QUÉ SE REQUIERE PARA UNA EVALUACIÓN ESTRATÉGICA EFECTIVA // WHAT IS REQUIRED FOR AN EFFECTIVE STRATEGIC EVALUATION

Una evaluación efectiva en la actualidad debe cumplir con varios requisitos para surtir efecto:

1.- Sus actividades deben ser económicas: el exceso de información puede llegar a ser tan perjudicial como la falta de ella y el exceso de control puede producir más daño que beneficios.

1. Las acciones evaluativas deben ser significativas y estar relacionadas con las metas y objetivos de la empresa, deben proporcionar a la gerencia información útil sobre las labores en la que ejerce control e influencia.

2. Deben proporcionar información oportuna, en ciertas áreas y ocasiones a veces se requiere información de carácter diaria, por ejemplo cuando una firma se ha diversificado mediante la adquisición de otra, es posible que se requiere con frecuencia información evaluativa. No obstante en un departamento de investigación y desarrollo la información diaria o aun semanal puede llegar a ser disfuncional. La información aproximada pero oportuna es generalmente más deseable que la información exacta pero desactualizada.

3. El diseño de las actividades debe mostrar la verdad de lo que acontece por ejemplo en caso de graves revese económicos es posible que la tasas de productividad y rentabilidad bajen de forma alarmante y sin embargo es también posible que los empleados y los gerente estén trabajando con mayor intensidad. Los informes de evaluación de estrategias deben dar datos adecuados sobre situaciones como estas.

4. La información proveniente del proceso evaluativo debería facilitar la acción; la información evaluativa debe dirigirse a las personas en la empresa que necesiten realizar acciones con bases en ella. Todos los gerentes no tienen que recibir todos los informes.

5. El proceso de evaluación de estrategia no debe dominar las decisiones; debe fomentar la comprensión y la confianza mutua y el sentido común. Ningún departamento debe dejar de cooperar con otro solo por razones evaluativas.

6. Los informes deben ser sencillo no complicados ni excluyente. El sistema de evaluación efectiva debe caracterizarse por su utilidad no por su complejidad.

7. Es necesario tomar en cuenta las diferencias de evaluación entre empresas grandes y pequeñas. Para las grandes se requiere un sistema más elaborado y detallado, debido a las mayores dificultades de coordinación de esfuerzos entre las diferentes divisiones y áreas funcionales. En las empresas pequeñas los gerentes a menudo se comunican diariamente entre ellos con sus subalternos y por ello no se requieren sistemas extensos de información. El conocimiento de los ambientes locales generalmente hace que la recopilación y la evaluación de la información sea más fácil en empresas pequeñas que en empresas grandes.

8. Convencer a los participantes del cumplimiento de ciertas metas y objetivos dentro de un periodo determinado en cual no necesariamente es un reflejo de su desempeño. Esta pauta es de especial importancia durante las primeras etapa del proceso de evaluación. Finalmente, los gerentes deben darse cuenta de que no existe un sistema ideal de evaluación.

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English

An effective evaluation currently must meet several requirements to take effect:

1.- Their activities must be economic: the excess of information can be as harmful as the lack of it and the excess of control can produce more harm than benefits.

1. The evaluative actions must be significant and be related to the goals and objectives of the company, they must provide the management with useful information on the tasks in which they exercise control and influence.

2. They must provide timely information, in certain areas and occasions sometimes daily information is required, for example when a firm has diversified through the acquisition of another, it is possible that evaluative information is frequently required. However, in a research and development department, daily or even weekly information can become dysfunctional. Approximate but timely information is generally more desirable than accurate but outdated information.

3. The design of the activities should show the truth of what happens, for example, in the event of serious economic downturns, it is possible that the productivity and profitability rates fall alarmingly and yet it is also possible that employees and managers are working with greater intensity. Strategies evaluation reports should give adequate data on situations like these.

4. The information coming from the evaluation process should facilitate the action; the evaluative information should be addressed to the people in the company who need to carry out actions based on it. All managers do not have to receive all the reports.

5. The strategy evaluation process should not dominate decisions; It should foster understanding and mutual trust and common sense. No department should stop cooperating with another only for evaluative reasons.

6. The reports must be simple, not complicated or exclusive. The effective evaluation system should be characterized by its utility, not by its complexity.

7. It is necessary to take into account the differences in evaluation between large and small companies. For large companies, a more elaborate and detailed system is required, due to the greater difficulties in coordinating efforts between the different divisions and functional areas. In small companies, managers often communicate with each other daily with their subordinates and therefore do not require extensive information systems. Knowledge of local environments generally makes the collection and evaluation of information easier in small companies than in large companies.

8. To convince the participants of the fulfillment of certain goals and objectives within a certain period in which it is not necessarily a reflection of their performance. This guideline is of special importance during the first stage of the evaluation process. Finally, managers must realize that there is no ideal evaluation system.