[MIS/ERP] 경영정보시스템의 방향성

경영정보시스템 (MIS/ERP)의 최근 동향을 한 마디로 함축하자면 편리성 입니다.

기업이나 기관에서 경영정보시스템을 도입하는 목적은 업무를 편하게 하고,
수작업으로는 할 수 없었던 일들이 가능해짐에 따라 사업영역을 넓히는데
목적이 있을 것입니다.
이 '편리성'이라는 주제를 가지고 IT 와 업무 혁신이 이루어지고 있습니다.

< 1 > 프로세스 표준화

각 기업이나 기관이 업무를 처리하는 방법이나 기준이 서로 다를 수 있습니다.
업무 특성에 따라 달라질 수 있는데, 이렇게 특별한 부분을 제외하고는
일반적으로 통용되는 표준화 추세가 강합니다.

우선 국제회계기준 등 세계표준이 존재합니다. 이 기준에 맞춰 업무 용어나
프로세스도 표준화 되는 경향입니다.
아울러 기업이나 기관 숫자에 비해 적은 소수의 경영정보시스템 구축 기업에서
일을 맡아 하다보니 좀 더 다은 방향으로의 업무개선 조언이 적용되면서
일률적이지는 않지만 유사한 방향으로 경영정보시스템 구현이 이루어지고 있습니다.

업무 용어와 프로세스의 표준화는 업무 담당자의 이직을 용이하게 만들어 주는
요소가 되기도 합니다.

< 2 > 사용자 편의성 제고

경영정보시스템 구현의 불변의 원칙입니다. 나머지 3개의 토픽도 어찌 보면
편의성 구현을 위한 구체적인 방법이라고 할 수 있습니다.

사용자 편의성 제고의 첫 번째 구현방안은 입력항목을 최소한으로 줄이는 것입니다.
예를 들어 하루 100장의 전표를 처리하는 업무 담당자가 처리하는 화면에서
클릭 수 1회를 줄이면 노동량 측면에서 하루 100번의 클릭 숫자를 줄이는 효과입니다.
키보드 타이핑 량을 줄이면 더 큰 효과를 볼 수 있습니다.

그리고 한 번 입력한 데이터는 재활용 해야 합니다. 같은 내용을 두 번, 세 번 입력하게
하는 것은 노동력의 낭비를 가져옵니다. 프로세스 간에 데이터 연계가 이루어져야 하며,
이를 통해 오류를 줄이면서 업무 편의성을 제고할 수 있습니다.

마지막으로 입력 중심에서 조회 중심으로 화면이 변모하고 있습니다. 조회 메뉴를 통해
화면을 띄우고 검색조건을 입력해서 접근하던 전통적 방식에서
통합화면을 먼저 띄우고, 특정 부분을 클릭하면 하위의 세부 화면으로 바로 연결되는
형태로 발전하고 있습니다. 이를 통해 검색조건을 일일이 입력할 필요 없이
단계적으로 세부 내용에 접근하게 되어 업무 편의성을 대폭 개선합니다.

< 3 > 연계 및 모니터일 강화

인터넷이 발전하면서 타 기관의 데이터가 네트웍을 통해 들어오거나,
고객이 인터넷 화면에서 직접 입력하는 비율이 높아지고 있습니다.

즉, 종전에 업무 담당자가 직접 입력하던 방식에서 고객이 입력한 데이터에 이상이
없는지 살펴보는 '모니터링' 중심으로 업무 형태가 변하고 있습니다.
자금담당자 입장에서 내부 결재만 받으면, 은행 인터넷뱅킹 화면에 따로 접속하여
이체처리 하는 것이 아니라 바로 경영정보시스템 화면에서 이체 처리를 하고, 그 결과를
같은 화면에서 바로 받아볼 수 있는 등 업무의 단계를 대폭 줄이고 있습니다.

수금된 내역도 가상계좌 등을 활용하여 담당자의 개입 없이 계상계좌번호 만으로
컴퓨터에 의한 자동 정산이 이루어지도록 시스템이 구축되고 있습니다.

< 4 > 데이터 신뢰도 확보

패키지 형태의 보편적인 시스템과 달리 자체 구축하는 경영정보시스템은 업무의 특성
(프로그램 제어 로직)을 데이터화 하고, 입력 데이터의 법위를 좁히고, 오류를 검증하는데
사용합니다. 이렇게 사용자가 선택할 수 있는 범위를 제한함으로써, 사람이 일으킬 수 있는
오류를 축소합니다.

초창기의 경영정보시스템이 전표 중심이었다면, 요즘의 경영정보시스템은 업무를 세분하여
각각 별도의 화면을 마련하고, 해당 업무 특성에 따라 분개내역 등을 고정하여 자동전표로
처리하는 형태로 발전하고 있습니다.
전표로 업무를 처리하는데 10가지 항목을 입력해야 했다면, 단위업무 중심 화면에서는
입력항목을 그 절반 이하로 줄이게 됩니다. 입력항목이 줄어들면서 오류 가능성을 줄이고,
데이터 품질은 향상시키는 방향으로 벌전하고 있습니다.

