¡LADRONES DE TIEMPO!

¡LADRONES DE TIEMPO!

¿Qué es el Tiempo?
Toda actividad, sea de cualquier naturaleza, tiene un inicio y un fin, a esos periodos se les denomina tiempo.
Aún, cuando se planifican las actividades que se deben desarrollar, existen factores que intervienen, interrumpen o distraen, consumiendo parte del tiempo. Al identificar estos elementos, se pueden establecer estrategias para contrarrestarlos y hacer su uso eficiente, una vez agotado este, simplemente no se podrá recuperar.

Los Ladrones de Tiempo:

1. Teléfonos: El principal o más destacado de los ladrones de tiempo son los teléfonos. A través de la mensajería de texto, el whatsapp o las llamadas. Estas interrupciones telefónicas consumen mucho de nuestro tiempo, convirtiéndonos en adictos al equipo celular.

Habilidades para terminar una conversación:
• Fije un tiempo de antemano: “Sí Sr. Morales, voy de salida, solo puedo hablar solo unos minutos”.
• Insinúe el final: Sí Sra. María, antes de que terminemos” o “perdona, me indican que tengo otra llamada”.
• Responda con monosílabos. (sí, no, ok).
• Sea sincero llegado el momento: “perdón José, tengo que despedirme”.
• La secretaria interrumpe pasado un tiempo preestablecido, con un asunto urgente.
• Mantenga un cronómetro junto al teléfono y propóngase no prolongar más de tres minutos cada llamada.

1. Visitas. Visitas inesperadas, nada es más incómodo que recibir una visita inesperada, sobre todo cuando se trabaja con agendas. En algunos casos, cuando las visitas son rápidas o no exceden los 2 o 3 minutos, no hay problemas, pero hay quienes se “instalan” y pareciera que tienen todo el tiempo del mundo o pretenden que sea una charla de esas de recordar viejos tiempos. A menos que sea previamente planificada, acordada y con objetivos definidos, las visitas en horarios laborales deben ser muy breves.
   Habilidades para terminar visitas:
   • Cree barreras físicas, obstruya la entrada a su zona con algún objeto o mueble.
   • Cuando alguien interrumpa, rehúya el contacto visual.
   • Reúnase con las personas fuera de su oficina, así podrá retirarse cuando lo desee.
   • Cuando alguien entre, póngase de pie y permanezca así.
   • Insinúe el final: “¿Hay algo más antes de despedirnos?”.
   • Póngase de pie y haga ademán de acompañar a la visita a hacia fuera.
   • Recuerde que “política de puertas abiertas” solo es válida para quien lo necesita realmente.

2. Reuniones. Las reuniones son necesarias cuando personas con diferentes responsabilidades deben trabajar en conjunto por un objetivo, sirven para acordar actividades, responsabilidades, tiempos de ejecución, acciones correctivas o presentar resultados.
   Habilidades para tener reuniones de trabajo realmente efectivas y cortas:
   • Reserve la vida social para un momento y un lugar más adecuado.
   • Asegúrese de que dispone de la información necesaria y de haberla analizado correctamente.
   • Sea breve y relevante, asegúrese de decir lo que tiene importancia sin dar rodeos.
   • Refiérase a los asuntos no al comportamiento de las personas, evite confrontaciones personales.
   • Mantenga siempre el objetivo en mente y esfuércese para que se siga el programa.
   • Haga un esfuerzo por resumir las conclusiones y definir las tareas que le afectan.

3. Falta de objetivos, prioridades, plan diario. Cada empleado debe tener claros sus objetivos, actividades y tareas diarias. Para ello se debe planificar la rutina de trabajo. Es imposible ser eficaz y eficiente cuando se es desordenado o no se tienen objetivos determinados.
   Habilidades para ser más eficiente en su labor:
   • Reconozca que su trabajo es más eficaz si está bien planificado.
   • Desarrolle un sistema de planificación adecuado a su trabajo y a su forma de ser.
   • Supervise el progreso obtenido en el sistema y evalúe los resultados.
   • Piense las cosas previamente, luego actúe (los que saben “qué hacer” triunfan una vez, los que saben “por qué” triunfan una y otra vez)
   • Identifique los factores clave de resultado, así será más fácil establecer objetivos.
   • Aunque asuma que siempre se producen emergencias, el daño siempre será menor si existe una planificación previa.

