¿Cómo es el proceso correcto para implementar acciones correctivas?
En el mundo empresarial es importante tomar en cuenta cada detalle de la organización para mantener un orden dentro de los procesos internos de la institución; de esta manera los trabajadores se aseguran de un correcto funcionamiento en el desarrollo de las actividades.
En ocasiones se pueden encontrar situaciones que comprometen la estabilidad de la empresa de forma interna, pudiendo trascender al público de la clientela en cuanto a la gestión de la calidad; es recomendable implementar una acción correctiva al momento de que la no conformidad se repita más de 3 veces o afecte de directamente con la satisfacción de los clientes.
Dentro de esos casos es necesario descubrir cómo es la forma adecuada de implementar acciones correctivas de una empresa con la finalidad de obtener una mejora continua en los procesos de la compañía.
En este sentido, en el lenguaje técnico de las normas ISO 9001 esta clase de situaciones se identifican como una No
Conformidad la cual es un resultado de un problema sistémico que de no eliminarse continuará generando fallas en la estructura interna de la empresa.
Asimismo, mientras más temprano se reconozcan estas situaciones o fallos en el desarrollo de las actividades internas mayor será la eficiencia a la hora de corregir dichos problemas empresariales; es por ello que se debe iniciar una investigación profunda para determinar la causa raíz y encontrar las soluciones acertadas.
¿Cuándo aplicar las acciones correctivas?
Para implementar las acciones correctivas de una empresa se debe identificar la causa raíz junto a su alcance para conocer qué tan urgente es la situación y al mismo tiempo los beneficios que se obtendrán al solucionarlo.
Algunas de las herramientas para establecer una causa raíz de una no conformidad son las siguientes:
Informes de los empleados:
La retroalimentación por parte de los clientes es un factor muy relevante al momento de descubrir alguna no conformidad dentro de la empresa; las valoraciones negativas y malos comentarios de la clientela es una clara evidencia de que se necesita implementar ciertas acciones correctivas.
KPI con bajos resultados:
En caso de encontrar valores mínimos en los medidores de desempeño es clave realizar una investigación para implementar acciones correctivas; normalmente son problemas rutinarios que se deben optimizar para mejores resultados.
Lluvia de Ideas:
Las reuniones entre los diferentes departamentos de la empresa permiten generar lluvias de ideas para reconocer problemas internos dentro de los procesos de la organización; es recomendable tomarlas en cuenta entre las primeras opciones para conocer los diferentes puntos de vista de los trabajadores.
Encontrar la causa raíz para definir las acciones correctivas de una empresa puede considerarse uno de los pasos más complicados; es por eso que se necesita la colaboración entre todos los equipos para aplicar las soluciones lo más pronto posible.
¿Cómo implementar las acciones correctivas?
Después de definir las acciones correctivas de una empresa se requiere diseñar un plan de acciones correctivas (PAC) en donde se detalla cada uno de los pasos a seguir para solucionar los problemas desde su origen junto a las personas que serán responsable y los tiempos para completar los pasos.
De igual manera, el plan de acciones correctivas se entrega a los organismos certificadores para dar a conocer el desarrollo de las soluciones de las no conformidades; se debe entregar después de una auditoría inicial o una de seguimiento mientras haya una no conformidad durante la misma.
Tras la definición de una acción correctiva se necesita seguir los siguientes pasos:
Evaluar las oportunidades y riesgos de la decisión:
Es oportuno analizar si las acciones resultan en beneficios o en mayor cantidad de problemas ya que en ocasiones la situación podría empeorar por no prestar atención a otros puntos de vista del problema.
Ejecutar los cambios previstos para alcanzar la solución
Mayormente las empresas suelen tener demasiado trabajo como para prestar atención a detalles que mejorarán la situación interna, aun así, se deben aplicar los cambios en los tiempos predeterminados para obtener los resultados.
Comprobar la eficiencia de cada una de las acciones correctivas
Los resultados de las acciones correctivas de una empresa deben ser medidos antes y después de aplicar la planificación para tener así la conclusión correcta; de esta forma se logrará comprobar si el esfuerzo empleado junto a los análisis valieron la pena y se ejecutaron de manera correcta.
Finalmente, la organización debe verse comprometida con cada uno de los pasos para la creación de un plan de acciones correctivas con el objetivo de recibir un mejor rendimiento en los departamentos de la compañía; si se omiten algunos de estos pasos podría afectar el resultado sin importar el esfuerzo empleados.
Aprende a documentar las acciones correctivas correctamente
Generalmente las acciones correctivas de una empresa dan excelentes beneficios al finalizar el plan planificado; todo el esfuerzo que se implementa al realizar esta clase de actividades permiten mejorar la situación actual de la compañía y aumentar la calidad del producto o servicio ofrecido.
Por otro lado, es importante concretar una documentación profesional en donde se consigne el objetivo de cada una de las acciones correctivas, las personas que participan, recursos planificados, expectativa de los resultados y los mecanismos para el seguimiento del plan.
Algunos de los requisitos mínimos del documento son los siguientes:
• Origen de las acciones correctivas, es decir, las no conformidades.
• Tareas propuestas para adelantar la solución.
• Resultado de las acciones correctivas definidas.
Optimizar el sistema a través de la mejora continua en los procesos de calidad es el objetivo principal de la aplicación de las acciones correctivas de una empresa, es por ello que se debe trabajar con profesionales en las normas para una implementación sencilla y eficaz.
Por último, es importante destacar que en QualityWeb 360 podrás contar con los profesionales con la mejor preparación del mercado; cada uno de ellos dispone de una gran experiencia que te permitirán sacar el mayor provecho a los procesos internos de tu empresa para alcanzar excelentes resultados.
No olvides que podrás contar con los Partners que te ayudarán a desarrollar tus proyectos con facilidad; aprovecha las habilidades para implementar nuevas estrategias y multiplicar la eficiencia de tus trabajadores. Consulta los servicios de QualityWeb 360 y comienza a mejorar el rendimiento de tu empresa a partir de hoy.
(Este artículo fue solicitado en un principio por el señor Bonifacio Roberto Sandoval Castro; @robertsa2004 en freelancer. com pero no fue pagado. Este señor es un estafador y podrá encontrar más información en Twitter buscando su nickname)