일반적인 패키지 프로그램이 그동안 전표를 기반으로 하는 회계업무 처리 방식이었다면,
패키지 프로그램도 표준화된 업무 처리 방식에 따라 전용 업무 화면 => 자동전표 방식으로
발전하고 있습니다.
그러나 패키지 프로그램의 경우 많은 기업들이 공통적으로 사용해야 한다는 제약조건이
있어서 각 기업/기관의 업무 특수성을 반영하기 까다로운 것 또한 현실입니다.

이렇게 업무의 특수성이 기준정보라는 형태로 시스템 안으로 들어가고, 그 자료가 축적
되어질 때 경영정보시스템은 'AI'에 가까워 진다고 볼 수 있습니다. 점차 사람이 해야 하는
일의 범위를 줄여나가고, 많은 판단을 컴퓨터 시스템이 할 수 있도록 개선을 해 나가야 합니다.

< 5 > 전자전표/전자증빙 (Paperless) 제도

국세청에서는 이미 전자세금계산서, 전자영수증 제도를 도입하여 Paperless 사회 구현을
위한 기반을 마련하였습니다.
그리고 "전자기록의 보관방법 등에 관한 고시"(국세청 고시 2017-33. 2018. 01. 09)와 같이
기업이나 기관에서 더 이상 종이전표와 종이증빙을 사용하지 않아도 되도록 지원하고 있습니다.

종이 전표를 인쇄하고, 영수증 등 증빙자료를 풀칠하여 전표 뒷면에 붙이고, 또 이를 철하여
보관하는 작업은 많은 인력과 시간을 필요로 하며, 종이, 프린터, 전력을 쓸 뿐만 아니라,
전표를 보관하기 위한 물리적인 공간을 필요로 합니다. 전자전표와 전자증빙 제도의 도입으로
회계업무 담당자의 업무 부담은 크게 줄어듭니다.

회계업무 뿐 아니라 경영 전반의 종이문서들이 전자문서로 대체됨에 따라
그만큼 업무 편의성도 제고됩니다.

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이상 간략하게 경영정보시스템의 최근 동향 / 방향성에 대해 살펴 보았습니다.

그리고 현재 재무회계업무 부문 컨설팅과 SI 업무를 수행하고 있으며, 다년간의 경험을 가진
선배로서 이제 시작하는 분들에게 당부 한 말씀 드리고자 합니다.

전문가로서의 자부심을 가지시기 바랍니다.

한 조직에서 장기간 근무하는 사람들은 현재의 체제에 안주하는 경향이 있습니다.
반면, 컨설턴트나 SI 분석/설계 전문가는 많은 기업과 기관을 다니면서 잘 구성된 사례와
좋지 않은 사례를 다수 접하면서 비교 분석할 수 있는 능력이 함양됩니다.
이를 기반으로 고객을 리드하고 조언하는 자세를 가지시기 바랍니다.

IT 업무에서 출발한 몇 몇 사람들이 이렇게 이야기하곤 합니다.
"고객이 원하는 것만 해 줘라. 일을 키우지 마라."
무척 짧은 시각입니다. 한 번의 프로젝트는 기간 내에 마치고 나올 수 있을지 몰라도
장기적 관점에서 고객에게 고맙다는 말을 듣기 어렵습니다.

그뿐만 아닙니다. 문서나 말로 업무를, 원하는 바를 설명하는 것은 무척 어렵습니다.
원하는 것의 10~30% 이상 전달하지 못합니다. 숨어있는 요구사항은 시스템 테스트
할 때 나옵니다.
그 결과는 설계변경이 일어나고, 프로그램을 다시 짜야 하며, 프로젝트 지연으로 연결됩니다.

고객의 입장에서 생각하십시오.
내가 이 시스템을 사용하는 사용자라면 이 화면 구성을 어떻게 할 것인가에 대해
고민하십시오.
그 시스템을, 업무를 잘 모른다구요?
우리도 시스템의 사용자 입니다. 네이버와 다음을 이용합니다. 그리고 구글링을 합니다.
인터넷 뱅킹도 합니다.
이런 시스템들을 이용하면서 편하다고 느꼈던 시스템의 특성이 반영되도록 하십시오.
일부 인터넷 사이트를 사용하면서 불편하다고 생각했던 적이 있다면,
내가 만드는 시스템은 그러하지 않게 구현하면 됩니다.
그것이 바로 고객이 원하는 시스템 입니다.
그리고 그것이 바로 제한된 시간 내에 프로젝트를 완수하고 박수 받으며 떠날 수 있는 길입니다.
그렇게 맺은 인연은 5년 내지 10년 뒤에 고객이 당신을 다시 찾게 할 것입니다.
한 번 고객은 영원한 고객입니다.

감사합니다.