[SJ] 최강입찰 제안서 요약 #1장. 도입

안녕하세요. SJ입니다.
입찰제안서 많이 쓰시나요? 입찰 제안서가 생소하신 분들도 계실것 같은데, 우선 입찰제안서가 어떤 것인지 알아봅시다.

• 입찰제안서란?
  입찰제안서는 서비스 및 제품을 제공하는 기업이 입찰을 제안 받은 사업을 어떻게 수행할 것인지에 대해 포괄적으로 정리한 문서를 말한다. 또는 반대로 직접 의뢰는 하지 않았지만 어떤 서비스 및 제품에 대해 제안할 대상 기업 또는 불특정 다수의 기업을 대상으로 직접 사업 제안을 할 경우에 작성하는 양식이다.

입찰제안서는 전략적 제휴, 사업 프로젝트 수주, 회사 홍보 및 마케팅 용도, 입점 제안시, 제품 소개시, 투자 유치시, 구축 및 개발시, 각종 컨설팅 제안을 목적으로 작성된다.

입찰제안서는 그 형태와 제안 목적에 따라 다양하게 분류될 수 있기 때문에 제휴, 개발, 컨설팅, 투자, 입점 등 제안 성격에 맞는 내용 구성은 물론이고 제안으로 얻는 상대 기업의 효과, 매출, 기타 장점을 구체적으로 기술해야 한다.
*출처 : [네이버 지식백과] 입찰제안서 [入札提案書, bid proposals] (예스폼 서식사전, 2013., 예스폼)

간단하게 이야기하여 사업을 하기위한 제안 문서중 하나이며, 고객이 원하는 서비스를 우리가 어떻게 서비스할 수 있다라고 제안하는 것입니다.

입찰 제안서를 어떻게하면 잘 쓸수 있을지! 답은 많은 경험과 책이 있다고 생각합니다.
사내에서 내부 스터디과정중 정리한 아래 내용 공유드리니 관련 업무에 종사하시는분과 처음 접하시는 분들이 도움이 되셨으면 합니다.

그럼 도입부분부터 시작하겠습니다.

1.Introduction (도입)

• 전략을 명확하고 정확하게 표현해라.

1)이기는 전략

• RFP상에 제시된 공식적인 고객의 니즈 뿐만 아니라 실제 근본적인 이슈까지 파악해야 제안 성공률을 향상 시킬 수 있다.

@ 실제 근본적인 이슈

• 고객이 말 안해주거나 말할 수 없는 니즈 찾기
• 편견 (HP는 좋고, IBM은 별루다 등)
• 의사결정자 찾기
• 숨어 있는 이슈를 찾기
• 내부 비지니스를 이해

@ Out of Box

• RFP 문구에서 탈출해라
• 암묵지까지 찾아 내라.

@ 수주율이 높은 업체

• 기존 업체
• 사전 영업이 된 업체

@ PreSale

• RFP 나오기 전에 사전 영업을 말한다.
• 사전 영업은 RFP 이전에 하는 영업인데 그 영업의 본질은 전문가 영업이여야 한다.
• 전문가 영업은 2가지 인데 첫번째가 차별화 되는 정보를 얻게 되는 것과 두번째가 고객이 나에 대한 의존도가 높아지는 것이다.
• 관계를 돈독히 하는 것이 아니라 내 전문가적인 포지셔닝이 잘 되는 것이 사전 영업의 핵심이다.
• 고객은 RFP가 나오면 공정하려고 하기 떄문에 영향력이 떨어진다.

@ 수주율 높이는 방법
요즘 같을 때에 RFP 나오고 나서 들어가면 대체적으로 늦었다.
그래서 RFP 사전 영업을 잘 하는 선 순환을 돌려야 조직의 수주율이 체계적으로 올라간다.
그럴려면 제안의 횟수를 줄여 주어야 한다.
줄여주면 선택의 효과가 있고 집중의 효과가 있다.
우리가 제안의 횟수를 줄이는 것은 바보가 아닌 이상 안되거나 수익이 낮은 사업들을 버리게 되어 있다.
이런 선택 과정을 통해서 수주율도 높아지고 프로젝트의 품질도 좋아지고 그리고 집중하게 되면 제안의 품질 영업의 품질이 높아진다.