4. Desorganización Personal (Síndrome del “escritorio lleno”). Algunas personas creen que por tener el escritorio saturado de material, carpetas, cuadernos, hojas sueltas, bolígrafos, marcadores, reglas, entre otros, unos arriba de otros, es señal de trabajo duro, de mucha carga laboral. Nada más alejado de la realidad, ya que lo que simplemente demuestra es ser un empleado desorganizado, lo cual, indiscutiblemente le hará perder mucho tiempo al buscar una información “X”.
   Habilidades para evitar el síndrome del “escritorio lleno”:
   • Es más fácil llevar un control sobre una hoja resumen de tareas (control de proyectos) que acumulando toda la información tal y como llega sobre el escritorio, y es más difícil olvidar los asuntos importantes.
   • Establezca un sistema de agenda y archivo adecuado.
   • Reconozca que el escritorio lleno indica desorganización personal, indecisión e inhabilidad para gestionar la información, más que importancia y exceso de ocupación.
   • No deje tareas sin terminar, se reduce mucho la productividad y la eficacia si se cambia de actividad constantemente, el 80 % de las tareas que llegan a su escritorio pueden solucionarse inmediatamente.
   • Seleccione discriminadamente aquello que debe ser leído y aquello que no requiere especialmente su atención.
   • Reduzca al mínimo el trabajo de oficina. Simplifique el sistema de archivo y conserve solo lo esencial.
   • Remita las solicitudes a otros que puedan tratarlas.
   • Responda en el original, evite las contestaciones laboriosas.
   • Reduzca al mínimo el exceso de comunicación, haga énfasis en la brevedad.

5. Intentar hacer demasiado al mismo tiempo. El exceso de tareas genera pocos resultados, estrés y frustración. Evite las sobrecargas de tareas, distribuya las actividades según las capacidades, funciones y habilidades de cada empleado.
   • Aprenda a decir “no” cuando sea necesario, piense que puede ser lo más eficaz, aunque debe asumir que no lo hará popular.
   • Sea realista a la hora de estimar los tiempos necesarios. Usted tiene que conocer la verdadera carga de trabajo.
   • Comience las tareas cuando lo haya programado, no se retrase en empezar.
   • Pregúntese que es lo que trata de probar, disminuya los estándares de exigencia si son demasiado altos
   • Piense que lo que el jefe quiere es eficacia, no que lo impresionen en un principio.
   • No confunda movimiento con progreso, ni actividad con resultados.
   • Justifique la necesidad (rentabilidad) de contratar un ayudante. Exprese la conveniencia en términos económicos, si lo consigue demostrar nadie podrá negárselo.
   Habilidades para decir “NO” (o casi):
   • Excúsese.
   • Negocie un retraso en el plazo de los trabajos que lleva actualmente entre manos.
   • Sugiera actuar como asesor aportando el conocimiento necesario mientras otro realiza realmente el trabajo.
   • Explique que el trabajo supera su área de conocimiento y proponga que lo haga alguien mejor cualificado.
   • Ofrézcase a colaborar con otro compañero, al menos repartirá el trabajo.
   • Evalúe las consecuencias negativas que acarreará si se niega a hacerlo.

6. Falta de Comunicación, Información imprecisa, inadecuada y demorada. La comunicación eficaz y precisa es sumamente importante, cada quien debe saber con exactitud las actividades que se deben realizar, aun cuando existan manuales de cargo, debe haber comunicación entre los responsables de departamentos y cada uno de los integrantes del mismo.
   • En los momentos más apurados es cuando más se precisa garantizar la correcta comunicación. No es disculpa la falta de tiempo.
   • Escuchando se aprende, nadie ha aprendido nada hablando.
   • Toda comunicación pretende un propósito, asegúrese que ha quedado claro.
   • Evite el exceso de comunicación, solo logrará confundir y además exige tiempo y recursos para elaborarla.
   • Seleccione el medio adecuado: teléfono, carta, informe, reunión, etc.
   • Evalúe las necesidades de información de las personas, suministre la precisa para cada uno.

7. Internet: E-mails, Buscadores, Redes Sociales, Comunidades, Chat. En la actualidad, la “Nube”, los buscadores, los chats y las redes sociales han invadido nuestro entorno, algunos la utilizan des mesurablemente mientras que otros las toman como herramientas de trabajo resultando una mejora en los procesos y actividades, sin embargo, uno puede pasar horas conectado sin darse cuenta, cuando pensaba revisar solo los mensajes del e-mail o del teléfono.
   E-mails: Hotmail, gmail, yahoo.
   Redes sociales: Facebook, Instagram, Twitter, Telegram, entre otras
   Buscadores: Google, páginas de negocios o de compras.
   En estos casos, se recomienda reglamentar el uso de las redes sociales, el correo electrónico o los buscadores para evitar la pérdida de tiempo valioso para la empresa.
   NO PERMITAN QUE LES ROBEN…
   ¡SU TIEMPO!
   FJJRG