أهمية إدارة المشاريع في تحقيق أرباح جيدة

شكك البعض في جدوى تعيين مدير مشروع عند تنفيذ مشروع ، وما إذا كان هذا مضيعة للمال ونفقات الميزانية دون عائد ذي مغزى. الحقيقة هي أن تنفيذ مشروع بدون إدارة جيدة يمكن أن يؤدي إلى الوفورات والاقتصاد الذي كان يخشى السائل ، على الرغم من أن تكاليف إدارة المشروع يمكن أن تصل بلا شك إلى خمس الميزانية الإجمالية للمشروع ، وربما تصل إلى الخمس ، لا يوجد شك في ذلك.

إن وجود إدارة ناجحة للمشروع يعني أنه بالإضافة إلى الحفاظ على أهداف المشروع الرئيسية من حيث نطاق العمل والجدول الزمني والميزانية (أو ما يسمى بمثلث الجودة) ، فإن هذه الإدارة تضمن وحدة الرؤية بين العميل أو المستخدمين النهائيين و فريق التنفيذ ، وقم بإنشاء رؤية للنجاح واجعل الجميع على دراية بما يلزم للبقاء على المسار الصحيح. عندما تدار المشاريع بشكل جيد ، هناك آثار إيجابية تمتد إلى ما بعد التسليم والتكليف.

القيادة والتنظيم الفوضوي
تعتبر إدارة المشاريع مهمة لأنها تجلب القيادة والتوجيه للمشاريع. بدون إدارة المشروع ، يكون الفريق مثل السفينة بدون دفة ، بدون توجيه أو سيطرة أو غرض. القيادة تمكن الفرق لتكون الأفضل. توفر إدارة المشروع القيادة والرؤية والتحفيز ، وتزيل العقبات ، وتوجه وتحفز الفرق للقيام بعملهم على أكمل وجه. يخدم مدير المشروع الفريق ، لكنه يضمن أيضًا وضوح المساءلة. مع مدير المشروع ، لا يوجد أي لبس حول من هو المسؤول والمتحكم في كل ما يحدث في المشروع. يفرض مديرو المشروع العملية ويحافظون على توافق كل فرد في الفريق لأنهم مسؤولون في النهاية عن فشل المشروع أو نجاحه. نظرًا لانشغال رجال الأعمال وهيئات المديرين التنفيذيين وكبار مديري الشركات بالمهام اليومية للإدارة العامة ، يصبح من المهم تسليم مسؤولية الإشراف على مشاريع الشركة إلى مديري المشاريع المحترفين والمهنيين. يساعد ذلك في تسليم المشاريع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية مع الحد الأدنى من التعطيل للعمليات الأخرى. تحدث الفوضى بشكل طبيعي في بيئة المشروع ، والوظيفة الأساسية لإدارة المشروع هي تنظيم وتخطيط الأنشطة والمهام لترويض هذه الفوضى. تضمن هذه المنظمة تحقيق النتيجة المرجوة للمشروع ضمن مسار واضح محدد من البداية إلى النهاية.

ميزة تنافسية
توفر الإدارة الفعالة للمشروع للشركة ميزة تنافسية ، حيث قد لا تكون مجالات المشروع ضمن التخصصات المعروفة لأصحاب الأعمال وكبار قادة الشركة ، الذين يسعون باستمرار للبقاء في صدارة الدائرة التنافسية. هنا ، تساعد إدارة المشروع صاحب العمل باستخدام خبير في المجال المطلوب ، وقد يكون صاحب العمل جيدًا بما يكفي للعمل كمستشار مشروع. يمكن لمديري المشاريع تقسيم المشاريع إلى أجزاء أصغر وتوفير جداول زمنية ومقاييس النجاح لمساعدة أصحاب الأعمال على تحديد الجدوى الحقيقية للمشروع.

