La improductividad laboral aumenta por culpa del aumento de las reuniones de trabajo

Durante los últimos cincuenta años las reuniones han aumentado en frecuencia, hasta el punto en el que se estima que los ejecutivos dedican casi 23 horas a la semana a ellas, en comparación a las menos de 10 horas que dedicaban en la década de los sesenta.

Por supuesto, dichas estimaciones no incluyen las reuniones improvisadas que no se encuentran en los programas. Aunque se ha escrito mucho sobre este tema, las soluciones planteadas no han sido contundentes. No obstante, es un hecho el que las reuniones afectan la forma de trabajo de las personas.

Las reuniones impiden realizar el trabajo...

En la mayoría de los casos, hasta en un 70 %, los empleados no logran completar todas sus tareas. Además, se ha reportado que las reuniones ineficaces tienden a producir un impacto negativo a nivel psicológico y físico en el trabajador.

Sin embargo, muchos líderes y empresarios consideran que cuando sus empleados toman tiempo para estar presentes en una reunión, están haciendo algo necesario, sin observar los costes. Pasan por alto el coste en cuando a la productividad, concentración y compromiso. Cada minuto que se gasta en una reunión, no retorna y esto incide en la eficiencia.

Por otro lado, los horarios colmados de reuniones interrumpen el trabajo profundo, término acuñado por el profesor de informática Cal Newport; es decir, la capacidad de concentración, sin distracciones. Como resultado, las personas llegan antes al trabajo, se quedan trabajando horas extras o usan los fines de semana para terminar las tareas.

Para investigar las implicaciones de las reuniones, un estudio procuró entrevistar a 76 empresas que redujeron la cantidad de reuniones en los últimos meses y, entre sus conclusiones, se reflejaba que un 92 % de los empleados consideró que las reuniones eran costosas, además de improductivas.

Muchas interacciones en línea también conducen a la llamada “fatiga de Zoom”, una condición que, de acuerdo a los neuropsicólogos, lleva al tecnoestrés. En resumen: más reuniones no ayudan a que se alcancen los objetivos.

De las 76 empresas analizadas, se percibió que la productividad de los empleados era 71 % mayor cuando las reuniones se reducían hasta en un 40 %, pues, los empleados se sintieron con más autonomía y empoderados. Más que seguir el calendario con las reuniones, se adueñaron de las tareas pendientes, haciéndose responsables, lo cual aumentó la satisfacción en un 52 %.

Eliminar las reuniones en un 60 % también permitió que la cooperación aumentase un 55 %, pues, los trabajadores encontraron las formas de conectarse uno a uno, siguiendo el ritmo que fuese adecuado para ellos y usando herramientas de gestión de proyectos, como Teams o Slack.

El motivo de ello es que hubo menos malentendidos. Para revisar una tarea, los empleados podían chequear la conversación anterior de Slack, de forma rápida, o el resumen de un proyecto. Con esto también se elimina la posibilidad de que surjan frases como “pensé que me habías dicho”, o “tenía la impresión…”.

Mark Cuban, empresario y dueño de los Mavericks de Dallas, de la NBA, ha sostenido en varias oportunidades que las reuniones son una pérdida de tiempo. Elon Musk también ha invitado a los empleados de Tesla a evitar las reuniones excesivas, considerándolas, en un correo electrónico, como una “plaga” para las grandes empresas. Musk exhortó a sus empleados a salir de una reunión o terminar la llamada tan pronto se percatase de que esto no agrega valor.

El fundador y director ejecutivo de Amazon, Jeff Bezos, también evita las reuniones matutinas y se reúne con los inversores solo seis horas al año. Antes de ingresar a una reunión, pide que lean un memorando que crea el contexto de lo que será una buena discusión.

Los gerentes recién ascendidos pueden estar contribuyendo al problema, pues, celebran más reuniones que su contraparte con más experiencia, dado que buscan ser más visibles y tener la aceptación de sus equipos.

Fuente: Psicoactiva.com