@ 제안서의 진정한 목적

• 기존의 진척 상황들을 요약한다.
• 경쟁사로부터 자신을 차별화한다.
• 제안을 구체화 한다.
• 계약의 조건을 변경한다.
• 제안 내용의 품질에 대한 증거를 제공한다.
• 판매단계를 마무리한다.
• 고객행동을 촉구한다.
• 향후를 대비해 자신을 포지셔닝 한다.

@ 제안서의 부수적 목적

• 조직, 서비스, 제품 등을 고객에게 소개한다.
• 사업에 대한 관심과 의지를 표현한다.
• 경쟁사가 수주하는 것을 어렵게 만들거나 비용이 많이 들게 만든다.

2)성공적인 제안서를 작성하라.

• 평가자가 쉽게 평가할 수 있고, 평가자에게 좋은 인상을 주며, 높은 평가 점수를 얻는것이다.

@ 제안서 구조

• 제안서는 전문가를 대상으로 쓰는 논문과 구별해야 한다.
• 의사 결정력이 높을 수록 조직의 비 전문성이 높아진다.
• 실무자로 내려갈 수록 전문성이 높아지고 의사결정자로 올라갈 수록 비전문성이 높아진다.
• 그거에 대응하는 쉬운 제안서의 구조는 헤드라인 구조 이다.
• 쉬운 제안서는 첫번째로 찾기가 쉬워야 한다.
• 두번째는 찾았을때 평가가 쉬워야 한다.
• 평가가 쉬울려면 주장과 근거가 분명해야 한다.
• 이런 주장과 근거가 분명한 구조는 논문과는 반대이다.
• 헤드라인 구조, 피라미드 구조 또는 두괄식 이라고 한다.

@ 성공적인 제안서의 특징

• 답을 찾아서 평가하기 쉽다.
• 고객 질문에 명확히 대응한다.

@ 평가자들이 좋아하는 제안서

• 자신들의 질문에 대해 정확히 응답한다.
• 자신들의 용어를 사용한다.
• 자신들의 스타일에 따른다.
• 자신들의 순서에 따른다.
• 자신들의 관심사에 집중한다.

@ 효과적인 제안서의 지표

• 충실도 - 공식적인 요구 조건에 대한 충족 정도 (고객의 요구조건, 고객의 지시사항)
• 반응도 - 고객 니즈에 대한 만족도
• 전략적 초점 - 전략이 분명한지? 잘 표현이 되어 있는지?
• 경쟁사 초점 - Ghosting, 경쟁사의 이름을 밝히지 않으면서 솔루션을 공략하는 것
• 서술의 품질 - 문장이 쉽고 뜻이 올바르게 정확하게 전달되고 있는가?
• 시각화 - 그림이 얼마나 핵심 메시지를 전달하고 있는가?
• 페이지 & 문서 디자인 - 템플릿이 얼마나 전달을 잘 하고 있는가?

• 1,2,3,4에서 진 제안서가 5,6,7에서 이기는 경우는 없다. 5,6,7이 중요하지 않다고 할수는 없지만 항상 1,2,3,4가 먼저다.

@ 성공적인 제안서 작성을 위한 체크리스트

• 자신이 아닌 평가자에 맞추어 제안서를 쓰라.
• 평가자가 정보를 찾기 쉽게 해라.
• 쉽고 명확한 언어를 사용해라.
• 전문적/기술적 정보를 과도하게 사용하여 평가자를 부담스럽게 하지 말라.
• 유리한 입장이더라도 계약이 성사되었다고 결코 가정하지 마라.
• 경쟁자의 이름을 직접 거론하며 공격하지 마라
• 재사용 컨텐츠는 항상 편집하라.

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다음은 #2장. 전략 파트입니다.