اقرأ ايضا : دراسة جدوى لمشروع متجر الكتروني

نطاق عمل التحكم
ينظر مديرو المشروع في نطاق المشروع وما إذا كان يتقدم في مهمته ورؤيته. بينما يجب أن تسعى الشركات إلى التفكير الجديد والمبتكر ، إذا كان لا يتناسب مع مهمة الشركة ، يعمل مديرو المشاريع مع قادة الأعمال لتغيير النطاق أو إنهاء المشاريع قبل تخصيص موارد إضافية لهم. يمكن لمديري المشاريع المساعدة في تقليل زحف نطاق المشروع عندما يبدأ نطاق المشروع في الانحراف عن الخطة الأصلية.

إدارة المخاطر
إدارة المخاطر هي إحدى المعارف الأساسية المطلوبة لإدارة المشاريع وكذلك إدارة العمليات التجارية العامة. إنها ضرورية لنجاح المشروع لأنها تضمن مراقبة المخاطر بشكل صحيح والتخفيف من حدتها قبل أن تتحول إلى مشاكل. إن وجود إدارة المشروع يجعل إدارة المخاطر عملية مهمة في التشغيل اليومي للمشروع ، مما يساعد على تحديد المخاطر وإدارتها وتقليلها في الوقت المناسب. تتطلب الممارسة الجيدة لإدارة المشروع أن يقوم مدير المشروع بتحليل دقيق لجميع المخاطر المحتملة للمشروع ، وتحديد حجمها ، ووضع خطة لتجنب أو تخفيف آثارها ، ووضع خطط للطوارئ في حالة تحقق أي منها. بالطبع ، يجب تحديد أولويات المخاطر بناءً على احتمالية حدوثها والاستجابة المناسبة لكل خطر. ومن ثم ، فإن إدارة المشروع مهمة في هذا الصدد لأنها تشمل وضع المخاطر في التخطيط العام للمشروع.

إدارة التكلفة الفعالة
سواء كان مدير المشروع موظفًا داخليًا أو تم التعاقد معه لغرض المشروع ، فإن هذا الشخص جزء لا يتجزأ من ضمان بقاء المشروع في حدود الميزانية. بدون إدارة المشروع ، يمكن أن يستغرق التطوير والتنفيذ وقتًا أطول. الوقت هو المال ، ومعظم الشركات تستثمر الموارد وتكرس نفسها لتطوير أشياء جديدة. إذا لم تتم مراقبة المشاريع بشكل صحيح ، يمكن أن تفقد الموارد أو يساء استخدامها.

مراقبة شراء الموارد
إحدى الطرق التي يمكن لمديري المشاريع من خلالها تقليل التكاليف هي معرفة الموارد المطلوبة لأي مشروع واحد. العديد من مديري المشاريع الذين يتعاقدون مع أنواع محددة من العمل لديهم قائمة بجهات اتصال المقاول الموثوقة التي يمكن استخدامها لأي مشروع. يجب أن يكون مدير المشروع قادرًا على دعوة الفريق للاجتماع حسب الحاجة ، اعتمادًا على نطاق المشروع وميزانيته.

المراقبة المستمرة
تعتبر إدارة المشروع مهمة لأنها تضمن تتبع تقدم المشروع والإبلاغ عنه بشكل صحيح. قد يبدو الإبلاغ عن الحالات مملاً وغير ضروري - وإذا كان كل شيء يبدو قابلاً للإدارة ، فقد يبدو أن هذه الأنشطة هي مجرد إنشاء مستندات من أجل المستندات. لكن المراقبة المستمرة للمشروع والتأكد من اتباعه للخطة الأصلية بشكل صحيح أمر بالغ الأهمية لإبقاء المشروع على المسار الصحيح. يمكن للمراقبة المناسبة وتقارير المشروع أن ترى بسهولة متى يبدأ المشروع في الانحراف عن المسار المقصود. كلما لاحظت انحرافات المشروع مبكرًا ، كان من الأسهل تصحيح المسار. مدير مشروع جيد سيخلق