Arbeitsorganisation: Methoden statt Tools

Dieser Artikel wurde zuerst von mir am 31. Jan. 2017 auf Medium veröffentlicht.

Eines vorab: Eine fertige Lösung werde ich hier nicht präsentieren, denn die Anwendungsfälle sind alle viel zu Individuell. Das hat unter anderem auch mit der Philosophie der Unternehmen zu tun. Ich werde auch nicht detailliert auf die einzelnen Methoden eingehen aber verlinkt sind diese, da jede Methode an und für sich einen eigenen Artikel ergibt. Ich werde auch nicht auf Projektmanagement eingehen da ich auf die Arbeitsorganisation fokussieren will. Es soll ein Gedankenstoß sein um seine eigen Arbeitsweise zu verbessern.

Immer wieder wird von allen möglichen Seiten, egal ob von Startups oder Manager oder Mitarbeiter bei einer Sitzung, das neuste Projektmanagement Tool angepriesen. Je nach Tool wird die eine oder andere Funktion besonders Hervorgehoben. Das eine kann ganz einfach mit der grafischen Oberfläche bedient werden, das andere legt seinen Schwerpunkt auf Kooperation. Das dritte kann besonders gut die verwendete Zeit messen. So weit so gut und keines dieser Tools ist besser oder schlechter, nur haben die jeweilig andere Schwerpunkte. Doch welches ist für welches Unternehmen, Projekt, Arbeitsweise oder Branche ist am geeignetsten? Schwer zu sagen, denn das kommt vom Charakter des Projektes, der Branche und der Arbeitsweise der beteiligten Personen an.

Zeit

Alle diese Tools implizierten, dass wir Zeit sparen. Nun Zeit haben wir immer gleich viel (24 Stunden pro Tag) aber wir können unsere Zeit besser nutzten. Das heißt, so einteilen und nutzen, dass wir die selben Aufgaben in weniger Zeit absolvieren. Das heißt auch, dass wir mögliche Störfaktoren, Ablenkungen und das Warten auf andere minimieren können. Das alles kann kein Tool sondern nur gewisse Methoden. Gewiss, Tools können Methoden implementiert haben.

Arbeitsweise

Da sind wir schon bei der Arbeitsweise. Wie organisiert der Projektleiter, die Teamleiterin und die einzelne Personen ihre Arbeit. Das sind schon mal drei unterschiedliche Anforderungen. Die einen müssen mehr koordinieren die anderen ihre Arbeit in der gewünschten Zeit erfolgreich erledigt haben. Am besten unterteilen wir diese Arbeitsweisen, besser gesagt Organisationsformen, in drei rudimentäre Gruppen: Planung, Koordinierung und Selbstorganisation.

Planung

Unter Planung verstehe ich die Planung des Projektes und zwar eines einzelnen. Was muss ich berücksichtigen, dass ich die Zeit und die Kosten oder Kostenrahmen bestimmen kann. Je mehr man in dieser Phase berücksichtigt und je mehr vereinzelte Aufgaben man erfasst, granuliert, um so weniger Überraschungen ergeben sich. Natürlich gehört dazu viel Erfahrung aber auch Aufwand. Dieser Initialaufwand sollte man nicht scheuen, denn diese Zeit die man hier nicht investiert, verliert man um ein vielfaches im restlichen Projektverlauf.

In vielen kleinen bis mittleren Unternehmen wird der Fehler gemacht, dass die Projektleitung noch nebenbei und leichtfertig gehandhabt wird. Nach jedem größeren Projekt werden dann Sitzungen einberufen um alle Fehler zu analysieren. Das braucht unnötig Zeit, die niemand bezahlt. Projektplanung kann man am Kunden verrechnen und die Mitarbeiter sind zufriedener und arbeiten motivierter, das mindert die Fehlerquelle.

Aufgaben

Am besten schreibt man die Aufgabe als Auflistung der einzelnen Arbeitsschritte auf. Dann die Abhängigkeiten der einzelnen Arbeitsschritte, welche nach welchem erst ausgeführt werden kann. Dadurch resultiert welche Aufgabe wann erledigt sein muss. Man kann das vereinfacht als eine hierarchische ToDo-Liste beschreiben. Es hilft als erstes die Meilensteine aufzulisten und dann weiter in die Details zu gehen. Wie feiner die Aufgaben unterteilt/granuliert sind um so besser. Eine Methode, die besonders gut dafür geeignet ist, ist das Gantt-Diagramm.

