La matrice d’Eisenhower ; un OUTIL DE GESTION simple et efficace !

in #fr6 years ago (edited)

Il y a des moments au travail ou … On en a plein les bras !!!


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On a l’impression qu’on court à droite et à gauche comme « une poule pas de tête », en se disant à la fin de nos journées trop bien remplies, qu’on n’a pas réalisé grand-chose finalement.

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On vit du stress et on est à bout de nerf !

On jongle avec toutes nos obligations, ne sachant plus trop quoi placer en priorité !
Aujourd’hui, je vous partage un outil de gestion du temps et des priorités que j’ai découvert lors d’une formation et qui m’a beaucoup aidé à mettre toute cette pression dans… Des petites cases bien structurées.
Une grille d’analyse d’une simplicité déconcertante qui m’a permis de me calmer «le pompon», être efficace et demeurer agréable et ZEN avec les collègues.

La matrice d’Eisenhower est un outil de gestion du temps et des priorités qui organise nos actions en les subdivisant selon deux critères : l’URGENT et l’IMPORTANT.

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Si vous vous reconnaissez dans le profil du POMPIER au travail ?
Vous êtes sans doute davantage dans un mode « urgence » …
C’est ce qui caractérise la personne qui est à risque de vivre avec un niveau de STRESS élevé dans la gestion de ses tâches quotidiennes.

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"L'urgent est-il plus important que l'important"?

Voici les questions que l'on devrait se poser pour démêler tout ça et nous aider à identifier quels types de tâches nous accaparent en priorité :

Évaluer le degré d’URGENCE :
• Quand la tâche doit-elle être terminée (échéance) ?
• Est-ce que cela peut attendre quelques heures ou jours (fausses urgences) ?
• Combien de temps d’exécution faut-il prévoir (durée) ?
• Quand les ressources nécessaires sont-elles disponibles (délais) ?
• Quelle marge de sécurité pour les imprévus et urgences (délais) ?

Évaluer le degré d’IMPORTANCE:
• Qui est le demandeur ?
• Quel est l’impact, les conséquences de le faire ou de ne pas le faire ?
• Est-ce que cela contribue de façon significative à notre mission, nos objectifs, nos priorités ?
• Est-ce que cela apporte une réelle valeur ajoutée ?
• Que dit notre intuition, notre « Gut feeling » ?

Je vous recommande également d'inscrire quelque part ... bien en vue ;)

L’urgent est fait.

L’indispensable est en cours…

Pour les miracles, prévoir un délai !


Tourlou !

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Le problème, c'est que la poule quand elle n'a plus de tête, elle ne peut pas se poser la question URGENT ou IMPORTANT, elle ne peut plus se poser de questions tout simplement. Alors, que faut-il pour qu'elle arrête de tourner en rond ou dans tous les sens?
J’ajouterais aussi, une autre question : est-ce que la situation m'appartient ou à d'autres? Il arrive souvent que l'on se rende responsable de situations qui ne nous appartiennent pas et qui font augmenter le niveau de stress. Et souvent, au-delà, il y a notre incapacité à gérer le temps : on veut tout faire en peu de temps, temps que nous n'avons pas toujours ou que nous avons mal estimé.

@grandpere, je trouve que tu poses beaucoup de questions et que tu ne nous apportes pas beaucoup de solutions. Parfois on a besoin d'être mis sur la voie pour trouver les réponses alors si tu nous embrouilles avec la poule sans tête et savoir à qui appartient la situation, on plonge directement dans le désarroi! 😉😉

C'est que la solution est en partie dans la question. Si nous avons encore la capacité de nous arrêter un moment, de nous poser la question d'URGENCE et d'IMPORTANT, c'est qu'on n'a pas complètement perdu la tête et on peut trouver des solutions. Mais quand notre vie part en vrille, qu'on n'est plus en mesure de prendre des décisions, on a besoin de quelqu'un dans notre entourage pour nous dire : "STOPPER LES MACHINES!"

OK @grandpere, c'est beaucoup plus clair pour moi. Merci.

Je propose la « méditation » pour la poule pas de tête !
Concernant la responsabilité des tâches... pas toujours facile à départager... c’est souvent une question de clarification des rôles et d’apprendre à déléguer! Les tâches à déléguer se retrouvent principalement dans la case «urgent mais pas trop important ».
Pas simple tout de même:)

Excellente proposition! ... avant de perdre la tête!
Quant à la responsabilité ou le lâcher prise , je faisais surtout référence à des situations génératrices de stress sur lesquelles nous n'avons pas le pouvoir d'agir : Ex. les guerres et la faim dans le monde, un enfant autonome parti faire sa vie loin de nous, la chute du bitcoin, etc.
Délégation de tâches, ça c'est autre chose et pas simple.

Mon problème chez moi vis-à-vis du temps c’est que je dis oui à tout le monde … du coup j’ai de moins en moins de temps pour moi et mes projets personnels.
Quand je refuse d’aider une personne j’ai comme un sentiment de culpabilité ça me rend triste…

Bref pas toujours facile de gérer le temps et les priorités.

Effectivement @voltagrou ! C'est pour cela que ces schémas peuvent nous aider un peu à mettre tout cela en perspective et au final nous protéger d'un "burn out" ou de la dépression ...
Mais personnellement je crois que plus on a le cœur sur la main et qu'on fait preuve naturellement d'empathie envers autrui et plus c'est difficile ;)

OUhhh la la comme ton post tombe pile poil à point nommé!!! Je me sens justement prise entre l'urgent et l'important et je sens que ton post va bien m'aider à me recentrer sur l'ESSENTIEL!

Merci!!!!

Contente de voir que ça peut être utile !
C’est tellement simple, on peut rapidement faire le tri lorsqu’on se sent sollicité de toutes parts :)

Effectivement, terriblement simple et efficace! Et ça permet aussi de déculpabiliser de ne pas "tout" faire...

Un de mes patrons avait une méthode assez simpliste de résoudre un tel problème. Je vous jure que c'est vrai; tous les soirs, avant de partir du bureau, il mettait la poubelle au bout de son bureau et avec son avant-bras balayait tout ce qu'il y avait sur son bureau et envoyait cela à la poubelle. Il disait: si c'est vraiment important, les gens vont rappeler et la plupart du temps, ils ne rappelaient pas. Il venait de gagner de précieuses heures. IL ajoutait: j'espère que là-dedans il n'y avait pas un message de ma femme.

C’est trop fou cette histoire @peeknpoke !!! Mais ça m’apparait d’une efficacité indiscutable ... Aurais-je le culot d’essayer cette méthode? Peut-être en désespoir de cause, qui sait. ;)

Je connaissais la même méthode pour les boites mails :

Elle est engorgée ? Sélectionnez tout et effacez. Si c'est vraiment important, les gens vont rappeler.

...

Je n'ai jamais su faire ça. :)

J’aime! Je vais tenter de m’en souvenir 🤩

Merci ! C’est si simple avec 2 critères seulement, que c’est pas trop difficile de s’en rappeler.C’est d’ailleurs tout ce que je me rappelle de cette formation ;)

je connais depuis longtemps... ce serait peut-être une bonne idée que j'essaie de mettre ça en pratique. :)

Pas toujours facile à appliquer ces grands principes ... ça prend un peu de pratique avant que cela devienne une habitude !

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