Управление делами/проектами.
Как все успеть сделать? Как ничего не забыть? Как реализовать очень сложные и длинные проекты? Почему одни люди могут реализовать все свои цели и планы, а другие нет?
У каждого из нас есть ресурсы, которыми мы управляем: время, здоровье, индивидуальные способности, материальные и нематериальные активы. Для того чтобы быть максимально успешным в достижении своих целей, необходимо правильно использовать данные ресурсы, а для этого необходима система управления – временем, делами, проектами.
Кроме того, большинство людей держат всю информацию в голове и не ведут никаких записей. Поскольку, мозг человека имеет естественные ограничения, всю информацию в голове удержать невозможно. Поэтому большинство людей забывает что-то, не успевает сделать свои дела, перегружается задачами настолько, что испытывает сильный стресс и не способно мыслить, так как мозг уже переполнен. Решить эту проблему так же позволяет система управления своими делами.
Решение простое: нужно вести записи; должна быть система учета; нужно высвободить свой мозг от ненужной оперативной информации!!!
В организации своих повседневных дел нет ничего революционного. Каждый успешный человек использует свой метод удобный и понятный для него.
В данной статье я хочу поделиться собственным опытом. Методы, которые я хочу представить в той или иной форме уже были представлены различными бизнес тренерами. Изучив много материала и взяв различные рекомендации, я собрал для себя определенную систему управления собственными делами, упростил максимально насколько это возможно, и использую ежедневно в своей жизни. Много практических советов я нашел в книге Дэвида Алена «Как привести дела в порядок».
Мой личный опыт.
Элементы системы:
Блокнот для записи мыслей, идей, задач, прочей важной информации (обычный блокнот).
Список дел/проектов (google таблица/excel таблица).
Список задач: краткосрочных, среднесрочных, долгосрочных по каждому проекту (google таблица/excel таблица).
Ежедневник.
Папки по каждому делу/проекту, которые собраны в общую папку.
Блокнот для записи мыслей, идей, задач. Это обычный блокнот, желательно маленький, что- бы его можно было носить всегда с собой, в твердом переплете и он долго не изнашивался.
Это очень важный инструмент, который всегда под рукой. Всякий раз, когда у меня рождается идея, или возникает задача по какому-либо делу, или просто нужно записать важную информацию, я достаю блокнот и записываю. Потом просматриваю этот блокнот и делаю записи уже в таблицу: задач, ежедневник или в список новых дел/проектов, или оставляю в блокноте на потом.
Главная задача этого инструмента – записать важную информацию сразу, чтобы не забыть. Если вы не запишете идею или важную мысль сразу, вы ее забудете и уже никогда не вспомните.
- Список дел/проектов (google таблица/excel таблица) – здесь мы записываем список всех проектов/дел подряд. Какие дела записывать решает каждый сам. Если дело единовременное, то возможно стоит его записать сразу в ежедневник, а если более долгосрочное, то в таблицу. Решать вам.
Таблица будет постоянно пополняться по мере появления новых дел/проектов. Выполненные дела закрашиваю ЗЕЛЕНЫМ, дела от которых отказался или которые стали не актуальными закрашиваю СИНИМ.
В скобках указываю сроки проекта. Если дело регулярное, ежегодно повторяющееся, как например «бухгалтерия», то сроки не указываю.
Рисунок 1. список дел / проектов.
- Список задач: краткосрочных, среднесрочных, долгосрочных по каждому проекту (google таблица/excel таблица) – здесь по каждому делу/проекту веду список текущих задач.
На каждый год создаю лист и обозначаю текущим годом.
ЖЕЛТЫМ цветом выделяю те задачи, которые находятся в процессе реализации.
КРАСНЫМ цветом – невыполненные задачи.
СИНИМ цветом – задачи, которые отменил.
ЗЕЛЕНЫМ цветом – задачи выполненные.
НЕЗАКРАШЕННЫЕ – задачи на очереди.
Этот список постоянно пополняется, по мере необходимости.
Такой метод позволяет видеть, что уже выполнено, что еще нужно выполнить. Все записано, не нужно гадать, что же мне сейчас делать, или на чем я остановился; просто захожу и смотрю.
Все дела под рукой, и четко видно на какой стадии реализации.
Рисунок 2. Таблица «список задач по каждому делу / проекту».
- Ежедневник – этот инструмент в представлении не нуждается. Хочу лишь обозначить некоторые особенности своей работы с ним.
Я использую два цвета ручки: СИНИЙ и КРАСНЫЙ. СИНИМ, я пишу план на каждый день. КРАСНЫМ в конце дня обозначаю, какие задачи выполнены (делю пометки на полях напротив каждой задачи). Кроме того, КРАСНОЙ ручкой пишу комментарии в течение дня, если необходимо. Такой метод позволяет четко различать, что было запланировано, и что уже выполнено. Разные цвета позволяют не сливаться записям в один монолитный текст. Это визуально удобно воспринимается.
В Ежедневник каждый вечер я переношу задачи для следующего дня из «таблицы задач», из блокнота мыслей/идей/задач. Также сюда я сразу записываю некоторые второстепенные задачи, которые возникают, время от времени: оплатить счет за интернет, отнести в ремонт ноутбук, сходить за продуктами, позвонить Петрову, …
- Папки по каждому делу/проекту, которые собраны в общую папку – «основное хранилище» всех документов и файлов по проектам/делам. Эти файлы я храню на флэшке и в облачном сервисе.
Рисунок 3. Папки по каждому делу / проекту, собранные на отдельной флэшке.
Здесь по мере необходимости я собираю и храню информацию. Один из главных файлов по каждому проекту – Цели, Сроки, Задачи. Прежде чем преступить к выполнению даже самой простой цели, я составляю план и обдумываю, как и что сделать, какие шаги предпринять. Это позволяет экономить время, действовать системно и эффективно.
В заключение хочу сказать: делайте записи, не теряйте важную информацию, ставьте и достигайте цели.