Unvorhergesehenes

Natürlich kommt es immer wieder vor das auch Unvorhergesehenes sich in den Tagesablauf einschleicht. Das ist meistens ärgerlich aber nicht gänzlich vermeidbar. Es ist zu beachten, dass die Mitarbeiter nicht mehr als 80% belastet sind. Mitarbeiter mit Führung oder Betreuung anderer Mitarbeiter sogar nur 60%. So wird Unvorhergesehenes abgefangen ohne das die Mitarbeiter überbelastet werden. Da hat auch mal ein Telefonat vom Kunden oder die Abklärung von Unklarheiten zwischendurch platz.

Koordination

Jetzt könnte man diese Aufgaben als Projekt oder Teamleiter schon den einzelnen Mitarbeiterinnen zuweisen. Es gibt aber auch die Möglichkeit, dass die Mitarbeiter ihre Aufgaben eigenständig sich zuweisen.

Gantt-Diagramm

Wenn man bestimmend die Aufgaben einzelnen Mitarbeitern zuteilt, dann ist auch dafür das Gantt-Diagramm geeignet. Wie oben beschrieben, die Personen max. 60% bis 80% auslasten sonst werden viele Aufgaben vor sich her geschoben und nicht erledigt. Es ist auch darauf zu achten, dass die Arbeiten zuerst erledigt werden, die für weiter Aufgaben wichtig sind.

Kanban-Board

Die zweite Möglichkeit ist es, dass die Mitarbeitenden die Aufgaben selbständig sich selber zuweisen. Da hat sich das Kanban-Board bewährt. Die Aufgaben warten auf einem Stapel (sinnbildlich gesprochen) und jeder Mitarbeiter zieht seine Aufgaben selbständig. Die gezogene Aufgabe legt er auf den Stapel mit den Aufgaben an denen gerade gearbeitet wird. Mehr als drei bis fünf Aufgaben soll niemand gleichzeitig arbeiten, sonst bleiben diese liegen. Wenn eine Aufgabe fertig ist wird diese auf den Stapel «Kontrolle» oder «Fertig» gelegt, je nach dem wie viele und welche Stapel man hat. Wie man sieht, hat man drei oder vier Stapel. Mehr sollte man allerdings nicht verwenden, da sonnst der Überblick abhanden kommt.

Der Firmen eigene Arbeitsablauf wurde dabei nicht berücksichtigt. Diese Methoden müssten in diesen integriert werden.

Selbstorganisation

Auch für das Selbstmanagement gibt es unterschiedliche Methoden. Doch was ist Selbstmanagement? Eigentlich schon eine ToDo-Liste die man Abhakt. Diese kann durch das oben beschriebene Kanban-Board ersetzt oder zusätzlich geführt werden. Es gehört aber noch dazu wie man diese Aufgaben abarbeitet ohne den Überblick zu verlieren und möglichst nicht gestört zu werden.

Pomodoro-Technik

Eine beliebte Methode ist die Pomodoro-Technik von Francesco Cirillo. Damit arbeitet man in kurzen Abschnitten aber extrem auf die Aufgabe fokussiert. Dadurch kommt man sehr gezielt ohne umständlichen Ablenkung von Fremdeinflüsse zum Ergebnis. Allerdings sollte man seine Mitarbeiter oder sogar das ganze Team über diese Arbeitsmethode informieren. Es kann sonst zu unangenehme Missverständnisse kommen. Auch sollte man sich Zeit einplanen um ansprechbar für die Kollegen zu sein, je nach dem zwei bis drei Zeiteinheiten pro Tag. Eine Übersicht über die Pomodoro-Technik liefert Wikipedia hier…

Getting Things Done

Eine andere sehr beliebte Technik ist Getting Things Done von David Allen. Die Hauptmerkmale sind das Termine und Aufgaben separat aufgelistet werden, damit man den Kopf frei für die Arbeit hat. Für die Termine nutzt man einen Kalender und für die Aufgaben in einer Kontextliste. Die Kontextliste kann jeder so gestalten wie man will, muss aber in einer sich vertrauten Form sein. Egal ob die eine hierarchische Liste oder eine Mind-Map ist. Alle Aufgaben und Tätigkeiten werden darin erfasst. Diese werden dann wieder in «Projekten» zusammengefasst. Alles Aufgaben die unter 2 Minuten erledigt werden können werden sofort erledigt. Eine Übersicht über die Getting Things Done liefert Wikipedia hier…

Eisenhower-Prinzip

Bei beiden Methoden gilt natürlich, dass man sich auch Zeit einplant um diese Arbeitsweisen zu Pflegen und Planen. Am besten kann man dies anhand des Eisenhower-Prinzips entscheiden ob und wann eine Aufgabe erledigt werden muss. Beim Eisenhower-Prinzip hat man zwei Achsen, die sich rechtwinklig kreuzen. Die waagrechte mit den Beschriftungen «Dringend» und die senkrechte «Wichtig», das ergibt vier Felder in denen die Aufgabe eingeteilt werden.

