas, estadísticos o aleatorios, usualmente se aplican a través del muestreo, por ejemplo en lugar de revisar todas las cuentas de una compañía con proveedores con pagos a largo plazo, es de mayor beneficio observar la de corto plazo para aprovechar posibles descuentos o disminuciones en sus porcentajes de intereses en casos de préstamos.

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