| Erhalte ich die monatlichen Belege für die Buchhaltung elektronisch jederzeit hochgeladen, wenn sie beim Mandanten erstellt werden oder eingehen, kann ich sie sofort verbuchen. Es entfällt das lästige und zeitraubende Zusammenstellen der Belege einmal im Monat. Erfahrungsgemäß kann die Buchhaltung in dem Fall deutlich schneller und zeitnäher erstellt werden. Das vermeidet zudem den monatlichen Pendelordner. | If my client uploads the monthly documents for the bookkeeping as soon as they get them, I can do the bookkeeping at one. There is no more annoying and time consuming arrangement once every month. According to my experience the bookkeeping can be finished clearly faster and in real time. Furthermore we avoid the monthly swing file. |
| Belege werden nur noch einmal angefasst, und zwar beim ersten Mal. Danach kommen sie ins Archiv. Wenn noch Informationen benötigt werden, greift man auf den Scan zurück, der in der Buchhaltung direkt im Buchungssatz hängt. | Documents are only touched once, at the first time. After that they are brought to the archive. If some more information is needed you get back to the scan that is included in the bookkeeping. |
| Apropos Scan: Ist das gescannte pdf-Dokument vorhanden und eine Texterkennungssoftware im Einsatz, finden sich Dokumente im Regelfall deutlich schneller als bei der Suche im Archiv-Kellerraum. Und zudem kann die Archivierung heute so gestaltet werden, dass sie auch für das Finanzamt die notwendige Sicherheit bietet. | Speaking of scans: If we have scanned documents and a software that is able to recognize texts, documents can usually be found clearly faster than if you compare to a search in an archive in the cellar. Besides, archiving can be done in a digital way so that it is also good for the tax authorities. |
| Oder der folgende Vorteil: Wer hat nicht schonmal aus dem Parkautomaten oder aus anderen Registrierkassen Thermopapier erhalten? Und wer hat versucht, dieses zehn Jahre lang aufzubewahren (so lange ist die Aufbewahrungsfrist in Deutschland). Um sicherzustellen, dass die Belege lesbar bleiben, wurden sie in der Vergangenheit häufig mehrfach kopiert. Auch dies gehört jetzt dank Scan der Vergangenheit an. | Or the following advantage: Who hasn't ever received thermal paper, for example from a parking ticket machine or from other cash registers? And who ever tried to keep the thermal paper for at least ten years (german period for safekeeping is this long). In order to be sure that the documents can still be read after this long time, they have been copied several times in the past. Due to scanning this is the past! |
| Un wer doch noch irgend eine Notiz auf dem Beleg machen muss, kann das tun: elektronische Notizen auf Belegen sind heutzutage problemlos möglich. | And whoever needs to type some notes on the documents can do this: nowadays electronic notes on documents are no problem. |
| Früher ist es zudem öfter mal passiert, dass Mandanten aufgeregt anrufen mussten, um zu fragen, ob ein bestimmter Beleg beim Steuerberater ist. Weil genau dieser Beleg dringend gebraucht wurde. Diese Problematik entfällt durch die Digitalisierung. Die Belege bleiben im Original beim Mandanten. Ich als Steuerberater erhalte einen Scan. Damit kann ich arbeiten und die Buchhaltung erstellen. | In earlier times it sometimes happened that nervous clients called us in order to ask for a special document. Because this document was urgently needed. This problem is now solved due to digitalization. The original documents stay at the clients' office. I (the tax advisor) get scans. I can work with them and prepare the bookkeeping. |
| Und eine weitere elegante Geschichte: die Buchhaltung wird digital direkt mit dem Online Banking verbunden. Das spart wieder Zeit. Und die Belege erhalten automatisch einen elektronischen "Gebucht"-Stempel und können dann ins elektronische Archiv. | One more elegant story: you can include the online banking module into the bookkeeping module. This saves time. And the documents get an automatically generated stamp "booked" and go to the archive. |
| Und das sind nur ein paar Vorteile im Rahmen der monatlichen Erstellung der Finanzbuchhaltung durch den Steuerberater. Über weitere Themen (z.B. Erstellung von Steuererklärungen, Prognoserechnungen, Big Data, und vieles mehr) habe ich noch gar nicht berichtet. | These are only a few advantages concerning the monthly bookkeeping by a tax advisor. I have not yet written about other issues (for example preparation of tax returns, forecasts, Big Data, and a lot more). |
| Zusammengefasst: Was bringt uns die Digitalisierung beim Steuerberater? Antwort: sicherlich eine große Menge. Und es wird Anwendungsbereiche geben, an die wir heute vielleicht noch nicht denken. Ach ja, und nein, ich bekomme keine Provisionen wegen meiner Fürsprache zur Digitalisierung. Gerade auf steemit brauche ich das sicher nicht extra zu erwähnen. In diesem Sinne: weiter! | Recap: What advantages does the digitalization at the tax advisors office bring for his clients? Answer: Surely a lot. And I am sure that there are some more areas that we don't yet think about. Oh yes, and no, I don't get any provisions because of my advocacy to digitalization. And I don't think that I have to mention this at steemit. In this spirit: let's go on! |
In Österreich sinds 7Jahre ;)
Ja, auch bei der Aufbewahrungsfrist ist Deutschland mit einer verhältnismäßig langen Zeit dabei. Hinzu kommt in Deutschland eine weitere Unübersichtlichkeit. Bestimmte Unterlagen müssten eigentlich nur zwei Jahre aufbewahrt werden, andere sieben und wieder andere zehn Jahre. Häufig bewahren Unternehmer vorsichtshalber alles zehn Jahre lang auf. Dann sind sie auf jeden Fall auf der sicheren Seite. Diese Praxis muss, seit die Datenschutzgrundverordnungen im Mai in Kraft getreten ist, nochmal überdacht werden.