• Dringend & Wichtig (I): Sofort selbst erledigen
• Nicht Dringend & Wichtig (II): Terminieren und selbst erledigen
• Dringend & nicht wichtig (III): An kompetenten Mitarbeiter delegieren
• Nicht Dringend & nicht wichtig (IV): Verwerfen und in den Papierkorb

Somit hat man den Kopf frei für seine Arbeiten und Aufgaben und erspart sich viel Ärger um Kleinigkeiten die gar nicht von Belang sind.

Analysen

So weit so gut, wir haben einige Methoden kennen gelernt doch wollen wir uns auch verbessern und die Planung optimieren. Dafür müssen wir unsere Arbeit messen. Mit der Pomodoro-Technik ist das sehr wahrscheinlich am einfachsten, weil man fixe Arbeitsabschnitte hat. Ansonsten benötigt man eine Zeiterfassung die die einzelne Aufgaben auch auflistet so wie die geschätzte/vorgegebene Zeit für die Aufgaben. Nur so kann man sehen wo es evtl. noch Verbesserung bei der Planung gemacht werden kann.

Tools

Die Methoden, die oben alle aufgeführt wurden können mit Stift und Papier umgesetzt werden. Sicher gibt es dafür die entsprechende Software, doch die alleine nützt nichts wenn diese nicht mit den anderen Methoden und deren Software zusammenspielt. Häufiges wechseln der Tools kann sogar zur Frustration und zur Verweigerungshaltung der Mitarbeiter kommen. Wenn die Methoden bei allen beteiligten klar sind, so kann man die passenden Tools finden und einsetzten. Tools nur einsetzten weil diese angesagt oder extrem cool aussehen ist die dankbarste schlechteste Entscheidung. Erst die Methoden bestimmen und diese dann konsequent durchziehen, dann die entsprechenden Tools aufeinander abstimmen.

Vermeiden Sie Excel, denn Excel ist viel zu unflexibel für Projekte und es kommt vor, dass man den Überblick verliert. Eine Tabelle ist nicht das selbe wie eine Liste oder ein Gantt-Diagramm, auch wenn es wunderschöne Templates im Internet zu finden gibt. Diese sind abgesehen davon auch noch eine Gefahr für die IT Sicherheit. Wenn Sie Programme einsetzten dann auch welche die genau für diese Aufgaben zugeschnitten sind.

E-Mails ruhig angehen

Ruhe und die dadurch resultierende Konzentration kann man schon mit einfachen Mitteln erreichen. Schalten Sie ihr Smartphone einfach während der Arbeitszeiten auf Stumm. Schalten Sie die aufpoppende Benachrichtigungen vom E-Mails und Chats auf ihrem Computer aus. Nehmen Sie sich zwei bis drei mal pro Tag (ca. 30 min.) Zeit für die Kommunikation (Tel., E-Mail und Mitarbeiter) und erledigen Sie diese nur dann. Wenn ein E-Mail wirklich dringend ist, dann erhalten sie früher oder später so oder so ein Telephon. In der Regel benötigt man acht bis zwölf Minuten nach einer Ablenkung durch ein aufpoppende Nachricht oder das “nur schnell sehen von wem es ist” um zurück in die Arbeit vertiefen zu können. Schauen Sie sich ihre E-Mails/Chats niemals als erstes an, wenn sie zu Arbeiten beginnen, diesen Stressfaktor können Sie getrost auslassen. Missbrauchen Sie die E-Mail Ordner nicht als ToDo-Liste, Sie werden in kürzesten Zeit den Überblick verlieren.

Fazit

Das alles war nur ein grober Überblick um Ihre Arbeit zu strukturieren. Wie man sieht sind nicht die Tools entscheidend sondern die Methoden, die man anwendet und deren Kombination. Die Tools vereinfachen den Umgang damit. Schlussendlich sollen die Methoden ein teil der Firmen- oder Teamphilosophie werden, nur so werden dann diese auch konsequent und effektiv angewendet. Somit wünsche ich Ihnen ein entspanntes Arbeiten und gutes gelingen beim umsetzten der einen oder anderen Arbeitsmethode.

Dieser Artikel wurde zuerst von mir am 31. Jan. 2017 auf Medium veröffentlicht.